医師からの問合せでの作業 (MedComms)

Vault MedComms の医師からの問合せは、サードパーティの統合を必要とせずに、コンテンツと症例管理のための説得力のある完全なソリューションを提供します。医師からの問合せには、3 つのコア機能があります。

  • 問合せを取り込む (UI、メールおよび/または API 経由)
  • ドキュメントを回答パッケージにまとめる
  • MedComms から直接問い合わせを処理

症例および症例コンタクトを管理し、優先度に基づくサービスレベル契約 (SLA) を定義し、標準的な回答カバーレターを自動的に生成し、電子応答パッケージを組み立て、メールを介して直接問い合わせに応じることができます。

医師からの問合せの表示

医師からの問合せタブをクリックすると、ケースまたはケースコンタクトの表示を選択することができます。ケースには情報のリクエストに関するすべての情報が含まれており、ケースコンタクトには情報をリクエストした人のすべての連絡先情報が含まれています。

個々のケースまたはケースコンタクトの詳細ページを表示するには、その名前をクリックします。検索、フィルタ処理、またはカスタムビューの作成もできます。

新規ケースの作成

Vault の設定に応じて、新規ケースの作成手順は異なる場合があります。管理者が症例採用フォームを有効化している場合、症例の詳細、症例コンタクト、および症例リクエストを単一フォームから入力できます。管理者が医師からの問い合わせユーザインターフェースを設定している場合、このインターフェースを使用して問い合わせを取得できます。

新規ケースを作成するには:

  1. 医師からの問合せタブから、ケースを選択します。
  2. 作成をクリックします。
  3. 任意の作業: 要求者を入力します。これは、電話をかけたりメールを送信したりする人、例えば医師の管理者などです。
  4. ケースコンタクトを入力します。これは情報をリクエストする医師、薬剤師またはその他の医療専門家です。情報をリクエストしている人がケースコンタクトとしてリストされていない場合は、新しいケースコンタクトを作成する必要があります。
  5. 任意の作業: ケース開始チャネルを入力します。これは連絡方法です。
  6. ケース優先度を入力します。これは、ケースコンタクトが返答を受け取る速さを決定します。
  7. 任意の作業: Vault が症例採用フォームを使用しており、症例リクエストも作成したい場合、症例リクエストパネルに進みます。
  8. 保存をクリックするか、別のケースを作成する場合は保存 + 作成をクリックします。

回答コンタクト

管理者により設定される場合、ケースへの応答およびケースオブジェクト上で回答コンタクトフィールドを入力できます。入力時、Vault はケースへの回答メールをこのアドレスに送信します。回答コンタクトが存在するが空の場合、Vault はデフォルトでケースコンタクトフィールドのメールに戻ります。

有害事象の追加

症例を作成する際、症例に関連付けられた有害事象の主な詳細も取得できます。イベントセクションを含めるには、管理者は症例オブジェクトページレイアウトを設定する必要があります。

新規ケースコンタクトの作成

医師からの問合せ > ケースコンタクトに移動して作成をクリックすることで新しいケースコンタクトを作成することができます。または、ケースの作成画面から個人の作成を選択してからケースコンタクトのサブタイプを選択することで、新しいケースコンタクトレコードを作成することができます。個人の連絡先情報を入力してから保存をクリックします。また、企業管理者から新規ケースとケースコンタクトを作成することもできます。

関連コンタクトの追加

主たる症例コンタクトレコードの関連コンタクトセクションにある関連コンタクトとして、症例コンタクトに追加のメールアドレスを追加できます。これらのアドレスは、ケース応答メールの CC または BCC 受信者として、また別のは回答コンタクトとして含めることができます。

OpenData で症例コンタクトを追加する

管理者によって設定される場合、OpenData を検索して症例コンタクトと関連コンタクトレコードを作成できます。OpenData を使用して、名前、NPI、専門分野等を使って医療従事者を検索できます。OpenData で既存の症例コンタクトを検索して、該当する症例コンタクトと住所のレコードを更新することもできます。

OpenData を使用して症例コンタクトを作成するには:

  1. 症例コンタクト フィールドの双眼鏡をクリックします。
  2. 検索バーとフィルタを使用して、HCP の情報を入力します。
  3. 検索をクリックします。
  4. 検索用語に最も近いものを選択します。
  5. 確認をクリックします。

OpenData から HCP をインポートすると、Vault は症例コンタクト、関連コンタクト、個人の住所 レコード (存在する場合) を作成します。Vault はこの症例コンタクトレコードを管理し、HCP の詳細が症例コンタクトレコードで将来更新された場合の潜在的な競合を防止します。

