配置文档工作流

文档工作流让用户能够发送一个或多个文档用于各种流程（例如审查并批准），一个工作流实例最多可以有 100 个文档。文档工作流通过高容量信封对象使用对象工作流功能。在单个工作流实例内，有一 (1) 个信封对象记录以及一个或多个相关文档。最终用户不直接与信封对象交互。

关于文档工作流

在文档工作流内，您可以创建影响“信封内容”的任务和操作。信封内容是与工作流关联的文档。您可以将文档工作流配置为应用于任何文档生命周期中的文档，或仅应用于特定生命周期中的文档。

关于信封和信封内容对象记录访问权限

应小心控制对信封和信封内容对象记录的访问权限。因为对象是高容量对象，所以通过自定义对象标签页或“业务管理员”页面拥有工作流：参与权限和信封或信封内容记录访问权限的用户能够查看这些记录，而无论其记录级别权限如何。此外，如果文档处于活动工作流中，即使用户不是该特定工作流的参与者，单击记录链接也可能会将用户转到文档工作流查看器。用户是否能够查看信封中的文档仍然由文档的共享设置确定。

关于文档生命周期

文档工作流拥有两个用于与文档生命周期交互的选项：

• 文档工作流可以应用于任何生命周期。这意味着工作流信封可以包括来自一个生命周期、两个不同的生命周期或 Vault 中的每个生命周期的文档。但是，适用于此工作流类型的选项受到约束。要让工作流在所有生命周期中有效，它只能访问应用于所有文档的配置元素（文档字段等）。
• 文档工作流可以应用于特定文档生命周期。这意味着它仅可用于该生命周期中的文档。因为工作流仅适用于一个生命周期中的文档，所以您能够访问为该生命周期的关联文档类型定义的任何字段。工作流还可以使用特定生命周期状态，而不是状态类型。

此表比较两个文档工作流选项：

如何创建文档工作流

您可以从头创建文档工作流，也可以使用复制操作复制现有工作流。

新建文档工作流

要新建文档工作流，请执行以下操作：

1. 从管理 > 配置 > 工作流中，单击创建。
2. 从下拉列表中选择文档工作流。
3. 单击继续。
4. 输入一个标签。此值在 Vault 中的各种位置显示，因此应该让用户能够轻松理解。
5. 可选：修改名称。此值主要用于通过 API 引用工作流。
6. 选择文档生命周期或选择任何文档生命周期，以创建应用于所有生命周期的工作流。请注意，此选择在保存后不可编辑。请参阅文档生命周期，了解此选择如何影响其他选项。
7. 可选：选中工作流取消评论复选框，以要求取消工作流的用户提供评论。
8. 可选：选中创建草稿维护当前版本复选框以允许使用创建草稿操作，从而在活动工作流保持之前主要文档版本的同时递增文档的次要版本。
9. 可选：选中将工作流用于单个文档复选框，以将工作流限制为仅允许使用单个文档。启用此选项后，工作流不会在购物车、库、收藏夹或近期文档等批量操作菜单中显示。此外，如果启用此选项，则可以在文档工作流任务、任务提醒或取消操作内定义通知或通知步骤时，选择一个文档通知模板。
10. 如果选择了特定文档生命周期，您可以为工作流选择类。将此字段留空或选择已阅读并了解。有关更多详细信息，请参阅下文。
11. 单击保存。

保存新的工作流后，您可以对其进行配置：

1. 在工作流步骤节段中，使用占位符步骤计划工作流路径。
2. 可选：为工作流发送的任何通知或任务提醒创建消息模板。
3. 对于任意生命周期工作流：为 Vault 中的每个文档生命周期定义状态类型。
4. 对于任意生命周期工作流：检查并确保文档生命周期角色已映射到应用程序角色。
5. 返回工作流并设置工作流步骤，从开始步骤开始。在开始步骤中，为任何稍后的任务和通知定义用户控件。以下节段介绍如何配置文档工作流步骤。
6. 可选：从工作流详细信息页面将变量添加到工作流。变量支持决定步骤和分支工作流。
7. 可选：从工作流详细信息页面将取消操作添加到工作流。
8. 完成配置工作流后，将其激活。参见下文关于该操作的详细信息。
9. 对于特定生命周期工作流：将工作流用户操作添加到您想要工作流在其中可用的每个文档生命周期状态。当您定义用户操作时，您还可以将它们配置为仅在文档包含特定字段值时可用。

