电子邮件和消息管理

从电子邮件和消息页面，您可以查看和编辑 Vault 发送给用户的电子邮件和应用程序内通知的消息。

Vault 摘要电子邮件

系统管理员和 Vault 所有者可以为单个用户配置电子邮件首选项。默认情况下，Vault 会在每次用户任务、用户提及时发送附有链接的电子邮件通知，但不会为共享视图发送电子邮件通知。

管理员也可以配置 Vault，以定期发送摘要电子邮件的形式发送通知，而非每次发生时都发送通知。例如，您可能希望用户在每次用户提及时都收到明确的通知，但每 24 小时只需要一封关于所有共享视图的摘要电子邮件。系统管理员和 Vault 所有者可以配置摘要电子邮件的内容和发送频率。电子邮件首选项字段也可以通过批量更新来设置。

配置通知首选项

在为单个用户配置通知首选项之前，您需要向用户对象的页面布局添加以下对象：

  • 任务
  • 用户提及
  • 共享视图
  • 作为链接发送

要为单个用户配置通知首选项：

  1. 从管理区域，单击用户和组。
  2. 单击用户名，然后展开电子邮件首选项节段。
  3. 单击编辑。
  4. 为每个通知类型选择一个值：不为该类型禁用通知；摘要保存指定时间间隔内的通知；每次都为该类型的每个通知发送电子邮件，这是默认设置。
  5. 单击保存。

配置摘要电子邮件

要为 Vault 配置摘要电子邮件：

  1. 导航到管理 > 配置 > 电子邮件设置。
  2. 在电子邮件摘要节段，单击编辑。
  3. 可选：要重新排列摘要电子邮件中的通知类型的顺序，请为每个节段选择一个通知类型。留空即表示该节段不会显示任何内容。
  4. 输入每种类型的通知限制。默认情况下，每种类型限制 20 条通知，但最多可设置 100 条通知。超过此数量的通知将不包含在摘要电子邮件中，首先排除最早的通知。
  5. 从选项列表中选择发送间隔时间。
  6. 单击保存。Vault 对发送给用户的任何新邮件使用最新的消息配置。

配置摘要通知模板

您可以从管理 > 配置 > 用户帐户电子邮件 > 通知摘要使用 HTML 和令牌编辑摘要通知模板。

配置电子邮件突发阈值

默认情况下，无论触发了多少电子邮件通知，Vault 不限制发送的通知电子邮件的数量。如需要，可选择限制 Vault 在 30 分钟内为给定通知模板发送的通知电子邮件的数量。要配置通知电子邮件突发阈值。

  1. 导航到管理 > 配置 > 电子邮件设置。
  2. 在常规设置节段，单击编辑。
  3. 输入电子邮件突发阈值值。该值是 Vault 在 30 分钟内每个通知模板发送的最大电子邮件数。
  4. 单击保存。

访问消息管理

您可以从管理 > 配置 > 通知模板和用户帐户电子邮件管理电子邮件和通知消息。Vault 允许您在通知模板页面中创建、编辑和删除条目，但您只能在用户帐户电子邮件页面中进行编辑。必须拥有正确的管理员权限才能处理消息。

创建新消息

文档消息

要创建新的文档消息：

  1. 从通知模板页面中，单击创建。
  2. 选择文档，然后单击继续。
  3. 在每个字段中输入值。请参阅下方的字段详细信息。
  4. 单击保存。

对象消息

要创建新的对象消息：

  1. 从通知模板页面中，单击创建。
  2. 选择对象。
  3. 从创建对象消息选项列表中选择一个对象或所有对象。您可以创建适用于特定对象或所有对象的消息。
  4. 单击继续。
  5. 在每个字段中输入值。请参阅下方的字段详细信息。
  6. 单击保存。

编辑消息

要编辑现有消息：

  1. 从通知模板或用户帐户电子邮件页面中，单击要编辑的消息。
  2. 单击编辑。
  3. 根据需要更改每个字段中的条目。请参阅下方的字段详细信息。
  4. 单击保存。Vault 对保存后发送的任何通知使用最新消息。