症例コンタクトフィールド下の作成をクリックすることで、症例コンタクトを手動で作成して続行できます。症例コンタクトフィールド内の個人名を入力することで、Vault 内の既存のケース連絡先レコードを検索することもできます。

ケースリクエストの追加

ケースリクエストは、問い合わせに関する情報を保存します。ケースにケースリクエストを追加するには:

  1. ケース詳細ページから、ケースリクエストパネルの作成ボタンをクリックします。Vault が症例採用フォームを使用している場合、この手順をスキップして、症例と同時に症例リクエストを作成できます。
  2. 製品を選択します。
  3. リクエストカテゴリを選択します。
  4. リクエスト詳細を入力します。これは、ケースコンタクトから寄せられた質問またはリクエストされた情報の要約です。
  5. 任意の作業: 希望の回答方法を選択します。
  6. 任意の作業: Vault が症例採用フォームを使用しており、症例回答も作成したい場合、症例回答パネルに進みます。
  7. 保存をクリックします。

各ケースに複数のケースリクエストを追加することができます。例えば、ケースコンタクトが同じ製品の有効性と投与量の両方に関する情報が必要な場合、ケースコンタクトがコールセンターのエージェントとの同じ会話中に複数の製品に関する質問を受けた場合などがあります。

ケースの割り当て

ケース詳細ページから、アクションメニューをクリックしてケースの割り当てを選択します。リストから割当先を選択するか、名前またはメールで検索して割当先を選択することもできます。選択が終わったら開始をクリックします。ケースを割り当てると、ケース割り当てワークフローが開始します。

ケースへの回答

ケースを割り当てられると、タスクタブにそのケースが表示されます。名前をクリックしてその症例を開き、承認するボタンをクリックしてから完了をクリックします。

ケースへの回答の追加

Vault が症例採用フォームを使用している場合、フォームの症例回答パネルに症例回答タイプを追加してから、以下の手順 4 に進むことができます。

  1. ケース詳細ページから、ケースリクエストを選択します。
  2. ケースへの回答パネルにある作成ボタンをクリックします。
  3. ポップアップの選択リストから回答タイプを選択し続行をクリックします。
  4. 保存をクリックします。ケースへの回答ページにあるケースへの回答の名前をクリックしてから、編集をクリックします。
  5. 問い合わせ処理ドキュメントの追加パネルにある作成ボタンをクリックします。含めるドキュメントとそのドキュメントを回答パッケージに表示する順序を選択し、保存をクリックするか、保存 + 作成をクリックしてドキュメントを追加します。

カバーレターの生成

症例回答詳細ページのアクションメニューでカバーレターの生成をクリックして、カバーレターを生成することができます。

回答パッケージの生成

ケースへの回答詳細ページのアクションメニューから、以下のタスクを完了することができます。

  • カバーレターの生成は、回答パッケージに関する詳細を含むケースコンタクトへの同文の手紙を作成します。
  • メール回答は回答パッケージを症例コンタクトに送信します。メール回答は、症例回答タイプがメールの場合、および回答パッケージを生成した場合、または回答メモを入力した場合のみ使用可能です。
  • 回答パッケージのプレビュー生成を使用すると、実際に回答パッケージを生成する前に回答パッケージがどのように表示されるのかを確認したり、非定常状態のドキュメントをプレビューしたりできます。
  • 回答パッケージの生成は、回答パッケージの最終バージョンを作成し、カバーレターとすべての問い合わせ処理ドキュメントが固定状態にあることを要求します。Vault は、最終的な回答パッケージをケース担当者に送信し、カバーレターと回答ドキュメントを表示できるようになります。
  • タイプの変更は回答方法を変更することができます。例えば、回答をファックスからメールに変更することができます。

受領者を症例回答に追加

追加のメールアドレスを CC/BCC セクションに追加すると、これらのアドレスに CC または BCC できます。また、中央のメールアドレスを返信先アドレスに設定することもできます。このセクションを含めるには、管理者はページレイアウトを設定する必要があります。

メールアドレスからケース回答を選択する

管理者が設定した場合、ドロップダウンからをクリックしてアドレスを選択することで、レスポンスパッケージの送信元メールアドレスを選択できます。

ケースコンタクトユーザタスクの割り当て

ユーザにタスクを割り当てることができます (例: 回答ドキュメントの翻訳または新規コンテンツの作成など)。新しいタスクを作成するには、ケース詳細ページのケースコンテンツユーザータスクの作成パネルの作成ボタンをクリックします。