复制现有文档工作流

您可以使用复制操作复制现有工作流。新工作流遵循与源工作流相同的生命周期，并复制工作流描述、步骤和变量。复制的工作流在配置模式下创建，您需要激活它。

要复制现有文档工作流，请执行以下操作：

1. 在想要复制的工作流的操作菜单中，单击复制。
2. 输入一个标签。此值在 Vault 中的各种位置显示，因此应该让用户能够轻松理解。
3. 可选：修改名称。此值主要用于通过 API 引用工作流。
4. 单击复制。

您现在可以配置工作流副本。

删除工作流

您可以通过从操作菜单中选择删除来删除工作流。

工作流版本历史记录

您可以通过从操作菜单中选择查看工作流版本来查看工作流的所有已激活版本的列表。单击工作流的某个版本以查看其详细信息和步骤。您不能对之前的工作流版本或其副本进行步骤更改。如果之前的版本拥有包含已删除项的步骤，例如已删除的字段或生命周期状态，则历史记录会将这些步骤显示为错误。

“已阅读并了解”工作流

“已阅读并了解”(R&U) 工作流是一类特殊的工作流，允许用户将一个或多个文档或活页夹分配给特定用户进行审查。请参阅有关配置“已阅读并了解”工作流的详细信息。

开始步骤

开始步骤控制用户在开始工作流时看到的对话框。在此处，您可以输入工作流说明、创建工作流所有者将在其中选择工作流参与者的用户控件，以及设置日期字段。

要定义开始步骤，请执行以下操作：

1. 从管理 > 配置 > 工作流 > [工作流]中，
2. 单击进入开始步骤并单击编辑。
3. 单击添加控件。
4. 从下拉菜单中选择控件类型，并定义类型特定的详细信息。您可以使用这些步骤添加所需数量的控件。
5. 通过单击并拖动每个控件的左上角，重新排列控件。您设置的顺序是用户将在工作流开始对话框中看到的顺序。
6. 单击保存。

您可以创建开始步骤规则用于定义工作流所有者将不会在工作流开始对话框中看到特定控件的情景。

开始步骤规则

开始步骤规则提供了一种有条件地修改工作流开始对话框中存在的控件的方式。您可以防止工作流所有者在工作流开始对话框中看到不必要的控件，或者将控件设为某些条件下的必要控件。为此，请使用布尔 (true/false) 表达式定义规则，如下所述。使用此规则，您可以隐藏或设置所需的参与者、文档字段提示、说明或变量控件。

规则应该仅影响在其单独的控件配置中可选的控件。创建用于隐藏所需控件的规则可能导致工作流错误。对于参与者控件，如果定义的参与者将参与的工作流中的所有任务均为可选，则控件会被视为可选。

要新建开始步骤规则，请执行以下操作：

1. 在开始步骤配置的开始步骤规则节段中，单击编辑。
2. 单击创建开始步骤规则。
3. 为开始步骤规则输入一个规则标签。
4. 从选择规则类型下拉菜单中选择一个规则类型。此选择确定表达式返回 True 时的规则效果。
5. 从选择控件下拉菜单中，选择要使用规则进行影响的控件。
6. 在如果此表达式为 True 框中输入布尔 (true/false) 表达式。您可以使用字段、函数和运算符标签页来搜索选项列表。
7. 单击检查语法。
8. 如果没有错误，则单击保存。

开始步骤规则表达式使用 Vault 的标准表达式语法并返回 true/false。当表达式返回 true 时，Vault 将该规则的效果应用到工作流开始对话框中的控件。规则表达式必须为工作流中的每个文档都返回 true，规则才能生效。开始步骤规则支持 Vault 表达式语法中支持的所有标准字段类型，并使用与公式字段、验证规则和其他基于表达式的功能相同的语法。如果同一控件受到同时隐藏和需要它的规则的影响，则以需要类型的规则为准。

控件类型

借助文档工作流，您可以配置说明、参与者、日期和文档字段提示控件。当工作流所有者开始工作流时，他们会根据您创建的控件看到说明和选项。如果所有者需要选择审查文档的用户，您应该创建参与者控件。如果所有者需要选择工作流到期日期，您应该创建日期控件。

