启用后，PromoMats 和 MedComms Vault 中的用户在备份文档或活页夹时可选择原因。在进行复制对话框中，用户可以在复制原因选项列表中选择值。所选值会在备份文档的文档信息字段面板中显示。
如要启用此功能，请导航至管理员 > 设置 > 申请设置。在制作备份节段下，选中启用备份原因复选框。即会启用备份原因共享字段。接下来，启用原始源追踪。
如要配置备份原因字段，请在管理员 > 配置 > 文档字段中的共享字段下找到该字段，然后单击编辑。在选项列表值节段中，输入用户可在备份原因选项列表中选择的值。您可通过勾选所输入原因对应的默认复选框来选择将该值作为默认显示选项。完成输入选项列表值操作后，单击保存。您还可从业务管理员 > 选项列表页面管理此字段的选项列表值。
配置备份原因字段后，您可将其添加至您希望用户在制作备份时选择原因的任何文档类型。有关如何将共享字段添加至某个文档类型的更多信息，请参阅使用共享字段。