删除消息

要删除消息：

  1. 从通知模板页面中，在列表中找到要删除的消息。只能删除自定义消息。
  2. 从消息标签右侧的操作菜单中，单击删除。

不能删除当前正在使用的消息。

消息字段

每条消息都有以下字段：

  • 标签是消息的唯一标识符，仅对管理员可见。我们建议您提供一个描述性的名称，以便管理员在其他配置页面中选择消息。
  • 名称是可通过 API 使用的消息的唯一标识符。
  • 主题是指发送给通知接收人的邮件主题。此字段可以包含令牌，但不能包含超链接。
  • 通知文本是通知接收人在通知铃铛面板和通知页面看到的消息。此字段可以包含令牌、富文本和超链接。但它不可用于用户帐户电子邮件，因为用户帐户只能通过电子邮件发送。
  • 邮件正文是指发送给通知接收人的邮件正文。此字段可以包含令牌、超链接、富文本和基础 HTML。

邮件发件人显示名称

您可以通过管理 > 配置 > 电子邮件设置页面来修改 Vault 生成的电子邮件的发件人字段中的“显示名称”。此值独立于实际的电子邮件地址，后者不可配置。例如，在默认的“Veeva Vault vault-emails@veeva.com”中，显示名称为“Veeva Vault”。您可能想修改它以显示您的公司名称，例如“VeevaPharm PromoMats Vault”。

要修改显示名称，请编辑电子邮件发件人名称字段。请注意，由于标准电子邮件的限制，请勿在此字段中使用以下字符：” ( ) , : ; < > @ [ ]

文档消息令牌

令牌是在使用消息时被替换的特殊文本位。您可以在电子邮件内容中使用以下令牌来处理文档消息：

URL

  • docInfoUrl：相关文档的“文档信息”页面
  • notificationHome：通知页面
  • taskHome：主页 > 我的任务页面

任务信息

  • taskDecisionComments：对于相关工作流，为所有参与者姓名、任务名称、裁定、完成日期、备注；在工作流的通知步骤中需要额外的设置
  • taskInstructions：工作流所有者输入的工作流开始备注

工作流接收人信息

  • recipientMobilePhone：消息接收人的手机号码
  • recipientOfficePhone：消息接收人的办公室电话号码
  • recipientName：消息接收人的全名
  • recipientEmail：消息接收人的电子邮件地址
  • recipientFirstName：消息接收人的名字
  • recipientLastName：消息接收人的姓氏
  • recipientTitle：消息接收人的职务

工作流所有者（发起者）信息

  • workflowInitiatorMobilePhone：工作流所有者的手机号码
  • workflowInitiatorOfficePhone：工作流所有者的办公室电话号码
  • workflowInitiatorName：工作流所有者的全名
  • workflowInitiatorEmail：工作流所有者的电子邮件地址
  • workflowInitiatorFirstName：工作流所有者的名字
  • workflowInitiatorLastName：工作流所有者的姓氏
  • workflowInitiatorTitle：工作流所有者的职务

发件人信息

  • senderFirstName：文档协调者的名字，或者工作流所有者的名字（如果未定义协调者）
  • senderLastName：文档协调者的姓氏，或者工作流所有者的姓氏（如果未定义协调者）

文档所有者信息

  • docOwnerMobilePhone：文档所有者的手机号码
  • docOwnerOfficePhone：文档所有者的办公室电话号码
  • docOwnerName：文档所有者的全名
  • docOwnerEmail：文档所有者的电子邮件地址
  • docOwnerFirstName：文档所有者的名字
  • docOwnerLastName：文档所有者的姓氏
  • docOwnerTitle：文档所有者的职务