说明控件

说明控件类型让您能够为工作流所有者输入解释或说明。例如，指示所有者在批准工作流中添加审批者。

您可以在说明中为文档名称 ${docName} 和文档编号 ${docNumber} 包括令牌。仅当工作流拥有一个文档时，令牌才会解析。

日期控件

日期控件让您能够设置在工作流开始对话框中显示并用作任务到期日期的日期字段。

参与者控件

参与者控件让您能够创建参与者组，以将用户分配到任务。例如，创建审批者参与者控件。稍后，您可以将任务分配到该参与者组。

要定义参与者控件，请执行以下此操作：

1. 选择参与者标签。此标签将在开始工作流时对所有者显示，对查看工作流进度的用户显示，以及在完成后对审查工作流的用户显示。使用与贵组织所用术语一致的标签。
2. 选择允许工作流发起者选择参与者，以在工作流开始对话框中显示参与者控件，或选择使用角色作为参与者以根据文档中的角色自动分配参与者。
3. 可选：如果选择了允许工作流发起者选择参与者，请选择特定角色以定义允许参与的角色中的有效用户列表。在开始对话框中，仅当允许用户在信封中的各个文档上处于所定义的其中一种活动角色时，所有者才能选择该用户。
4. 可选：如果选择了允许工作流发起者选择参与者，请选中允许为参与者提供任务说明复选框，以允许工作流所有者在工作流开始对话框中为每个参与者选择提供说明。添加说明默认为可选，但您可以通过选中必填复选框使其成为强制选项。
5. 可选：如果选择了允许工作流发起者选择参与者，请选中来自共享设置的默认用户复选框，以使用文档共享设置中目前处于这些角色中的用户和组来自动填充开始对话框中的角色分配。用户和组必须在工作流的每个文档中都处于这些角色中。
6. 可选：如果选择了允许工作流发起者选择参与者，选中显示角色中允许的用户和组复选框，以便在除了其他合格用户之外的参与者选择中显示允许的组。
7. 如果选中了使用角色作为参与者复选框来根据文档角色填充参与者，则必须在允许参与的角色下选择一个角色。Vault 在工作流开始时自动分配文档中已处于这些角色中的所有用户。通过此设置，Vault 在工作流开始对话框中或当用户向活动工作流添加参与者时，不会显示参与者控件。

默认情况下，可分配给任何工作流参与者控件的最大参与者数量为 5000。要配置 1 到 5000 之间的限制，请导航到管理 > 设置，并启用限制工作流发起人选择的工作流参与者。提供每个参与者控件的参与者最大数量。如果工作流发起人试图分配的参与者超过配置的限制，则会遇到错误。

使用角色作为参与者

在参与者控件中启用了使用角色作为参与者选项的工作流中，下述行为决定将在用户的我的任务或可用任务视图中显示的任务：

• 当工作流遇到任务步骤时，Vault 会将任务分配给所选参与者组中的每个用户。此参与者组包含工作流中包括的每个文档中处于该角色的所有用户和组。
• 如果您在创建并分配任务后将用户添加到已经是参与者组一部分的某个组中，新用户将自动收到任务分配。
• 如果新用户或组在分配任务后添加到工作流中包括的每个文档的角色中，这些新用户或组不会自动收到任务。新用户或组必须通过添加参与者操作添加为任务参与者。
• 如果用户或组接受了某个可用任务，然后通过“添加参与者”操作添加了新的用户或组，则新用户或组在任务由之前的用户或组发布后才能接受该任务。

文档字段提示控件

文档字段提示控件让您能够提示工作流所有者填写文档字段。Vault 将填充工作流信封中的所有文档的字段值。

如何添加文档字段提示

要添加文档字段提示，请执行以下操作：

1. 选择一个字段。仅来自有效文档类型的字段可用。
2. 如果工作流所有者在没有为字段设置值的情况下无法继续，请选中必填复选框。如果字段已经拥有值，所有者无需修改该值。
3. 可选：单击添加字段以选择其他字段。
4. 可选：单击 -（减号）图标以删除字段。

有效字段

以下字段类型有效：

• 文本
• 数字
• 选项列表
• 日期
• 日期时间
• 是/否
• URL
• 对象

字段提示中使用的对象引用字段遵循引用约束。

我们建议不要包括某些字段（或不要将其设为必填），因为这可能导致任务所有者无法完成的工作流：

• Vault 要求唯一的字段。
• 配置了字段级别安全的字段，其可能阻止任务所有者编辑字段。

请注意，文档工作流不支持文档字段依赖关系。

变量控件

变量控件让工作流所有者能够为工作流变量设置值。工作流配置可随后使用变量值作为分支的基础。

如何添加变量控件

在添加变量控件前，您必须先将变量添加到工作流。可从工作流详细信息页面的变量节段执行此操作。

要添加变量控件，请执行以下操作：

1. 在开始步骤配置中，单击 + 添加控件。
2. 选择变量作为控件类型。
3. 从下拉列表中选择特定变量。
4. 可选：如果工作流所有者必须做出选择，则选中必填复选框。
5. 可选：如果要为多个变量进行提示，请单击 + 添加变量链接并对第二个变量重复这些步骤。要删除变量，请单击 -（减号）图标。

