使用受控文档模板时，用户可以使用常用 Vault 文档作为模板源文件创建和管理模板。受控文档模板使用处于稳定状态的 Vault 文档作为模板文档。根据受控文档模板创建的文档使用 Vault 模板文档作为源文件。
只有当管理员完成必要的配置后，您才能创建受控文档模板。有关详细说明，请参阅配置受控文档模板。
创建受控文档模板
要创建受控文档模板：
- 导航到您想要用作模板文档且未处于稳定状态的文档。此文档将是用户通过模板创建文档时的源文件。
- 在模板文档类型字段中，选择模板将在文档类型层次结构中显示的位置。请参阅下文有关模板文档类型字段的详细信息。如果未显示此字段，则无法为该类型的文档创建受控文档模板。
- 批准文档进入稳定状态。
当文档进入稳定状态时，Vault 会自动新建受控文档模板。模板将继承文档的名称。只有管理员能编辑模板名称。当用户根据模板创建文档时，模板将立即可用，但可能需要几分钟才会显示在业务管理员中。
可以为多个文档选择相同的模板文档类型，但只能使用给定的文档作为一 (1) 个受控文档模板的源文件。
使用 Vault 加载程序创建受控文档模板
拥有 Vault 加载程序访问权限的用户可以创建受控文档模板，方法是加载处于稳定状态的文档，并填充模板文档类型字段。加载完成后，Vault 将自动创建受控文档模板。
关于“模板文档类型”字段
模板文档类型字段控制模板在文档类型层次结构中的位置，其决定了根据模板创建文档时显示受控文档模板的文档类型。
例如，如果将模板文档类型字段设置为参考资料，则该模板仅在您选择培训 > 资料 > 参考资料文档类型时显示。如果将模板文档类型字段设置为基础，则所有文档类型都会显示该模板。
您可以将受控文档模板分配到文档类型层次结构中的任何位置，而无论模板文档的分类如何。
您可以使用模板文档类型共享字段上的对象的已启用字段，创建一个引用约束，以便在选择文档对话框中只显示处于活动状态的文档类型。
更新受控文档模板
您可以通过以下两种方式更新受控文档模板：
- 对文档进行版本控制，并批准新版本进入稳定状态。Vault 使用模板文档源文件的最新稳定状态版本更新现有的受控文档模板。
- 通过模板文档类型字段，在文档类型层次结构中选择一个其他位置，并重新批准文档进入稳定状态。Vault 会更新现有的受控文档模板，并让其进入文档类型层次结构中的新位置。
删除受控文档模板
受控文档模板一经创建，管理员和 Vault 用户都不能直接将其删除。但是，Vault 在以下情况会删除受控文档模板：
- 模板文档的现有版本退出稳定状态
- 删除了模板文档或其最新稳定状态版本
- 清除了模板文档类型字段中的值，并重新批准文档进入稳定状态
删除模板文档不影响根据模板创建的现有文档。
根据受控模板创建文档
用户根据受控文档模板创建文档的方式与根据基础文档模板创建文档的方式相同。当用户根据模板创建文档时，基础文档模板和受控文档模板之间没有明显的区别。有关根据模板创建文档的更多信息，请参阅创建文档。
文档关系
当您根据受控文档模板创建文档时，Vault 会自动创建基于文档关系以实现可追溯性。您可以在以下两个地方看到这种关系：根据模板所创建文档的文档信息字段面板中，或模板文档的使用位置视图中。您还可以为基于关系运行文档关系报告。请参阅下文有关报告的详细信息。
原始源与受控文档模板
如果管理员启用了原始源跟踪，Vault 还可以通过原始源关系跟踪原始源文档。例如，Gladys 有一个 WonderDrug NA 文档。她向文档分配了一个模板文档类型，批准文档进入稳定状态，于是 Vault 新建了一个 WonderDrug NA 模板。然后，她根据 WonderDrug NA 模板创建了一个文档，并将其命名为 WonderDrug USA。在 WonderDrug USA 上，她分配了一个模板文档类型，批准文档进入稳定状态，于是 Vault 新建了一个 WonderDrugUSA 模板。她根据 WonderDrug USA 模板创建了一个文档，并将其命名为 WonderDrug East。WonderDrug East 的原始源关系为她的 WonderDrug NA 文档。
报告
您可以运行文档关系报告，方法是使用基于和原始源文档关系，并按模板文档类型字段筛选。例如，带原稿的副本报告类型，使用筛选器原稿 > 模板文档类型不为空和副本 > 模板文档类型为空，将返回根据模板创建的所有文档，以及其与模板文档的关系。
审计跟踪
来自受控文档模板的文档审计跟踪包括基于关系、原始源关系（如已启用）以及一个事件，该事件列出了所使用的受控文档模板和源文件模板文档：“根据模板‘<模板名称>’创建的文档使用模板文档‘<模板文档号> (<模板文档号版本>)’”。例如，“根据模板‘WonderDrug NA Template’创建的文档使用‘PM-WD-00001 (1.0)’”。
每次设置或重置模板文档类型时，对模板文档的审计跟踪都会包含一个事件。例如，“模板文档类型设置为表单。”