注: Approved Email を適切に機能させるために、Vault ユーザはイベント API へのアクセス権限が必要です。
いくつかの簡単な手順で Approved Email を設定し、CRM で利用できるようにすることができます。
- テンプレートを作成し、アセットレンディションをアップロードします。
- 任意の作業: 所定の関係タイプを使用し、メールテンプレートと Vault のコンテンツドキュメントの間に関係を追加します。
- 任意の作業：1 つまたは複数のメールフラグメントを作成します。所定の関係タイプを使用し、メールフラグメントと Vault のその他ドキュメントの間に関係を追加します。必要に応じて、アセットレンディションをアップロードします。
- 任意の作業: 必要であれば、添付文書のダウンロード設定を更新します。
- 任意の作業: 1 つまたは複数のテンプレートフラグメントを作成し、それぞれにアセットレンディションをアップロードします。
- テンプレート、テンプレートフラグメントおよびメールフラグメントを、ステージングテスト用にステージング済みの状態に移します。ユーザは、ワークフローまたは構成済み状態変更ユーザアクションでこの操作を行うことができます。
- CRM ユーザがアクセスできるよう、テンプレート、テンプレートフラグメントおよびメールフラグメントを承認済みの状態に移します。
- 任意の作業: Litmus™ 統合でさまざまなデバイスやブラウザのメールテンプレートのプレビューを生成します。
Vault は、Approved Email に使用されるドキュメントフィールドでのセキュリティオーバーライドに対応していません。
注: Vault ユーザがその機能を使用するには Approved Email のライセンスが必要です。メールテンプレート、メールフラグメント、マスターメールフラグメント、テンプレートフラグメントなどの Approved Email ドキュメントタイプは、適切なライセンスがない場合は Vault で無効になります。無効のドキュメントタイプにドキュメントをアップロードしようとすると、サーバーエラーが発生する可能性があります。
メールテンプレートを設定するには
メールテンプレートを設定するには:
- メールテンプレートのドキュメントタイプで新規ドキュメントを作成します。ソースファイルとして HTML ファイルを含めます。お使いの Vault が BEE メールテンプレートエディタを使用している場合、プレースホルダーを作成して、ドキュメントのアクションメニューでメールの編集を選択し、HTML を設定します。
- ドキュメントフィールドのアセットに、メールテンプレートの HTML で使用するアセットファイル (画像など) が入った ZIP ファイルをアップロードします。ファイル名には一部の特殊文字を使用できません (%、/、? )。Vault が content/_commercial/bee-email-template-editor.md メールテンプレートエディタを使用している場合、Vault はこの ZIP ファイルを自動生成します。
- 任意の作業: 所定の関係タイプを使用して、メールテンプレートと関連ドキュメント (処方情報など) の間に関係を追加します。
- 任意の作業: ドキュメントフィールドの関係メールフラグメントで、メールフラグメントを検索し選択します。詳しくは以下を参照してください。
- 製品別にフラグメントを制限フィールドを設定します。詳しくは以下を参照してください。
- 任意の作業: 同意チェック設定を選択します。
- サーベイフィールドを設定します。
同意チェックの選択リストについて
同意チェックの選択リストは、管理者に同意の適用方法を決定するためにさらに詳細なレベルの情報を提供します。
- はい を選択すると、有効な同意がある場合に Vault は受領者にのみメールを送信します。
- いいえ を選択すると、Vault は同意の状態に関係なくメールを送信します。
- デフォルトを選択するか、選択を行わないでください。
- 受領およびダブルオプトインは同意を強制しません。
Vault は、同意チェック選択リストの同意設定を、現在設定中の特定のテンプレートから作成したメールにのみ適用します。他のメールの同意チェック設定は影響を受けません。
メールフラグメントを設定するには
メールフラグメントを設定するには：
- メールフラグメントのドキュメントタイプで新規ドキュメントを作成します。ソースファイルとして HTML ファイルを含めて、ドキュメントフィールドで 1 つ以上の製品を必ず選択します。