任务步骤

任务步骤会将任务分配给特定参与者组中的用户。任务可以包括说明、裁定提示和电子签名。

要定义文档任务步骤，请执行以下操作：

1. 在工作流的详细信息页面，单击进入占位符步骤。
2. 将类型设为任务。
3. 输入任务标签用于标识任务。
4. 根据需要添加标签。
5. 在任务分配对象中，选择工作流所有者或参与者组。每个参与者组在开始步骤中定义为参与者控件。
6. 为任务所有者输入说明。这些说明在主页标签页以及文档查看器内工作流标题的显示更多部分中随任务一起显示。如果工作流仅包含一个文档，您可以在说明中为文档名称 ${docName} 和文档编号 ${docNumber} 包括令牌。
7. 选择任务要求。如果任务为必填，则工作流所有者必须在开始工作流时将任务分配给参与者组。如果任务为可选，则工作流所有者可以在开始工作流时选择参与者组，也可以不选择。
8. 可选：选择不允许工作流所有者接收此任务。此选项让任务在即使工作流所有者是分配给任务的组的一部分时也对工作流所有者不可用。请注意，如果在任务分配对象中选择了工作流所有者，则此选项不会显示。
9. 可选：选择完成任务但不查看项目复选框，允许任务参与者直接从他们的主页选项卡上的任务视图中完成任务。
10. 可选：在显示关于以前任务的信息下拉菜单的工作流中选择一个或多个以前的任务，以允许任务参与者在其主页选项卡上的任务视图上查看完成日期和裁定等信息。
11. 可选：选择到期日期。
12. 可选：在更新共享设置下，创建规则用于在特定条件下更新角色。
13. 可选：选择字段提示。借助此设置，任务所有者可以填写文档字段值。请参阅有关文档字段提示的详细信息。
14. 可选：选择提示输入裁定。请参阅下文的配置裁定，了解更多信息。
15. 可选：在通知下，选择要在向任务所有者发送自动通知时使用的通知模板。您可以选择包含来自以前任务的裁定，并在选择任务字段中选择一个或多个以前的任务。
16. 可选：添加任务提醒。任务提醒让您能够配置要发送的关于未完成任务的通知。

在任务步骤中更新共享设置

您可以在任务步骤的更新共享设置节段中配置规则，以在任务步骤期间自动管理共享设置。Vault 将共享设置更改应用于工作流中包括的文档。要定义共享设置更新规则，请执行以下操作：

1. 从任务步骤中，导航到更新共享设置节段。
2. 单击添加规则。
3. 在选择事件下拉菜单中，选择任务步骤的触发事件。您可以选择在任务分配、完成、取消或从另一用户重新分配时触发共享设置更改。
4. 在选择运算符下拉菜单中，选择是在触发事件时添加还是删除角色分配。
5. 在选择角色下拉菜单中，选择受规则影响的一个或多个角色。请注意，每个触发事件只能影响一个角色一次，从而防止规则定义冲突。您只能选择活动角色。
6. 可选：单击添加规则以定义其他规则。

请注意，任务重新分配者事件选项将更新重新分配任务的用户（而非当前任务所有者）的共享设置。

配置裁定

配置文档工作流时，您可以选择提示用户选择一个裁定或多个裁定。选择单一裁定以要求提供应用于工作流中所有文档的单一裁定。所选裁定以及任何关联的签名将级联到内容文档。

选择多个裁定以要求为工作流中的每个文档提供单独的裁定。对于为任意生命周期配置的文档工作流，您可以选择要求为工作流中的所有文档、为特定文档类型，或为没有特定文档类型的所有文档提供裁定。

到期日期

任务的到期日期可以基于：

• 工作流开始步骤中的日期控件
• 任务创建日期
• 工作流开始日期

如果选择其中一项，您可以配置偏移，例如，工作流开始日期后四 (4) 天。到期日期仅为日期，不包括时间组件。用户会根据自己所在时区的日期看到任务状态（延迟等）。

计算的任务到期日期

选择工作流任务到期日期时，您可以配置计算的任务到期日期。这让 Vault 能够自动计算任务到期日期，而无需来自工作流所有者的输入。要配置计算的任务到期日期，请执行以下操作：

1. 从到期日期下拉列表中选择工作流开始日期、任务创建日期、到期日期（在开始步骤中定义）或日期类型对象字段。
2. 选择 + 或 - 作为日期偏移运算符
3. 选择最多 365 天的天数值。