承認用の回答パッケージの送信

回答パッケージの承認を要求は、ケース回答詳細ページのアクションメニュー、またはケース回答詳細ページのケース名の横にある小さなアクションメニューから実行します。承認用の回答パッケージの送信を選択してから、回答パッケージを承認する個人またはグループを選択します。

回答パッケージの承認

タスクタブで、承認を割り当てられている回答パッケージを確認できます。回答パッケージを承認するには:

  1. タスク通知にあるリンクをクリックします。
  2. ケースへの回答詳細ページで、すべてのドキュメントを確認した後で同意するボタンをクリックします。
  3. 承認決断を下したら、完了をクリックして裁定の選択をします。
  4. 完了をクリックします。

このアクションを完了するには、承認者ロールが割り当てられている必要があります。

回答パッケージの送信およびケースの終了

承認者が承認した後でケースコンタクトに回答パッケージを送信するには、次の手順を実行します:

  1. ケース詳細ページのアクションメニューから回答パッケージの送信を選択します。
  2. ケースへの回答パネルで、各ケースリクエスト名の横にある小さなアクションメニューを使用して、項目に完了のマークを付けます。
  3. ケース詳細ページ上部のアラートバーにある完了ボタンをクリックしてから、ケース終了を選択して完了をクリックします。

Vault が回答パッケージメールを提供できない場合、Vault は回答パッケージを送信したユーザに送信できなかった理由が明記されたシステムメッセージを送信します。これらの通知を有効化するには、管理者は管理者 > 設定 > アプリケーション設定でメールトラッキングを有効化するオプションを選択する必要があります。

送信済みメールの表示

送信済みメールは症例回答メールオブジェクトに保存されます。回答が送信されると、ユーザはこれらのメールを症例回答オブジェクトレコードの症例回答メールセクションに表示できます。メール本文は、症例コンタクトを受領したメール本文を表示します。メール本文ではリンクは無効化されます。

ケース回答メールの削除

ケース回答メールの削除権限を持つユーザは、アクションメニューをクリックし、メールの削除を選択し、Vaultからケース回答メールオブジェクトレコードを削除できます。

有害事象を外部システムにエクスポート

有害事象レコードのアクションメニューから E2B レポートを作成をクリックして、E2B(R3) 個別症例安全性報告書 XML ファイルを生成します。このファイルを使用して、有害事象を外部安全性システムにエクスポートすることができます。E2B(R3) ファイルの生成後、レポートをダウンロードして安全システムに手動で読み込むか、Vault API を使用して XML ファイルを安全性システムに直接取り込むことができます。エクスポートした E2B レポートには、有害事象レコードの標準フィールドのみが含まれています。カスタムフィールドは含まれていません。

E2B(R3) 個別症例安全性報告書ドキュメントは、イベントオブジェクトライフサイクルの生成済み状態で作成されます。ファイルを作成すると、対応する有害事象レコードも E2B レポート生成済み状態に移動します。オブジェクトレコードとドキュメントの一貫性を維持するため、ユーザはこの状態のレコードは編集できません。レコードを編集するには、ユーザはレコードを新規状態に移動する必要があります。これにより、E2B レポートは再生の要求状態に移動します。ユーザが E2B レポートの生成ユーザアクションをもう一度実行すると、Vault は生成済み状態の新規ファイルを作成します。

医師からの問い合わせ専用のユーザインターフェース

MedComms Vault を更新して、新しい医師からの問い合わせ専用のユーザインターフェースを使用できます。医師からの問い合わせ専用のユーザインターフェースでは、1 つの画面で以下すべてを作成できます。

  • 症例レコード
  • 複数の有害事象
  • 症例コンタクト
  • 複数の症例リクエスト
  • 複数の症例回答

医師からの問い合わせページのノートパッドを使用して、症例にメモを追加することもできます。ノートパッドは、症例オブジェクトのテキスト、リッチテキスト、またはロングテキストフィールドを参照します。

任意の時点で医師からの問い合わせページの保存をクリックできます。症例リクエスト、有害事象、または症例回答を一度に追加する必要はありません。症例を保存すると、新規症例の症例詳細ページが開きます。

症例の作成

医師からの問い合わせ専用のユーザインターフェースを使用して新規症例を作成するには。ユーザインターフェースが Vault で設定・有効化されている場合:

  1. 医師からの問合せタブから、ケースを選択します。
  2. 作成をクリックします。
  3. ケースコンタクトを入力します。これは情報をリクエストする医師、薬剤師またはその他の医療専門家です。情報をリクエストしている人がケースコンタクトとしてリストされていない場合は、新しいケースコンタクトを作成する必要があります。

