自動クレームリンクの使用 (PromoMats)

PromoMats は、クレームステートメントとその他の製品情報を比較して、サジェストリンクアクションで関連する参照資料に自動的にリンク注釈を提案・作成します。クレームにリンク付けする方法には次の 4 つがあります:

• サジェストリンク: ユーザがドキュメントのサジェストリンクボタンをクリックすると、Vault はユーザが確認して承認または却下する必要がある推奨リンクを生成します。
• 承認済みリンク: ユーザが保留中の推奨リンクを承認すると、承認済みリンクになります。
• 自動リンク: ユーザがドキュメントのリンクのボタンをクリックすると、Vault は確認または承認する必要がない完全テキスト一致に自動リンクを生成します。管理者は自動リンクを無効化することができます。
• 販促メッセージへのリンク: 埋め込み画像や動画ドキュメントなどのテキスト以外のコンテンツを持つドキュメントにリンク注釈を作成する場合、テキストアセットタイプを選択して単一の一致する承認済みテキストアセットとその参照へのリンクを手動で作成することができます。

サジェストリンクアクションの使用

一部のドキュメントタイプに自動でリンクを生成することができます。以下の場合は、ドキュメント情報ページの上部にサジェストリンクボタンが表示されます:

• 管理者がドキュメントタイプでサジェストリンクアクションを有効にした場合。
• ドキュメントの注釈および関係の編集権限がある場合。
• サジェストリンクボタンをクリックして推奨リンクがまだ生成されていない場合。
• 一致する承認済みテキストアセットが 1 つ以上ある場合。

サジェストリンクアクションが失敗した場合、あるいは 3 分以上経過した場合には Vault からシステムメッセージが送信されます。サジェストリンクアクションが完了したら、サジェストリンクボタンはサジェステッドリンクになり、システムメッセージが表示されます。サジェストリンクアクションは、サジェステッドリンク、自動リンク、またはその両方を生成できます。

拡張推奨リンクについて

拡張推奨リンク機能は、標準の推奨リンク挙動に変更を加えます。この機能は管理者が有効化する必要があります。

アクションメニューをクリックしてサジェストリンクを選択すると、拡張されたサジェストリンクアクションを実行できます。このアクションを実行するには、ドキュメント上の注釈および関係の編集権限が必要です。

推奨リンクのレビューおよび承認

サジェストリンクアクションが完了したら、システムメッセージのリフレッシュをクリックするか、サジェステッドリンクボタンをクリックして推奨リンクビューを開きます。推奨リンクが生成されると、ドキュメントの右側に推奨リンクが表示されます。推奨リンクをクリックして表示し、承認をクリックしてリンクを追加するか、却下をクリックして推奨を却下します。ユーザは、提案されたリンクを受け入れるか拒否するために、提案されたリンクによって参照されるドキュメントの閲覧権限を持っている必要があります。推奨リンクのドキュメント名にマウスオーバーしても詳細を確認でき、あるいは名前をクリックしてドキュメントを開くこともできます。Vault がサジェステッドリンクを生成するために使用したテキストアセットレコードを表示するには、生成元フィールドでその名前をクリックします。アンカーの選択ダイアログを開いた後で管理者が無効化したターゲットまたはドキュメントタイプを選択した場合、エラーメッセージが表示されます。

推奨リンクを承認すると、Vault は承認済みリンク注釈を作成します。作成された承認済みリンク注釈の参照を移動、追加、削除することはできません。また、これらのオプションは注釈ツールバーに表示されません。

Vault は、ドキュメントフィールドパネルのテキストアセットセクションで保留中と承認済みのステータスのすべてのサジェステッドリンクと承認済みリンクに関連するテキストアセットを表示します。テキストアセットの名前にマウスオーバーして詳細を確認するか、名前をクリックしてテキストアセットのレコード詳細ページに進みます。テキストアセットのすべてのサジェステッドリンクを却下した場合、このセクションには表示されません。