如果通过工作流开始日期或任务创建日期计算任务到期日期，时间会基于管理员设置的 Vault 时区。

文档字段

文档字段提示设置让工作流能够显示可编辑的文档字段，并提示任务所有者在完成任务时填写这些字段。Vault 将填充工作流信封中的所有文档的字段值。此选项不允许任务所有者为不同的文档选择不同的值：将为所有文档填充相同的值。

有效字段

以下字段类型有效：

• 文本
• 数字
• 选项列表
• 日期
• 日期时间
• 是/否
• URL
• 对象

字段提示中使用的对象引用字段遵循引用约束。

我们建议不要包括某些字段（或不要将其设为必填），因为这可能导致任务所有者无法完成的工作流：

• Vault 要求唯一的字段
• 配置了字段级别安全的字段，其可能阻止任务所有者编辑字段

请注意，文档工作流不支持文档字段依赖关系。

判断

裁定让任务所有者能够在完成工作流任务时指示结果。在文档工作流中，任务所有者为每个文档单独分配裁定。

如何设置裁定

要将裁定添加到工作流任务，请执行以下操作：

1. 单击添加裁定以创建每个裁定。
2. 输入裁定标签，任务所有者将在选择裁定时看到该标签。此标签还会在工作流详细信息中显示。
3. 可选：如果想要裁定简化其他工作流任务，则选择使用已配置标签简化任务。

简化工作流任务

您可以简化工作流任务，以减少完成不必要任务的情况。当用户使用您已配置为简化的裁定时，Vault 会使用指示的标签取消所有其他工作流任务。例如，如果一组审批者中只有一个用户需要审批文档，那么 Vault 将在其中一个用户审批文档后取消组内所有其他用户的审批任务。要进行此设置：

1. 将标签应用于详细信息下方要简化的工作流任务。
2. 选择使用已配置标签简化任务。
3. 如果任务拥有多个裁定，当您想要在工作流中的每个文档都拥有裁定的情况下触发简化时，选择每个文档均有此裁定，或者，当您想要在工作流中的任何文档拥有裁定的情况下触发简化时，则选择至少有一个文档有此裁定。
4. 选择或创建与要简化的任务关联的标签。
5. 单击保存。

您可以将简化任务选项添加到适用于任何生命周期或特定生命周期的多文档工作流。

可选裁定设置

• 对于每个裁定，单击添加评论以提示任务所有者输入评论。为提示输入标签，例如，“裁定说明”。选中必填复选框以要求任务所有者必须先输入评论才能完成任务。
• 对于每个裁定，如果选择此裁定的任务所有者需要提供职能，则单击添加职能。
• 对于每个裁定，如果选择此裁定的任务所有者需要提供电子签名，则单击添加电子签名。在文档中显示电子签名选项在附加到已下载文档的签名页上从完成任务的每个用户捕获签名。如果不想将签名页附加到下载的文档，则取消选中在文档中显示电子签名复选框。此选项在多个裁定之间可能有所不同，因此，仅启用了在文档中显示电子签名的裁定的签名会在已下载的文档中显示。
• 对于每个裁定，单击添加原因以提示任务所有者为其裁定选择原因。选中必填复选框以要求任务所有者必须先选择原因才能完成任务。为提示输入标签，例如，“裁定原因”。输入每个原因值，任务所有者将在选择原因时看到该值。
• 对于每个裁定，单击添加字段提示并选择一个或多个文档字段。此选项将对象记录字段添加到裁定对话框，并允许任务所有者在选择此特定裁定时更新字段值。选择必填以指示用户必须填写字段才能继续。单击添加字段以添加其他字段提示。
• 选择提示输入裁定，仅在文档的文档类型为，并选择一个或多个文档类型、子类型或类别。使用此设置，工作流仅会在特定文档类型的文档中提示任务所有者输入裁定。此选项仅适用于为任意生命周期配置的文档工作流。

职能

将裁定配置为要求提供职能时，任务所有者必须提供职能，以为其任务裁定提供其他上下文。

如何添加职能

要将职能添加到裁定，请执行以下操作：

1. 单击添加职能。
2. 为职能字段输入一个职能标签。
3. 可选：选中必填复选框以使职能选择必填。
4. 添加职能值。当用户完成任务时，系统会显示职能标签以及包括这些值的下拉列表。对于多裁定配置，每个裁定中的职能值必须相同。

eSignature

将裁定配置为要求提供电子签名时，任务所有者必须通过输入其登录凭据来提供电子签名。

如何添加电子签名

要将电子签名添加到裁定，请执行以下操作：

1. 单击添加电子签名。
2. 为用户输入说明。

任务提醒

任务提醒让 Vault 能够自动给拥有未完成任务的任务所有者发送通知。任务提醒根据任务提醒通知作业每天运行一次。默认情况下，作业所有者是系统，这意味着当作业失败时，任何用户都不会收到电子邮件。如果希望用户在作业失败时收到电子邮件，请在管理 > 操作 > 作业定义中更新作业所有者。请注意，任务提醒使用 Vault 时区。

