メールおよび通知ページでは、メールとアプリケーション内の通知の両方で Vault がユーザに送信するメッセージを確認・編集できます。
Vault 概要メール
システム管理者と Vault 所有者は、個別のユーザにメール基本設定を設定することができます。デフォルトで、Vault はユーザタスク、ユーザメンション、リンクとして送信が生じる度に必ずメールによるシステムメッセージを送信しますが、共有ビューに対してはメールによるシステムメッセージを送信しません。
毎回システムメッセージを送信する代わりに、管理者は、一定の間隔で配布される概要メールの形式でシステムメッセージを送信するよう Vault を設定することもできます。例えば、ユーザメンションが発生する度にユーザに明確なシステムメッセージを送信したいが、24 時間ごとにすべての共有ビューに関する概要メールを 1 通のみ必要な場合があります。システム管理者および Vault 所有者は、概要メールのコンテンツと配信頻度を設定することができます。メールの基本設定フィールドも一括更新経由で設定することができます。
注: メールの基本設定は Vault 固有です。Vault ごとにメールの基本設定を設定する必要があります。
システムメッセージの基本設定の設定
個別のユーザにシステムメッセージの基本設定を設定する前に、ユーザオブジェクトのページレイアウトに以下のオブジェクトを追加する必要があります:
- タスク
- ユーザメンション
- 共有ビュー
- リンクとして送信
個別のユーザにシステムメッセージの基本設定を設定するには:
- 管理者領域で、ユーザおよびグループをクリックします。
- ユーザ名をクリックしたら、メールの基本設定セクションを展開します。
- 編集をクリックします。
- 各システムメッセージタイプに値を選択します: そのタイプのシステムメッセージは無効化しないでください。概要は指定された間隔のシステムメッセージを保持します。発生するごとにそのタイプのシステムメッセージごとにメールを送信し、これがデフォルトとなります。
- 保存をクリックします。
概要メールの設定
Vault に概要メールを設定するには:
- 管理者 > 設定 > メール設定に移動します。
- メール概要セクションで編集をクリックします。
- 任意の作業: 概要メール内のシステムメッセージのタイプの順序を再配置するには、各セクションにシステムメッセージのタイプを選択します。セクションを空白のままにすると、そのセクションには何も表示されません。
- タイプごとのシステムメッセージの上限を入力します。デフォルトではタイプごとの上限は 20 件ですが、最大 100 件まで設定することができます。この上限を超えたシステムメッセージは概要メールには含まれず、最も古いシステムメッセージから除外されます。
- 選択リストから配信間隔を選択します。
- 保存をクリックします。Vault は、ユーザに送信される新規メールに更新されたメッセージの設定を使用します。
概要システムメッセージテンプレートの設定
管理者 > 設定 > ユーザアカウントメール > システムメッセージ概要から、HTML とトークンを使用して概要システムメッセージを編集することができます。
メールのバーストしきい値の設定
デフォルトでは、Vault はメール通知のトリガー数にかかわらず、送信する通知メールの数を制限しません。必要な場合、Vault が 30 分間の間に与えられた通知テンプレートに対して送信できる通知メールの数の上限値を選択できます。通知メールのバーストしきい値を設定するには:
- 管理者 > 設定 > メール設定に移動します。
- 全般設定セクションで編集をクリックします。
- メールのバーストしきい値の値を入力します。この値は、通知テンプレートにつき、Vault が 30 分間に送信できるメールの上限数です。
- 保存をクリックします。
メッセージ管理へのアクセス
管理者 > 構成 > 通知テンプレート と ユーザアカウントメールで、メールと通知メッセージを管理できます。Vault では、通知テンプレートページでエントリの作成、編集、および削除が可能ですが、ユーザアカウントメールページでは編集のみが可能です。メッセージを扱うには、正しい管理者権限を有している必要があります。
注:Gmail™ が設定した受信メール制限にご注意ください。大量のメールを受信するとメール送信が遅延する可能性があります。
新規メッセージの作成
ドキュメントメッセージ
新規ドキュメントメッセージを作成するには:
- 通知テンプレートページで作成をクリックします。
- ドキュメントを選択し、続行をクリックします。
- 各フィールドに値を入力します。以下でフィールド詳細を確認してください。
- 保存をクリックします。
オブジェクトメッセージ
新規オブジェクトメッセージを作成するには:
- 通知テンプレートページで作成をクリックします。
- オブジェクトの選択。
- オブジェクトメッセージの作成選択リストからオブジェクトまたはすべてのオブジェクトを選択します。これにより、特定のオブジェクトまたはすべてのオブジェクトに適用されるメッセージを作成することができます。
- 続行をクリックします。
- 各フィールドに値を入力します。以下でフィールド詳細を確認してください。
- 保存をクリックします。
メッセージの編集
既存メッセージを編集するには:
- 通知テンプレートまたはユーザアカウント メールページで、編集するメッセージをクリックします。
- 編集をクリックします。
- 必要に応じて各フィールドの入力内容を変更します。以下でフィールド詳細を確認してください。
- 保存をクリックします。Vault は、保存後に送信する通知で更新済みメッセージを使用します。
メッセージの削除
メッセージを削除するには:
- 通知テンプレートぺージから、削除するメッセージをリストで探します。削除できるのはカスタムメッセージのみです。
- メッセージラベルの右側のアクションメニューで、削除をクリックします。
現在使用中のメッセージは削除できません。
メッセージフィールド
各メッセージには以下のフィールドがあります。
- ラベルは、管理者にのみ表示される、メッセージの固有識別子です。他の構成ページで管理者がメッセージを選択しやすいよう、わかりやすい名前を付けることを推奨します。
- 名前は、API 経由で使用できるメッセージの固有識別子です。
- 件名は、通知の受信者に送信されるメールの件名です。このフィールドにトークンを含めることはできますが、ハイパーリンクを含めることはできません。
- システムメッセージテキストは、システムメッセージ受信者のシステムメッセージベルパネルとシステムメッセージページに表示されるメッセージです。このフィールドには、トークン、リッチテキスト、およびハイパーリンクを含めることができます。メール経由でのみ送信されるユーザアカウントメールにはこの機能はありません。
- メール本文は、システムメッセージの受信者に送信されるメッセージの本文です。このフィールドには、トークン、ハイパーリング、リッチテキスト、および基本的な HTML を含めることができます。
Note: リッチテキストフィールドトークンには、リッチテキストフォーマットのみを追加できます。リッチテキストでないフィールドトークンに ;richtext 修飾子を付けるとエラーになります。
メールの送信者表示名
管理者 > 設定 > メール設定ページを使用して、Vault 生成メールの差出人フィールドに表示される「表示名」を変更できます。この値は、実際のメールアドレス (設定不可) とは別です。例えば、デフォルトの「Veeva Vault vault-emails@veeva.com>」で表示名が「Veeva Vault」であるとします。これを、例えば「VeevaPharm PromoMats Vault」などの社名に変更したいとします。
表示名を変更するには、メールの送信元フィールドを編集します。メールの標準的な制限があるため、このフィールドに以下の文字を使用しないようご注意ください: ” ( ) , : ; < > @ [ ]
ドキュメントメッセージトークン
トークンは、メッセージが使用される際に置換される特別なテキストです。ドキュメントメッセージのメールコンテンツ内で以下のトークンを使用できます。
URL
- docInfoUrl: 関連ドキュメントのドキュメント情報ページ
- notificationHome: システムメッセージのページ
- taskHome: ホーム > マイタスクページ
タスク情報
- taskDecisionComments: 関連ワークフローについて、参加者名、タスク名、裁定、完了日およびコメントなどすべてを、ワークフローの通知手順で別途設定する必要があります。
- taskInstructions: ワークフロー所有者が入力したワークフロー開始コメント
ワークフロー受領者情報
- recipientMobilePhone: メッセージ受信者の携帯電話番号
- recipientOfficePhone: メッセージ受信者の勤務先電話番号
- recipientName: メッセージ受信者の氏名
- recipientEmail: メッセージ受信者のメールアドレス
- recipientFirstName: メッセージ受信者の名前
- recipientLastName: メッセージ受信者の名字
- recipientTitle: メッセージ受信者の敬称
ワークフロー所有者 (開始者) 情報
- workflowInitiatorMobilePhone: ワークフロー所有者の携帯電話番号
- workflowInitiatorOfficePhone: ワークフロー所有者の勤務先電話番号
- workflowInitiatorName: ワークフロー所有者の氏名
- workflowInitiatorEmail: ワークフロー所有者のメールアドレス
- workflowInitiatorFirstName: ワークフロー所有者の名前
- workflowInitiatorLastName: ワークフロー所有者の名字
- workflowInitiatorTitle: ワークフロー所有者の敬称
送信者情報
- senderFirstName: ドキュメントのコーディネーターの名、コーディネーターが却下された場合はワークフロー所有者の名
- senderLastName: ドキュメントのコーディネーターの姓、コーディネーターが却下された場合はワークフロー所有者の姓
ドキュメント所有者の情報
- docOwnerMobilePhone: ドキュメント所有者の携帯電話番号
- docOwnerOfficePhone: ドキュメント所有者の勤務先電話番号
- docOwnerName: ドキュメント所有者の氏名
- docOwnerEmail: ドキュメント所有者のメールアドレス
- docOwnerFirstName: ドキュメント所有者の名前
- docOwnerLastName: ドキュメント所有者の名字
- docOwnerTitle: ドキュメント所有者の敬称
ドキュメントフィールドと情報
- docNumber: ドキュメント番号
- docType: ドキュメントタイプ
- docSubType: ドキュメントサブタイプ
- docProduct: 製品 (複数の製品が選択される場合はスペースで区切る)
- docMajor: メジャーバージョン番号
- docMinor: マイナーバージョン番号
- docNameNoLink: ドキュメント名 (プレーンテキスト)