症例コンタクトの追加

パーソンを作成を選択してから症例コンタクトサブタイプを選択することで、医師からの問合せページから新しい症例コンタクトレコードを作成できます。個人の連絡先情報を入力してから保存をクリックします。医師からの問合せ > 症例コンタクトに進み作成をクリックして、新しい症例コンタクトの作成を継続することができます。

症例コンタクトセクション

Vaultの設定に応じて、医師からの問合せページのノートパッドの下に、専用の症例コンタクトセクションが表示される場合があります。医師からの問合せの作成中に症例コンタクトをクリックして連絡先を追加および編集することができ、連絡先から移動した後にHCPから情報を求められた場合でも、すぐに戻ることができます。

このセクションを使用するには、フィールドに入力するか、双眼鏡をクリックして検索することで、ドロップダウンから既存の症例コンタクトを選択できます。また、左の作成をクリックして、新しい連絡先を追加することもできます。個人の連絡先情報を入力してから保存をクリックします。

連絡先の横にあるアクションメニューをクリックし、連絡先情報を編集する場合は連絡先の編集、別の連絡先を選択する場合は症例コンタクトの変更を選択します。

症例リクエストの追加

症例リクエストを症例に追加するには:

  1. 医師からの問合せページで症例リクエストをクリックします。
  2. 特定の症例リクエストの情報を入力します。

複数の症例リクエストを追加することができます。例えば、複数の製品に関する HCP の質問を取得しなければならない場合があります。

有害事象の追加

症例を追加する際、有害事象も追加できます。症例リクエストおよび有害事象パネルで有害事象を追加するには、症例リクエストを追加の隣にある矢印をクリックして、有害事象を追加を選択します。次に、有害事象の情報を入力します。

症例回答の作成

症例に回答するには、回答したい症例リクエストのアクションメニューをクリックして、回答方法を選択します。そして症例回答の関連フィールドに記入します。

Veeva CRM での医師からの問い合わせ

設定されている場合、Veeva CRM 接続によって Vault は医師からの問い合わせ レコードを CRM から MedComms にプルできます。Vault は提出済みまたは保存済み状態の医師からの問い合わせレコードをプルします。スケジュールされたジョブを使用して、対応するケースおよびケース要求レコードを作成する 医師からの問い合わせインテグレーションユーザに割り当てられます。別のスケジュールされたジョブを使用して、Veeva CRM は、ソースがVeeva CRM に設定され、外部 ID フィールドが入力されている 終了 状態のすべてのケース レコードを更新します。

Vault は、両方のジョブが失敗または完了するとすぐにジョブを開始したユーザまたはジョブの所有者に通知します。

問い合わせを取得する時、Vault は、CRM の症例コンタクトフィールドと関連コンタクトフィールドを MedComms の既存のコンタクトとの照合を試行します。Vault は症例コンタクトを症例レコードの症例コンタクトフィールドに、関連コンタクトを回答コンタクトフィールドに適用します。

完全一致が存在しない場合、Vault は Veeva ID で 症例コンタクトを作成します (存在する場合)。OpenData 接続が有効の場合、Vault は OpenData からの情報を使ってレコードを入力します。

関連コンタクトレコードには、CRM で問い合わせを行ったユーザにより要求された正確なコンタクト情報が含まれます。Vault はこの情報を症例オブジェクトの回答コンタクトフィールドに入力し、ケース応答 フィールド内の値にデフォルト設定します。Vault は、CRM に入力されたメールアドレスに回答メールを送信します。症例コンタクト は全体的な HCP を表し、MedComms やその他の CRM 組織で提起されたものなど、すべてのソースからの問い合わせが含まれます。

記事のアクションを実行するには、ユーザは以下のオブジェクトの管理者: オブジェクト: 作成および編集権限を付与するセキュリティプロファイルを有している必要があります。

  • 症例
  • ケースリクエスト
  • ケース回答
  • ケース SLA
  • 問い合わせ処理ドキュメント
  • 症例コンタクト
  • イベント
  • 個人の住所

ユーザは、イベントオブジェクトの有害事象オブジェクトタイプの管理者: オブジェクト: 読取りおよび削除権限、およびイベント性別、イベント結果、イベントレポートタイプ、およびイベント報告者資格オブジェクトの管理者: オブジェクト: 読取り権限も有している必要があります。ユーザは、ケース回答メールオブジェクトレコードを削除するために、ケース回答メールの削除のオブジェクトアクション権限を持っている必要があります。