如何设置任务提醒

要设置任务提醒，请执行以下操作：

1. 为提醒选择消息模板。了解有关消息模板的更多信息。
2. 选择最多五个接收人。可以是任务所有者、工作流所有者或任何配置的参与者组。对于尚未有用户接受的可用任务的任务所有者接收人，Vault 将通知所有可用的任务所有者。
3. 选择提醒的发送日期。提醒发送日期指距任务到期日期或任务创建日期的指定天数。例如，您可以在任务到期的前一天提醒用户完成任务。
4. 可选：单击添加任务提醒以添加另一个提醒。您最多可以添加五个提醒。
5. 单击保存。

操作步骤

操作步骤定义 Vault 将在工作流信封内的文档上自动完成的操作。例如，操作可以使所有文档进入新的生命周期状态。

如何设置共享操作步骤

要定义操作步骤：

1. 在工作流的详细信息页面，单击进入占位符步骤。
2. 将类型设为操作。
3. 可选：选择有条件地执行以将条件添加到操作规则。
4. 选择操作类型：更改状态、更新字段、自动删除匹配项或从文档中删除电子签名。
5. 可选：通过单击添加操作在同一规则中创建多个操作。如果规则是有条件的，这些操作将具有相同的条件。
6. 单击保存。

更改状态操作

更改状态操作使文档进入新的生命周期状态。要定义此操作，请选择新的生命周期状态或生命周期状态类型。当目标状态与现有状态相同时，在操作步骤中执行的状态更改不会检查入口条件或触发入口操作。

更新字段操作

更新文档字段操作允许工作流使用公式自动更新字段。Vault 将填充工作流信封中的所有文档的字段值（静态值或计算值）。例如，批准工作流可以包括用于为内容设置过期日期的步骤，方法是批准日期加 180 天。

有效字段

以下字段类型有效：

• 文本
• 数字
• 日期
• 选项列表
• 是/否
• URL

自动删除匹配项操作

自动删除匹配项操作允许工作流从工作流信封中删除文档。例如，批准工作流可以包括用于在支持单独文档裁定的任务中收到已拒绝裁定后，从工作流中删除文档的步骤。

要定义此操作，请选择有条件地执行并指定一个或多个条件。该操作会删除工作流中与条件匹配的所有文档。选中删除的文档进入工作流取消状态复选框，将已删除文档的生命周期状态更改为文档生命周期中定义为工作流取消状态的状态。

请注意，如果每个文档都与条件匹配，此操作不会从工作流中删除任何文档。相应地，我们建议在此之前配置一个决定步骤，以确保此操作步骤在需要删除所有文档时不会发生。如果发生这种情况，可能需要取消工作流。

从文档中删除电子签名操作

从文档中删除电子签名操作允许工作流从文档中为特定任务和裁定删除电子签名。例如，批准工作流可以包括用于在错误用户批准了文档时删除电子签名的步骤。

要定义此操作，请选择始终或有条件地执行并指定一个或多个条件，然后指定任务和裁定。该操作从与条件、任务和裁定匹配的工作流文档中删除签名。

如果文档在工作流执行期间升级了版本，该操作仅会删除最新版本中的签名。

有条件操作

操作步骤效果可能也是有条件的。使用有条件操作，您可以配置允许单独的文档拥有不同结果的工作流。请注意，决定步骤让您能够分支工作流，但决定步骤针对整套文档，而不针对单独的文档。仅操作步骤可以作用于工作流信封中的单独文档。

例如，批准工作流包括提示输入裁定的任务：已批准且无编辑或需要更改。管理员创建包含条件规则的操作步骤。当 Vault 应用规则时，它不会为信封中的每个文档单独进行应用。

• 对于每个文档，如果来自审查任务的所有裁定都拥有已批准且无编辑裁定，则文档会进入已批准状态。此规则还会将批准日期字段设为当前日期。
• 对于每个文档，如果来自审查任务的任何裁定都拥有需要更改裁定，则文档会回到草稿状态。