- 任意の作業: ドキュメントフィールドのアセットに、メールフラグメントの HTML で使用するアセットファイル (画像など) が入った ZIP ファイルをアップロードします。
- メールフラグメントと関連ドキュメント (処方情報など) の間に、所定の関係タイプを使用して関係を追加します。
- サーベイフィールドを設定します。
テンプレートフラグメントを設定するには
テンプレートフラグメントを設定するには:
- テンプレートフラグメントのドキュメントタイプで新規ドキュメントを作成します。ソースファイルとして HTML ファイルを含めます。
- ドキュメントフィールドのアセットに、メールテンプレートの HTML で使用するアセットファイル (画像など) が入った ZIP ファイルをアップロードします。
キーメッセージを設定する方法
キーメッセージを追加するには:
- 共有キーメッセージオブジェクト参照フィールドをメールテンプレートおよびメールフラグメントドキュメントタイプに追加します。詳細は、ドキュメントフィールドの管理をご覧ください。
- CRM にある各キーメッセージのキーメッセージ (
key_message__v) オブジェクトレコードが Vault にあることを確認します。両方のオブジェクトレコードの外部 ID (external_id__v) フィールドの値は一致する必要があります。 - ライブラリから、各メールテンプレートまたはメールフラグメントドキュメントを編集して、キーメッセージフィールドに必要なオブジェクト参照を追加します。
- CRM の Approved Email 管理者ページでキーメッセージマッピングを更新します。
- Vault から CRM と同期します。
マスターメールフラグメントを設定する方法
マスターメールフラグメントを設定するには:
- マスターメールフラグメントのドキュメントタイプで新規ドキュメントを作成します。ソースファイルとして HTML ファイルを含めて、ドキュメントフィールドで 1 つ以上の製品を必ず選択します。
- 任意の作業: ドキュメントフィールドのアセットに、メールフラグメントの HTML で使用するアセットファイル (画像など) が入った ZIP ファイルをアップロードします。
- マスターメールフラグメントと関連ドキュメント (処方情報など) の間に、所定の関係タイプを使用して関係を追加します。
マスターメールフラグメントを使用する方法
マスターメールフラグメントを使用して、Vault のドキュメントからメールフラグメントを自動作成することができます。このアクションは、特定の条件を満たすドキュメントにのみ利用可能です。マスターからメールフラグメントを作成するには:
- メールフラグメントにしたい元のドキュメントを開きます。
- ドキュメントのアクション (歯車) メニューでメールフラグメントの作成を選択します。
- マスターメールフラグメントの選択ダイアログで、マスターメールフラグメントを選択します。
- 作成をクリックして、新規メールフラグメントドキュメントの作成を開始します。この処理には数分かかる場合があります。
マスターメールフラグメントからの作成の仕組み
マスターメールフラグメントおよび元のドキュメントから新規メールフラグメントドキュメントを作成すると、Vault は以下を行います。
- ドキュメントタイプがメールフラグメントの新規ドキュメントを作成し、そのステータスを下書きに設定する
- 元のドキュメントの次のフィールド値を新規メールフラグメントドキュメントにコピーする: 名前、タイトル、国、詳細グループおよび製品
- マスターメールフラグメントドキュメントの次の関係とフィールド値を新規メールフラグメントドキュメントにコピーする: 組み込みビューア、CRM テリトリー、ライフサイクル、アセット、関連 ISI、関連 PI およびその他の関連ドキュメント
- マスターメールフラグメントドキュメントのソースファイルを新規メールフラグメントドキュメントにコピーし、Vault トークンが対応する値に置き換える: 例えば、トークン ${title__v} は元のドキュメントのタイトル値に置き換えられます。
- 新規メールフラグメントドキュメントに、元のドキュメントを指す関連項目 (PromoMats) または関連メディカルコンテンツ (MedComms) の関係を作成する
関連権限 & 元のドキュメントの条件
メールフラグメントの作成アクションにアクセスするには:
- Approved Email 権限を付与するセキュリティプロファイルを有している必要があります。デフォルトでは、システム管理者および Vault 所有者のみが使用できます。
