注: この記事の内容は、現在はレガシーワークフローと呼ばれている単一ドキュメントワークフローを参照しています。既存のワークフローは引き続きサポートされ、そのようなワークフローは引き続き更新および使用できますが、レガシーワークフローは将来のリリースで新しい機能を受け取ることはありません。21R1.2 リリース時、複数ドキュメントワークフローとオブジェクトワークフローは、管理 > 設定 > ワークフローで統合されています。
ドキュメントライフサイクルにレガシーワークフローがない場合、そのドキュメントライフサイクルの設定ページにレガシーワークフロータブは表示されません。このリリース期間中に Vault でこのようなドキュメントのライフサイクルにレガシーワークフロー機能が必要な場合は、サポートにお問い合わせください。
21R3 リリース以降は、どの Vault でもレガシーワークフローを作成またはコピーすることはできません。既存のレガシーワークフローを使用して、Vault の更新またはコピーを続行できます。
本稿では、ワークフローの開始方法とプロセスの各種詳細について説明します。全般的な情報については、レガシーワークフローについてをご覧ください。
注: この記事ではワークフロータスクについて言及します。Vault には、計画外の作業を追跡するためのユーザタスクオブジェクトも含まれています。ユーザタスクの詳細情報については、ユーザタスクでの作業をご確認ください。
レガシーワークフローの開始方法
レガシーワークフローを開始するには:
- ドキュメント情報ページまたはライブラリで、アクションメニューからワークフロー開始アクションを選択します。
- Vault が、ワークフローを開始するのに必要なすべての情報とフィールドが含まれるワークフロー開始ダイアログを表示します。必要な情報を入力し、開始をクリックします。ユーザの割り当てについて詳しくは、以下を参照してください。
ワークフロー開始ダイアログにユーザを追加するには
ワークフロー開始時に、ユーザやグループをワークフロータスク担当ロールに割り当てることができます。タスクがオプションの場合には、除外するよう選択することができます。ユーザを割り当てるには:
- 名前を入力するか、または下矢印をクリックしてリストから選択し、ユーザまたはグループを選択します。リストには、最初の 100 ユーザ/グループのみが表示されます。さらにオプションを表示するには、ユーザ/グループ名を入力します。リストに特別アイコンが付いたグループが表示されますが、シングルユーザのみを許可するロールには表示されません。このロールにもっとも最近選択したユーザ/グループがリストの最上部に表示されます。デフォルトでは、任意のワークフロータスクに最大 5,000 人のユーザを割り当てることができます。ただし、管理者はワークフロー参加者コントロールに割り当てられるユーザー数の制限を設定することができます。この制限を超えると、ワークフローを開始する際にエラーが発生します。
- 任意の作業: グループを選択した場合、当該グループのユーザリスト (30 人まで) を表示するには、グループ名にマウスオーバーします。
- 任意の作業: グループを個別メンバーに展開するには、+ アイコンをクリックします。クリックすると、Vault はグループメンバーを個別ユーザとして扱い、一部のメンバーを削除できるようになります。表示されるのは、最初の 60 人のメンバーのみです。
- このオプションが表示されたら、すべてのユーザかいずれかのユーザを選択します。この選択により、Vault がタスクを割り当てる方法が決まります。詳しくは以下をご覧ください。
- 任意の作業: コメントを追加するには、ロール割り当てフィールドの下に表示されるコメント追加リンクをクリックして、メッセージを入力します。タスク所有者は、自分のタスクを表示するときに指示を確認することができ、他のワークフロー参加者は、ワークフローページから指示を確認できます。このフィールドの最大文字数は 500 字です。
すべてのユーザといずれかのユーザのワークフロータスクについて
Vault が複数のユーザにタスクを割り当てる方法は二つあります。割り当てられたすべてのユーザに別々のタスクを作成する方法と、割り当てられたユーザのうちの一人が完了すればよい単一のタスクを作成する方法です。システム管理者がワークフローを構成する際、いずれかの割り当て方法を選択するか、またはワークフロー所有者にワークフロー開始ダイアログで選択させることができます。シングルユーザロールでは、これらのオプションは利用できません。
- いずれかのユーザ: Vault が一つのタスクを作成し、割り当てられたユーザ向けのグループタスクビューに追加します。一人のユーザがそのタスクを承諾すると、他のユーザは承諾することも完了することもできなくなります。
- すべてのユーザ: Vault は割り当てられた各ユーザに別々のタスクを作成し、これらのユーザのマイタスクビューに追加します。Vault が、ワークフロー手順が完了したものとみなし次の手順に移動するには、すべてのユーザが各自のタスクを完了する必要があります。
許可ユーザロール制限
- 管理者は、ロールに対する許可ユーザを制限したり、ワークフロー開始時にデフォルトユーザをロールに適用することができます。ロール制限では、タスク完了のために選択できるユーザまたはグループを制限します。デフォルトユーザの場合、Vault は開始ログで自動的にこれらのユーザをロールに追加しますが、削除することも可能です。
- 管理者は、自己割り当てを許可しないタスクを構成できます。これらのタスクでは、自分自身をロールに追加することはできません。
ライセンスタイプ制限
ワークフローのロールに、ライセンスタイプが読み取り専用のユーザを選択することはできません。ワークフロー開始、タスクの再割り当て、またはワークフロー参加者の追加の際、Vault はこれらのユーザを表示しません。グループにタスクを割り当てる場合、Vault はこれらのユーザ向けの割り当てをスキップし、通常はグループ内の他のユーザにタスクを割り当てます。
注: QualityDocs と eTMF Vault では、読取り専用ユーザタイプのユーザに「R&U」ワークフローを割り当てることができます。