自動リンクについて

完全テキスト一致がある場合、Vault はサジェストリンクアクションを実行するユーザが作成した注釈の自動リンクを作成します。自動リンクは推奨リンクと似ていますが、Vault は作成される注釈リンクを追加し、ユーザはリンクをレビュー・承認する必要はありません。自動リンクを移動したりその参照を編集したりすることはできませんが、自動リンクの作成者はコメントやタグの編集や注釈の削除を行うことができます。ドキュメントフィールドパネルのテキストアセットセクションに、すべての自動リンクに関連するテキストアセットレコードが表示されます。

ワイルドカードで作成された一致は引き続き推奨リンクを生成し、ユーザはレビュー・承認を行う必要があります。管理者が自動リンクを無効化した場合、Vault はすべての一致に推奨リンクを生成します。

テキストアセットへの手動リンク

Vault はテキスト以外のコンテンツに対して推奨リンクまたは自動リンクを生成しません。お使いの Vault でクレームへの手動リンク付けが有効化され、ドキュメントに表示可能レンディションまたは動画レンディションがあり、かつサジェストリンクアクションが docType に有効化されている場合は、ドキュメントにクレームリンクを手動で追加することができます。クレームにリンクを手動で追加するには:

1. 注釈の表示ボタンをクリックして注釈モードにします。
2. 注釈ツールの選択をクリックして、リンクカーソルモードを選択します。
3. カーソルモードアイコンの右側にあるリンクタイプドロップダウンをクリックして、テキストアセットを選択します。管理者がお使いの Vault の annotation_keywords__sys オブジェクトのラベルを変更している場合、ドロップダウンにはこのラベルが表示されます。
4. 領域またはテキストを強調表示して、表示権限があるすべての承認済みクレームを含むレコード選択ダイアログを開くためのリンクを配置します。Vault は、一致するフィールドに基づいてこれらのキーワードを自動フィルタリングします。
5. 希望するテキストアセットを選択したら、閉じるをクリックして注釈を作成します。選択せずにレコード選択ダイアログを閉じると、Vault はリンク注釈を作成しません。

販促メッセージを選択する際、テキストアセット名にカーソルを合わせると、そのレコードがホバーカードで表示されます。クリックでも、テキストアセットレコードの詳細ページを表示することができます。

Vault は、ドキュメント情報ページのテキストアセットセクションに手動で追加された販促メッセージへのリンクに関連するテキストアセットレコードを表示し、販促メッセージへのリンクを含むドキュメントは、テキストアセットレコードの詳細ページの使用箇所パネルに表示されます。テキストアセットへ手動でリンク付けするには、注釈権限と関係の編集権限があるドキュメントロールに登録されている必要があります。

自己参照リンクについて

ドキュメントにリンクを追加する場合、同じドキュメントおよびバージョン内の他の場所のアンカーにリンクを作成することができます。ただし Vault では、同じドキュメントバージョンにドキュメント全体のリンクを作成することはできません。そのため場合によっては、推奨リンクまたは自動リンクが注釈を参照するリンクコンポーネントを含まないことがあります。例えば、ドキュメント A がクレーム 001 のみの参照であるとします。Jane がドキュメント A にサジェストリンクアクションを行うと、作成される注釈にはクレーム 001 へのリンクのみが含まれ、ドキュメント A へのリンクは含まれません。

また、ユーザがドキュメントレベルで同じドキュメントバージョンを参照するクレームを選択してクレームリンクを作成する場合、Vault は作成される注釈にその参照のリンクコンポーネントを含めません。例えば、ドキュメント A に PDF ファイルが含まれ、Jane がクレームリンクを作成してレコード選択ダイアログでクレーム 001 を選択した場合、作成される注釈にはクレーム 001 へのリンクのみが含まれ、ドキュメント A へのリンクは含まれません。

推奨リンクの削除

サジェストリンクアクションを取り消して、ドキュメントからすべての推奨リンクと注釈の自動リンクを削除するには:

1. 注釈の表示ボタンをクリックして注釈モードにします。
2. 注釈リンクの削除ボタンをクリックします。
3. ポップアップダイアログで、続行をクリックします。

このアクションは、ドキュメントからすべての推奨リンクと自動リンクを削除しますが、正しい権限を持つ他のユーザが将来ドキュメントのサジェストリンクアクションを使用できなくするものではありません。