- docName: ドキュメント名 (ドキュメント情報ページへのリンクとして)
- docStatus: ステータス/ライフサイクル ステータス
- docTitle: タイトル
- daysToExpire: 有効期限日までの日数
- taskDueDate: ワークフロー期日
- linkToAnnotation: 特定の注釈へのリンク; このトークンはユーザメンション機能に関連します。
- noteComment: 注釈のコメントフィールド (メールテンプレートのみ) のテキスト; このトークンはユーザメンション機能に関連します。
Vault Loader 情報
- vaultLoaderFileLink: 入力ファイルへアクセスするためのリンク
- vaultLoaderFileName: 入力フィアル名
- vaultLoaderObjectType: オブジェクトタイプ
- vaultLoaderActionType: アクションタイプ
- vaultLoaderSettings: Loader 設定
- vaultLoaderWhereClause: 抽出に適用される Where 句
- vaultLoaderStartTime: 開始時間
- vaultLoaderDuration: 合計時間
- vaultLoaderRecordsPerSecond: 秒当たりのレコード処理件数
- vaultLoaderNumSuccesses: 正常に処理されるレコード件数
- vaultLoaderSuccessLink: 成功ログファイルにアクセスするためのリンク
- vaultLoaderNumFailures: 処理に失敗したレコードの件数
- vaultLoaderSuccessLink: 失敗ログファイルにアクセスするためのリンク
- vaultLoaderFailureReason: 失敗の理由
Web アクショントークン
Web アクションのメールコンテンツ内で以下のトークンを使用できます。
- ${Object.id}: オブジェクトレコード ID
- ${Session.id}: セッション ID
- ${Vault.domain}: Vault ドメイン
- ${Vault.id}: Vault ID
- ${User.id}: ユーザの ID
- ${User.email__v}: ユーザの電子メール
- ${User.name__v}: ユーザのユーザ名
- ${Vault.domain}: Vault ドメイン名
オブジェクトメッセージトークン
オブジェクトメッセージのメールコンテンツ内で以下のトークンを使用できます。
- ${Object.name__v}: オブジェクトレコード名
- ${Object.status__v}: オブジェクトレコードステータス
- ${Object.state__v}: オブジェクトレコード状態
- ${Object.[custom field name]__c}: オブジェクト固有のメッセージに使用されるオブジェクトレコードのカスタムフィールド名。コンテンツをリッチテキスト形式で表示するには、
;richtext修飾子を使用します。 - ${objectType}: オブジェクトタイプ
- ${Object.welcome_email_subject__sys}: メールの件名 (チェックリストのみ)
- ${Object.welcome_notification_text__sys}: システムメッセージテキスト (チェックリストのみ)
- ${Object.welcome_email_text__sys}: メールテキスト (チェックリストのみ)
- ${taskName}: タスク名
- ${taskDueDate}: タスク期日
- ${recipientName}: タスク受領者名
- ${taskHome}: マイタスクページへのリンク
- ${taskVerdicts}: タスク裁定
- ${taskComments}: タスクコメント
- ${taskInstructionsByInitiator}: ワークフロー所有者が提供する支持
- ${notificationMessage}: システムメッセージのメッセージ
- ${workflowLabel}: ワークフローのラベル
- ${multiDocWorkflowLink}: リンク付きのドキュメントワークフロー名
- ${workflowTargetNoLink}: リンク付けされていないドキュメントワークフロー名
- ${multiDocDocumentsList}: ワークフローのリンク付けされたドキュメントリスト
- ${workflowContentsNoLink}: ワークフローのリンク付けされていないドキュメントリスト
- ${workflowInitiatorEmail}: ワークフロー所有者のメール
- ${workflowInitiatorFirstName}: ワークフロー所有者の名
- ${workflowInitiatorLastName}: ワークフロー所有者の姓
- ${workflowInitiatorMobilePhone}: ワークフロー所有者の携帯電話
- ${workflowInitiatorName}: ワークフロー所有者の名前
- ${workflowInitiatorOfficePhone}: ワークフロー所有者の勤務先電話番号
- ${workflowInitiatorTitle}: ワークフロー所有者の敬称
- ${workflowErrorMessage}: ワークフローのエラーメッセージ
- ${vaultName}: ユーザの Vault の名前
- ${uiBaseExtUrl}: ユーザの Vault の基本 URL