管理文档模板 | Vault 帮助

文档模板允许从配置的模板中快速创建新的文档。当用户创建新的文档时，Vault 将复制模板文件，并将复制的模板文件用作新文档的源文件。此过程会绕过内容上传过程，并能够更一致地创建文档。文档模板会关联到特定的文档类型，例如文档本身。

访问模板管理

管理选项位于管理 > 业务管理员 > 文档和活页夹中。所有管理员都可以从此页面中管理文档模板。

有关活页夹模板的信息，请参阅管理活页夹模板。

模板类型

Vault 中有两种文档模板。

基础文档模板

基础文档模板使用管理员上传文档作为模板的源文件。您可以在每次创建新的基础模板时上传同一个源文件，以便从单个源文件创建多个基础文档模板。基础文档模板在管理 > 业务管理员 > 文档和活页夹中进行创建和管理。

受控文档模板

受控文档模板指向一个稳定状态的 Vault 文档（被称为模板文档）作为模板的源文件。源自此模板的文档将继承与模板文档之间的基于（和原始源，如已启用）关系。在文档类型层次结构中的任意位置，您可以创建多个受控文档模板，但无法将单个文档版本用作多个受控文档模板的模板文档。管理员和用户都可以创建受控文档模板，但这些模板主要由用户管理。

请参阅配置受控文档模板，以了解有关如何在您的 Vault 中配置受控文档模板的详细信息。请参阅创建和管理受控文档模板，以了解有关如何使用受控文档模板的详细信息。

如何创建模板

在“管理”中，您可以从文档和活页夹模板页面中创建基础文档模板和受控文档模板。

创建基础文档模板

要创建基础文档模板：

在文档和活页夹模板页面，导航到文档类型层次结构中适用于新模板的适当级别。
在模板窗格中，单击创建 > 新建文档模板。
在创建文档模板页面上，选择基础文档模板类型。
输入标签。当用户从模板中创建文档时，他们将在可用模板的列表中看到此值。
可选：修改名称。系统不会向最终用户显示此值。它是通过 API 使用的。
设置状态。如果设置为非活动，用户在添加内容时将看不到此模板。
单击选择，然后选择要附加的文件。附加之后，文件名将出现在选择按钮的旁边。
单击保存以创建此模板，然后上传所附加的文件。

创建受控文档模板

要从“业务管理员”创建受控文档模板：

在文档和活页夹模板页面，导航到文档类型层次结构中适用于新模板的适当级别。
在模板窗格中，单击创建 > 新建文档模板。
在创建文档模板页面上，选择受控文档模板类型。
输入标签。当用户从模板中创建文档时，他们将在可用模板的列表中看到此值。
可选：修改名称。系统不会向最终用户显示此值。它是通过 API 使用的。
设置状态。如果设置为非活动，用户在添加内容时将看不到此模板。
单击选择，以便从 Vault 库中选择一个有效的模板文档。请参阅以下详细信息。
单击保存，以创建此模板。

创建一个受控文档模板之后，您无法将其直接从“管理”中删除。请参阅创建和管理受控文档模板，以了解有关如何删除受控文档模板的详细信息。

您必须对文档类型详细信息对象拥有读取权限，才能从“业务管理员”创建受控文档模板。您可以使用模板文档类型共享字段上的对象的已启用字段，创建一个引用约束，以便在选择文档对话框中只显示处于活动状态的文档类型。

模板文档

为使文档出现在选择文档对话框中，必须首先批准它们进入稳定状态。随后，用户需要编辑文档，并从模板文档类型字段中选择一个值。当在管理中创建或转换一个受控文档模板时，您在文档类型层次结构中所处的位置必须与模板文档类型字段中的值匹配。已经具有受控模板的文档不会出现在选择文档对话框中。

如何编辑模板

要编辑模板，请执行以下操作：

在操作菜单中选择设为活动或设为禁用，以便直接从模板列表更改模板的状态。
单击列表中的一个模板名称。
单击编辑。
进行任何必要的更改。您可以更新模板标签、名称和状态，或者替换所附加的文件。当选择一个新文件时，将永久删除旧文件。
单击保存。更新后的模板立即可供用户使用，但这些更改不会影响在更新之前创建的文档。

将基础模板转换为受控模板

您可以将基础文档模板转换为受控文档模板。在转换模板之前，请首先确认您要用作模板源文件的文档处于稳定状态，并将模板文档类型字段设置为文档类型层次结构中与您要转换的基础文档模板相同的位置。

要转换基础模板：

导航到管理 > 业务管理员 > 文档和活页夹模板。
从列表中选择基础文档模板的名称。
单击编辑。
选择受控文档模板开关。
单击选择以启动选择文档对话框，然后选择一个模板文档。Vault 只会显示尚未与另一个受控文档模板关联的文档。
单击保存。

您无法将受控文档模板转换为基础模板。将基础文档模板转换为受控文档模板这一操作无法撤消。

如何禁用和删除模板

禁用一个模板将使其暂时对创建新文档的用户不可用。将已禁用的模板恢复为活动状态可使其重新可用。永久删除一个模板会将其从 Vault 中移除，并删除所附加的文件或与模板文档的关联。这两种操作都不会影响从此模板中创建的文档。

要禁用基础模板或受控模板：

在模板列表面板中，从操作菜单中选择设为禁用。
在模板详细信息页面中，单击编辑、更改状态并单击保存。

要删除基础文档模板：

在模板列表面板中，从操作菜单中选择删除。
在模板详细信息页面中，单击删除。

注意：您无法直接从“管理”中删除受控文档模板。请参阅创建和管理受控文档模板，以了解有关如何删除受控文档模板的详细信息。