リンクタイプごとのフィルタリング

フィルタメニューから、Vault が表示する注釈の種類を選択できます。

• 自動リンクを選択すると、Vault が自動生成するリンクのみを表示します。これには承認済みリンクと自動リンクが含まれます。
• 推奨リンクを選択すると、保留中ステータスの推奨リンクのみを表示します。
• 手動リンクを選択すると、手動で作成されたリンクのみを表示します。これにはドキュメントリンクとクレームリンクが含まれます。

テキストアセットレコードの使用箇所コンポーネントの表示

テキストアセットのレコード詳細ページの使用箇所セクションは、Vault がテキストアセットに生成した推奨リンクまたは自動リンク、もしくはユーザが手動で追加したクレームリンクのすべてのドキュメントバージョンを一覧表示します。Vault は各ドキュメントバージョンをまとめて一覧表示します。同一ドキュメントの複数バージョンがテキストアセットにリンク付けされている場合、Vault は各バージョンをそれぞれの行に一覧表示します。

使用個所コンポーネントには以下の列が含まれます。

• 名前: テキストアセットが使用されたドキュメントの名前とバージョン。詳細を表示するには名前にマウスオーバーするか、クリックしてドキュメントバージョンに進みます。
• 番号: テキストアセットが使用されたドキュメントのドキュメント番号。
• ステータス: テキストアセットが使用されたドキュメントのライフサイクル状態。
• 推奨: 保留中、承認済み、および却下済みリンクを含む、推奨リンクの合計数。この列には、推奨リンクの削除アクションで削除されたリンクは含まれません。
• 保留中: 保留中ステータスの推奨リンクの合計数。
• 承認済み: 承認済みステータスの推奨リンクの合計数。
• 却下済み: 却下済みステータスの推奨リンクの合計数。
• 手動: 手動で追加されたクレームリンクの合計数。
• 自動: 自動リンクの合計数。
• 最終使用: 最も最近リンクがドキュメントで作成または承認されたタイムスタンプ。これには推奨リンク、自動リンク、およびクレームリンクが含まれます。

デフォルトでは、Vault はドキュメントを最も最近使用した順に並び替えます。別のソート順に設定するには、列のヘッダーをクリックします。アクションメニューから列の編集を選択して、列を追加、削除、または並び替えます。

制限

自動クレームリンクには以下の制限があります:

• Vault はテキスト以外のコンテンツに推奨リンクを作成できません。
• ステータスが保留中の推奨リンクは複数のページにわたる一致テキストを見つけることができません。
• ステータスが保留中の推奨リンクは注釈付き PDF または注釈のエクスポートダウンロードに表示されません。
• ステータスが保留中の推奨リンクはメモビューで使用できません。
• ユーザはメモのダウンロードアクションを使用してステータスが保留中の推奨リンクをダウンロードできません。
• ユーザは、アーカイブされたドキュメントに対してサジェストリンクアクションを実行したり、保留中のリンクを受け入れたりすることはできませんが、保留中のリンクを削除することはできます。
• Vault はステータスが保留中または承認済みの推奨リンクや自動リンクを移行しません。
• ドキュメントにコピーの作成アクションを使用する場合、Vault は未保存の新規ドキュメントに保留中の推奨リンク、承認済みリンク、自動リンクを一時的に表示します。これらの注釈タイプは、新規ドキュメントが保存されるとコピーされません。手動リンクとクレームリンクは、コピーの作成アクションを使用して新規ドキュメントにコピーされます。
• 承認済みリンクまたは自動リンクの注釈が付いたドキュメントにコピーの作成アクションを使用する場合、Vault は、自動リンクのリンク付けされたドキュメント関係を含めるがお使いの Vault で有効化されていない限り関連するリンク付けられたドキュメント関係をコピーしません。この機能を有効にするには、Veeva サポートにご連絡ください。

関連権限

自動クレームリンク関連機能は、以下の権限により管理されます: