定义文档生命周期状态

生命周期是指一个文档在其整个生命过程中经历的一系列状态（草稿、审查中）。对于每种状态，您都可以配置各种设置，包括入口条件、自动文档操作、用户发起的操作、用户角色权限。

访问生命周期状态

从管理 > 配置 > 文档生命周期 > [生命周期名称] > 状态中，可以查看和编辑生命周期状态。您可以单击生命周期状态名称来查看或编辑设置。

如何创建生命周期状态

以下步骤概述了创建新的生命周期状态的流程，并提供了指向详细介绍具体方面的链接。您也可以通过复制现有生命周期状态来创建新的生命周期状态。

要创建新的生命周期状态：

  1. 从状态标签页中，单击创建。
  2. 为状态输入标签。当文档处于该状态时，此值将显示在文档的状态字段中。
  3. 可选：为状态输入描述。此值仅显示在管理区域中。
  4. 从工作流取消状态选项列表中进行选择。请参阅以下详细信息。
  5. 可选：如果无需立即变为活动状态，则在状态选项列表中选择非活动。
  6. 单击保存。
  7. 可选：在状态标签页上，单击新的生命周期状态，并为安全设置、入口操作等设置任何必要的选项。请参阅以下详细信息。
  8. 可选：在叠加图标签页中，配置有条件的叠加图模板，以在用户下载可视格式副本时应用到处于此状态的文档。（了解叠加图。）

如何复制现有生命周期状态

当两种状态只有几个配置点不同时，按照副本创建生命周期将很有用。创建副本后，您可以根据需要进行修改。

要复制现有生命周期状态：

  1. 从状态标签页中，单击状态名称。
  2. 从操作菜单中选择创建副本。
  3. 根据提示为新的状态副本命名，然后单击继续。当文档处于该状态时，此值将显示在文档的状态字段中。
  4. 单击编辑，对生命周期状态的详细信息进行必要更改，然后单击保存。

如何对生命周期状态重新排序

要对生命周期状态重新排序：

  1. 单击重新排序。
  2. 使用左上角的小三角形单击并拖动状态。
  3. 单击保存。

Vault 不包含对系统审计历史记录中的文档生命周期状态顺序的更改。当您在将计划状态设置为活动后第一次对其重新排序时，Vault 将包含对系统审计历史记录中状态标签的更新，但不包含状态顺序的更新。

关于工作流取消状态

当定义每个生命周期状态时，必须为工作流取消状态字段做出选择。此选择定义了当文档处于该状态时，如果用户取消了该文档的工作流，则该文档将自动进入哪个状态。默认选择工作流开始时的状态，它将让文档进入工作流所有者开始工作流时的状态。

例如，审查工作流让文档从草稿状态变为审查中状态。当用户取消了审查工作流时，如果您的 Vault 使用默认选项，则文档可能回到草稿状态，如果定义了工作流取消状态，则可能回到审查未完成状态。

请注意，当工作流取消时，Vault 会将文档更改为取消状态，而不检查入口条件或为新状态执行入口操作。

入口条件和入口操作

从 20R1.2 开始，工作流取消状态会检查入口条件，并为新状态执行入口操作。如果文档不满足入口条件，则它将保持当前状态。

文档工作流

当取消文档工作流时，Vault 将使用与标准工作流相同的状态更改逻辑。如果用户从文档工作流中移除特定文档，则移除的文档将进入工作流取消状态。

生命周期状态设置

生命周期状态详细信息页面分为各种标签页：

如何删除状态

要删除状态：

  1. 打开要删除状态的详细信息标签页。
  2. 单击删除。
  3. 在确认对话框中，单击继续。

如何禁用状态

要禁用状态：

  1. 打开要删除状态的详细信息标签页。
  2. 单击编辑。
  3. 从状态选项列表中选择非活动。
  4. 单击保存。

禁用文档当前使用的状态对这些文档没有影响。文档不会自动进入其他状态，用户仍然可以访问为禁用状态配置的用户操作。

删除和禁用限制

在某些情况下，不能删除状态。以下大多数情况也不能将状态更改为非活动：

  • 有文档当前正在使用该状态。允许非活动状态。
  • 有工作流使用该状态。
  • 该状态被选为生命周期的“特殊”状态（起始状态、稳定状态、已替换状态）之一。
  • 状态更改用户操作将文档更改为该状态。
  • “标准”或系统管理的状态是 Vault 流程中不可或缺的一部分。允许非活动状态。

生命周期阶段和阶段组

生命周期阶段让组织能够将文档和对象生命周期状态分成按一定顺序排列的阶段集合。然后，Vault 通过生命周期阶段箭头面板，在文档信息页面和对象记录详细信息页面中直观地展示文档或对象记录的当前阶段。如需了解更多信息，请参阅配置生命周期阶段。