- メールフラグメントドキュメントタイプにドキュメントの作成権限を有している必要があります。これは、ドキュメントタイプ設定経由で割り当てられます。
- 元のドキュメントをバインダーにすることはできません。
- 元のドキュメントは、次のいずれのドキュメントタイプにもすることはできません: メールテンプレート、テンプレートフラグメント、メールテンプレートまたはマスターメールテンプレート。
- 元のドキュメントは、管理者がメールフラグメントの作成ユーザアクションを設定しているライフサイクル状態にある必要があります。
自動作成マスターメールフラグメント
設定時、Vault は Approved Email フラグメントを自動作成します。自動マスターメールフラグメント作成を有効化するには:
- 管理者 > 設定 > アプリケーション設定に進みます。
- 編集をクリックします。
- Approved Email で、Veeva CRM 用に Approved Email フラグメントを公開する チェックボックスを選択します。
- 保存をクリックします。
- 設定 > ドキュメントフィールド に移動し、Veeva CRM 用に公開 (メール) フィールドを該当するドキュメントタイプに追加します。
- ドキュメントフィールド ページで、マスターメールフラグメント ドキュメントタイプをクリックします。
- ターゲットドキュメントタイプをクリックしてから 編集 をクリックします。
- ステータスで有効を選択します。
- 保存をクリックします。
メールフラグメントを自動作成するには、ドキュメントを作成して次のフィールドを記入しながら、Veeva CRM (メール) 用に公開 チェックボックスを選択します:
- ターゲットドキュメントタイプ
- CRM 製品
- 製品
- 国
- 言語
Vault は、これらのフィールドを対応する最も近い固定状態のマスターメールフラグメントと照合し、ドキュメントからメールフラグメントを作成します。複数の一致がある場合、Vault は指定された国ごとにフラグメントを作成します。
Vault は、ターゲットドキュメントタイプ フィールド内で表示されるドキュメントタイプに対して、マスターメールフラグメント を使用してメールフラグメントを自動生成します。
原稿からのドキュメントフィールド値はメールフラグメントに転送されます。
注: Publish for Veeva CRM 用に公開 (メール) チェックボックスがオフになっている場合、Vault はメールフラグメントを作成してそれを Approved Email ライフサイクルの 削除済み 状態に割り当てます。
エントリアクションの設定
メールフラグメント状態の更新 エントリアクション をドキュメントライフサイクル状態に追加して、Approved Email ライフサイクルのターゲット状態を選択します。これにより、Veeva は特定のドキュメントとの関係でメールフラグメントを更新できます。このエントリアクションは Approved Email ライフサイクル上では設定できませんこのエントリアクションを設定する前に、Approved Email ライフサイクルが メールフラグメント ドキュメントタイプで定義されることを確認してください。
デフォルトでは、メールフラグメントの固定状態には 有効期限を設定する必要があります。メールフラグメント状態の更新 エントリによってフラグメントを固定状態に送信させるには、最初に 設定 > ドキュメントフィールド に移動して 有効期限 フィールドをクリックする必要があります。編集をクリックしてコピー実行中にこのフィールドをコピーしない チェックボックスをオフにしてから、保存 をクリックします。これにより Vault は 有効期限 を自動入力し、該当のエントリアクションによってフラグメントを固定状態に設定できます。Vault にその他のライフサイクルを使用してドキュメントの 有効期限 をコピーさせない場合は、イベントアクション の影響を受けるライフライクル状態に追加し、有効期限 フィールドを NULL に設定します。
注: エントリアクションの設定後に Veeva CRM 用に Approved Email フラグメントを公開 を無効化する場合、Vault はメールフラグメントのライフサイクル状態を更新しません。
システムメッセージの設定
フラグメント作成が完了すると、メールおよび Vault システムメッセージが届きます。通知には作成済みフラグメント一覧と失敗一覧が含まれます。設定 > 通知テンプレートに移動することで、これらの通知を編集できます。
HTML ソースファイル
Approved Email のソースファイルとしてアップロードする HTML は、アップロードする前に UTF-8 エンコード方式にする必要があります。
ドキュメントのダウンロード & 調節オプション
お使いの Vault で使用可能な設定となっている場合、メールに添付されているドキュメントのドキュメント情報ページのフィールドパネルに外部ビューアセクションが表示されます。ここには以下が表示されます:
- PDF ダウンロードを許可する: これはウェブサイトオブジェクトを参照する複数選択のオブジェクト選択リストです。Approved Email 外部ビューアから表示可能レンディションのダウンロードを許可するには、Approved Email を選択します。
- ソースダウンロードを許可する: これはウェブサイトオブジェクトを参照する複数選択のオブジェクト選択リストです。Approved Email 外部ビューアからソースファイルのダウンロードを許可するには、Approved Email を選択します。
- ドキュメント調節: この選択リストは、Approved Email ビューアでデフォルトのドキュメントズーム: 幅を合わせるまたは高さを合わせるを指定します。
ダウンロードを許可する場合、受領者がリンクされたドキュメントを開くと、ビューアにダウンロードメニューが表示されます。ドキュメント設定に関わらず、動画ファイルのダウンロードは許可されていません。
外部ビューアのトラッキング
設定された場合、外部ビューアで閲覧したドキュメントごとの閲覧数を追跡してレポートすることができます。
メールフラグメントを制限する
組織によっては、Approved Email のユーザが特定のメールテンプレート用に選択できるメールフラグメントを制限する必要がある場合があります。Vault では、以下の二つの方法でこの操作を行うことができます。これらの制限を設定するには Veeva CRM で追加の構成が必要になりますので、ご注意ください。
- 関係メールフラグメント関係タイプ: この関係タイプを使用して、メールテンプレートと特定のメールフラグメントとの間に関係を追加し、メールフラグメントを制限することができます。この設定が有効になると、Approved Email のユーザは、メールテンプレートに明示的にリンクされているものからしかメールフラグメントを選択できなくなります。Veeva CRM 用に Approved Email フラグメントを公開 の有効時、その関係はバージョン固有のものです。
- 製品別にフラグメントを制限ドキュメントフィールド: メールテンプレートごとに、この機能を使用して、メールテンプレートに記載された製品に基づいて、ユーザがメールテンプレートに挿入することができるフラグメントリストを制限することができます。このフィールドのデフォルトははいに設定されており、製品ごとにフラグメントを制限します。
メールテンプレートタイプ
メールテンプレートタイプは、メールテンプレートドキュメントタイプの標準フィールドです。このフィールドに選択する値は、CRM でメールテンプレートが選択できる場所を決定します。例えば、ユーザが CoBrowse セッションをスケジューリングし、「メール案内の送信」ボタンを使用した場合、そのユーザは、CoBrowse がメールテンプレートタイプフィールドで選択された場合にのみメールテンプレートを選択することができます。このフィールドを使用しないと選択した場合、すべてのメールテンプレートは標準テンプレートタイプとなります。
コンテンツタイプオブジェクト & ドキュメントフィールド
コンテンツタイプ (crm_content_type__v) オブジェクトを使うと、メディカルコミュニケーションや安全性情報といった特定のコンテンツタイプをメールテンプレートに関連付けることができます。管理者がコンテンツタイプを定義することができます。
コンテンツタイプは、メールテンプレートドキュメントタイプの標準フィールドです。このフィールドを使うと、メールテンプレートに関連するコンテンツタイプを指定することができます。
注: コンテンツタイプは始めは無効の状態です。管理者は使用できるようにステータスを有効に設定する必要があります。
メールドメインフィールド
メールドメイン (email_domain_v) フィールドを使うと、Approved Email の送信にドメインを指定することができます。CRM で定義された値を上書きします。
ファイルサイズの制限
これらの制限は、レンディションとソースファイルに適用されます:
- いずれのファイルも 4GB 未満でなければなりません。
- ゼロ (0) バイトのファイルはアップロードできません。