在继续处理工作流信封中的下一个文档之前，Vault 会应用整套规则处理每个文档。这样一来，单独的文档可以拥有不同的结果，例如，一个进入已批准状态，而另一个进入草稿状态。但是，操作不会分支工作流。无法对工作流本身进行分支，以允许某些文档遵循一条路径，而其他文档遵循不同的路径。请参阅决定步骤，以了解更多信息。

如何定义条件

要定义条件，请执行以下操作：

1. 将规则设为有条件地执行。
2. 选择一个条件类型。
3. 可选：通过单击添加条件为规则创建附加条件。文档必须满足规则的所有条件，Vault 才能执行操作。

条件类型

• 任务从上一文档任务步骤引用裁定。对于此条件类型，您可以选择工作流步骤、运算符和裁定标签。
• 字段引用文档中的字段值。对于此条件类型，您可以选择文档字段、运算符和字段值。
• 生命周期引用文档的生命周期状态。对于此条件，您可以选择状态类型、运算符和状态类型值。此选项不适用于特定生命周期工作流。

变量

配置工作流时，您可以包括稍后要在评估决定步骤以创建分支工作流时使用的变量。工作流所有者在开始工作流时为这些变量设置值。借助工作流变量和决定步骤，Vault 可以支持工作流流程中的小变化，而无需配置多个工作流。例如，贵组织可能有一个审查工作流，但在某些情况下包括其他任务。

如何定义变量

要定义工作流变量，请执行以下操作：

1. 导航到工作流详细信息页面并单击编辑。
2. 向下滚动到变量节段。
3. 单击添加变量并选择数据类型（文本、是/否、选项列表）。
4. 为变量输入一个标签。工作流所有者会在开始工作流时看到此标签。
5. 对于选项列表数据类型，请输入选项列表选项。
6. 单击保存。

使用方法示例

要定义询问工作流所有者是否需要针对文档进行培训，然后在回答为是的情况下分支到培训步骤的工作流，您需要执行以下操作：

• 使用是/否数据类型为工作流定义需要培训变量。
• 将变量控件添加到引用需要培训变量的开始步骤。
• 创建决定步骤，其中规则会在需要培训设为是时将工作流发送到培训任务步骤，并在需要培训设为否时跳过该步骤。

限制

• 每个工作流最多可以包括 25 个变量。

决定步骤

决定步骤让工作流能够根据条件分化到单独的路径。评估决定步骤的文档条件时，Vault 会将信封文档视为整体，而不针对单独的文档。决定步骤条件还可以使用工作流变量。分支工作流时，工作流信封中的所有文档都遵循一个分支。单独的文档不能分别遵循分支。

在定义分支规则时，从最严格的规则开始。Vault 按配置的顺序评估规则。评估为“true”的第一个规则是工作流所采用的路径。

要设置决定步骤，请执行以下操作：

1. 在工作流的详细信息页面，单击进入占位符步骤。如果决定将引用裁定，则此步骤必须在任务步骤（其中工作流收集裁定）之后。
2. 将类型设为决定。
3. 单击创建规则以设置新规则。
4. 选择一个规则类型。
5. 定义 Else 规则。Vault 会自动包括此规则，这让您能够指定工作流信封文档不满足任何规则条件时会发生什么。

规则类型

• 变量引用工作流所有者在工作流开始步骤中设置的变量值。对于此条件类型，您可选择变量标签和变量值。
• 任务从上一任务步骤引用裁定。对于此条件类型，您可以选择工作流步骤、运算符和裁定标签。请记住，决定步骤将工作流信封中的所有文档视为整体，而不针对单独的文档。
• 生命周期引用文档的生命周期状态。对于此条件，您可以选择状态类型、运算符和状态类型值。此选项不适用于特定生命周期工作流。

联合步骤

联合工作流步骤让您能够在一个工作流内合并两条单独的路径。您将在分支或包含并行步骤的工作流中使用此步骤。

1. 在工作流的详细信息页面，单击进入占位符步骤。
2. 将类型更改为联合。
3. 单击保存。
4. 如果工作流概要不完整，请编辑之前的步骤以将联合指为其下一步。

更新共享设置步骤

更新共享设置步骤通过将工作流参与者添加到特定角色或从角色删除参与者来编辑信封文档的共享设置。例如，用于批准文档的工作流可能需要来自通常不会被分配审批者角色的用户的额外审查。此步骤在分配任务前将工作流参与者添加到审查者角色。任务完成后，另一个步骤会将用户从审查者角色中删除。