文档字段和信息

  • docNumber：文档编号
  • docType：文档类型
  • docSubType：文档子类型
  • docProduct：产品，如果选择了多个产品，则使用空格分隔的列表
  • docMajor：主要版本号
  • docMinor：次要版本号
  • docNameNoLink：文档名称，作为纯文本
  • docName：文档名称，作为指向文档的“文档信息”页面的链接
  • docStatus：状况/生命周期状态
  • docTitle：标题
  • daysToExpire：距离过期日期的天数
  • taskDueDate：工作流到期日期
  • linkToAnnotation：指向特定注释的链接；此令牌与用户提及功能相关。
  • noteComment：注释的备注字段文本（仅限电子邮件模板）；此令牌与用户提及功能相关。

Vault 加载程序信息

  • vaultLoaderFileLink：指向访问输入文件的链接
  • vaultLoaderFileName：输入名称
  • vaultLoaderObjectType：对象类型
  • vaultLoaderActionType：操作类型
  • vaultLoaderSettings：加载程序设置
  • vaultLoaderWhereClause：提取时应用的 where 子句
  • vaultLoaderStartTime：开始时间
  • vaultLoaderDuration：总持续时间
  • vaultLoaderRecordsPerSecond：每秒处理的记录数
  • vaultLoaderNumSuccesses：成功处理的记录数
  • vaultLoaderSuccessLink：指向访问成功日志文件的链接
  • vaultLoaderNumFailures：处理失败的记录数
  • vaultLoaderFailureLink：指向访问失败日志文件的链接
  • vaultLoaderFailureReason：失败原因

Web 操作令牌

您可以在电子邮件内容中使用以下令牌进行 Web 操作：

  • ${Object.id}：对象记录 ID
  • ${Session.id}：会话 ID
  • ${Vault.domain}：Vault 域
  • ${Vault.id}：Vault ID
  • ${User.id}：用户 ID
  • ${User.email__v}：用户电子邮件
  • ${User.name__v}：用户名
  • ${Vault.domain}：Vault 域名

对象消息令牌

您可以在电子邮件内容中使用以下令牌来处理对象消息：

  • ${Object.name__v}：对象记录名称
  • ${Object.status__v}：对象记录状况
  • ${Object.state__v}：对象记录状态
  • ${Object.[custom field name]__c}：对象记录的自定义字段名，用于对象特定的消息。使用 ;richtext 修饰词以富文本格式显示内容。
  • ${objectType}：对象类型
  • ${Object.welcome_email_subject__sys}：电子邮件主题行（仅限清单）
  • ${Object.welcome_notification_text__sys}：通知文本（仅限清单）
  • ${Object.welcome_email_text__sys}：电子邮件文本（仅限清单）
  • ${taskName}：任务名称
  • ${taskDueDate}：任务到期日期
  • ${recipientName}：任务接收人姓名
  • ${taskHome}：指向“我的任务”页面的链接
  • ${taskVerdicts}：任务裁定
  • ${taskComments}：任务备注
  • ${taskInstructionsByInitiator}：工作流所有者提供的说明
  • ${notificationMessage}：通知消息
  • ${workflowLabel}：工作流标签
  • ${multiDocWorkflowLink}：文档工作流名称，带链接
  • ${workflowTargetNoLink}：非链接的文档工作流名称
  • ${multiDocDocumentsList}：工作流中文档的链接列表
  • ${workflowContentsNoLink}：工作流中文档的非链接列表
  • ${workflowInitiatorEmail}：工作流所有者电子邮件
  • ${workflowInitiatorFirstName}：工作流所有者名字
  • ${workflowInitiatorLastName}：工作流所有者姓氏
  • ${workflowInitiatorMobilePhone}：工作流所有者手机号码
  • ${workflowInitiatorName}：工作流所有者姓名
  • ${workflowInitiatorOfficePhone}：工作流所有者办公室电话号码
  • ${workflowInitiatorTitle}：工作流所有者职务
  • ${workflowErrorMessage}：工作流错误消息
  • ${vaultName}：用户的 Vault 名称
  • ${uiBaseExtUrl}：用户的 Vault 的基 URL