注: この記事の内容は、現在はレガシーワークフローと呼ばれている単一ドキュメントワークフローを参照しています。既存のワークフローは引き続きサポートされ、そのようなワークフローは引き続き更新および使用できますが、レガシーワークフローは将来のリリースで新しい機能を受け取ることはありません。21R1.2 リリース時、複数ドキュメントワークフローとオブジェクトワークフローは、管理 > 設定 > ワークフローで統合されています。
ドキュメントライフサイクルにレガシーワークフローがない場合、そのドキュメントライフサイクルの設定ページにレガシーワークフロータブは表示されません。このリリース期間中に Vault でこのようなドキュメントのライフサイクルにレガシーワークフロー機能が必要な場合は、サポートにお問い合わせください。
21R3 リリース以降は、どの Vault でもレガシーワークフローを作成またはコピーすることはできません。既存のレガシーワークフローを使用して、Vault の更新またはコピーを続行できます。
ワークフローは、特定のビジネスプロセスに合わせて Vault 内で構成される一連の手順です。様々なタイプの手順があるので、ユーザへのタスク割り当て、通知送信、ドキュメントステータスの変更など、ドキュメントの多種多様なプロセスに柔軟に対応できます。また、ワークフローのワークフロータスク手順は様々な目的に役立ちます。ワークフロータスクにより、ユーザはコメントの入力、裁定（承認、却下等）の選択、必須フィールドの更新、電子署名の提供などができるようになります。この記事ではワークフロータスクについて説明します。Vault には、計画外の作業を追跡するためのユーザタスクオブジェクトも含まれています。ユーザタスクの詳細情報については、ユーザタスクでの作業をご確認ください。
ワークフローはライフサイクルに固有であり、一つのワークフローを複数のライフサイクルに適用することはできません。一つのドキュメントは、一度に一つのワークフローにしか設定できません。
注: 監査ログは 1 秒までの正確性に対応します。1 秒以内に発生したイベントは予期しない順序で表示される可能性があります。
ワークフローの例
承認ワークフローでは、ドキュメントで承認の準備が整ったことを指定された承認者に通知し、それぞれに対応するタスクを作成します。コメント追加や裁定 (承認または承認しない) を含め各承認者がタスクを完了すると、Vault は、結果を評価し最終承認決定を下すためのタスクをワークフロー所有者に対して作成します。最終承認決定に基づき、ドキュメントステータスは下書きに戻るか、承認済みに進みます。
ワークフローユーザ
ワークフローに関連付けられるユーザには様々なタイプがあります。
- ワークフロー所有者（またはワークフロー開始者）は、ワークフローを開始したユーザです。このユーザには、すべてのワークフロータスクの再割り当て、新規参加者の追加、参加者へのメールの送信、ワークフローのキャンセルの権限があります。
- タスク所有者は、ワークフローの特定タスクに割り当てられたユーザです。これらのユーザは、各自のタスクを再割り当てするか、完了させることができます。ライセンスタイプとセキュリティプロファイルの制限により、一部のユーザは特定のタスクを完了することができません。
- ワークフロー参加者は、ワークフローでタスクを割り当てられたすべてのユーザです。ワークフロー所有者は、ワークフロー開始時に特定のロールをユーザに割り当てます。ロールと関連付けられたたユーザが、ドキュメント情報ページの共有設定に表示されるようになります。ワークフロー構成によって、ワークフロー開始ダイアログで利用可能なロールが決まります。