如何设置共享设置步骤

要设置更新共享设置步骤，请执行以下操作：

1. 在工作流的详细信息页面，单击进入占位符步骤。
2. 将类型更改为更新共享设置。
3. 从工作流参与者选项列表中选择工作流参与者组。
4. 在操作字段中，使用单选按钮添加或删除参与者。
5. 从角色选项列表中进行选择。请注意，您只能选择活动角色。
6. 单击保存。

请注意，您还可以根据任务步骤中的任务事件更新共享设置。

通知步骤

通知步骤让您能够在工作流执行期间的不同时间点向工作流参与者发送电子邮件和 Vault 通知。例如，工作流可以将通知工作流所有者作为其最终步骤，结束与开始工作流的用户的交互。

如何设置通知

要设置通知步骤，请执行以下操作：

1. 在工作流的详细信息页面，单击进入占位符步骤。
2. 将类型更改为通知。
3. 选择消息模板。有关详细信息，请参阅下文。
4. 选择一个接收人。您的选项包括工作流所有者、您在开始步骤中定义的任何参与者组，或活动文档角色。如果选择文档角色，请注意，仅当用户在工作流中包括的每个文档上处于该角色中时，用户才会收到通知。
5. 可选：选中包含来自以前任务的裁定复选框，然后在选择任务字段中选择一个或多个以前的任务。
6. 单击保存。

通知消息模板

用于文档的工作流使用对象消息（与信封对象相关），而不是文档消息。您可以在管理 > 配置 > 对象消息中设置消息模板。要在通知主题中包括目标工作流的名称或工作流内容，请使用这些令牌的非链接版本，分别为 ${workflowTargetNoLink} 和 ${workflowContentsNoLink}。

要在工作流内发送文档消息，我们建议使用文档生命周期状态中的入口操作。

结束工作流步骤

默认情况下，所有工作流都包括一个结束步骤，但如果不小心删除了该默认步骤，您可以创建一个新的步骤。借助结束步骤，Vault 可以知道，没有更多步骤需要执行，并可关闭正在进行的工作流。

启动下一个工作流

根据您的流程，允许工作流参与者在工作流完成时为相同的文档开始另一个工作流可能会有用。在结束步骤配置中，选择工作流结束时显示“开始下一个工作流”对话框，以允许在工作流中完成最终任务的用户通过开始下一个工作流对话框立即开始另一个工作流。用户必须拥有工作流的开始权限才能看到该对话框。

取消操作

默认情况下，当用户取消工作流时，Vault 会删除所有未处理的任务，通知所有参与者并将工作流内容恢复为适当的状态。如果想要添加其他取消行为，请在工作流详细信息页面的取消操作节段中配置操作：

1. 在工作流详细信息页面的取消操作节段中，单击编辑。
2. 单击创建规则。
3. 可选：选择有条件地执行以将条件添加到操作。
4. 从下拉菜单中选择一个操作。发送通知操作会使用消息模板发送通知。更新文档字段操作会根据公式表达式更新字段。从文档中删除电子签名操作会取消应用于工作流中的文档的所有电子签名。您还可能会在此处看到其他操作列出，这些操作由贵组织使用 Vault Java SDK 创建，用于满足您的特定业务需求。请与您的 Vault 管理员联系来进一步了解这些操作。
5. 如果选择了发送通知操作，请从消息模板下拉菜单中选择消息配置，然后从接收人下拉菜单中选择适当的参与者或角色。
6. 如果已选择更新文档字段操作，则可以像在操作步骤中一样配置更新。
7. 可选：单击添加操作以添加其他取消行为。
8. 单击保存。

验证并激活工作流

在定义完步骤后，您需要激活工作流：

1. 从工作流页面单击进入工作流。
2. 单击激活配置。
3. Vault 会验证工作流并通知您其是否有效。如果出现验证错误，请修复工作流并重试。如果没有验证错误，Vault 会将工作流设为活动。

激活工作流后，您需要在特定生命周期状态上创建用户操作，以允许用户开始工作流。在工作流详细信息页面的开始状态字段中，Vault 显示当前工作流可以在其中开始的所有生命周期状态。

自动命名信封工作流

默认情况下，Vault 允许工作流所有者为每个信封记录设置名称值。某些组织会想要 Vault 自动分配名称值。要启用该操作，请导航到管理 > 设置 > 常规设置，然后单击编辑。在工作流下方，选中自动命名信封记录复选框。

启用此设置后，每个文档工作流配置的详细信息页面都会显示信封详细信息。在此处，通过选择系统生成信封名称设置并为命名提供值格式来配置自动命名。在当前版本中，此功能仅支持文本字符串和 Autonumber 令牌。