使用自动声明链接 (PromoMats)

PromoMats 可比较声明表和其他产品信息，以通过建议链接操作自动建议和创建相关参考资料的链接注释。有四种方法可链接至声明：

• 建议链接：当您单击文档上的建议链接按钮时，Vault 会生成一些您必须查看并接受或拒绝的建议链接。
• 已批准的链接：当您接受处于待定状态的建议链接时，它会变为已批准的链接。
• 自动链接：当您单击文档上的建议链接按钮时，Vault 会为完全匹配的文本生成自动链接，无需再对该部分进行审核或批准。您的管理员可禁用自动链接。
• 声明链接：在包含非文本内容的文档（例如嵌入图像或视频文档）上创建链接注释时，您可选择文本资产类型，以手动创建指向单项已批准匹配文本资产及其参考的链接。

使用建议链接操作

您可为某些文档类型自动生成链接。在以下情况下，建议链接按钮会出现在“文档信息”页面的顶部：

• 您的管理员已针对该文档类型启用了建议链接操作。
• 您拥有该文档相关注释和编辑关系权限。
• 尚未通过单击建议链接按钮生成建议的链接。
• 至少有一个匹配的已批准文本资产。

如果建议链接操作失败或该操作耗时超过三 (3) 分钟，Vault 会通知您。建议链接操作完成后，建议链接按钮变为建议链接按钮，您将会收到通知。建议链接操作可生成建议链接、自动链接或两种链接。

关于启用增强的建议链接

增强的建议链接功能会修改标准建议链接行为。此功能必须由管理员启用和配置。

您可以单击“操作”菜单并选择建议链接以运行增强的建议链接操作。要执行此操作，必须对文档拥有注释和编辑关系的权限。

查看和接受建议链接

完成建议链接操作后，单击通知中的刷新或单击建议的链接按钮以打开“建议的链接”视图。建议的链接生成后，即会显示在文档的右侧。单击建议的链接进行查看，然后单击接受以添加该链接，或者单击拒绝以拒绝该建议。用户必须拥有建议链接所引用的文档的查看权限，才能接受或拒绝它。您还可以将光标悬停在建议的链接中文档名称的上方以获取更多信息，然后单击名称以打开该文档。如要查看 Vault 生成建议链接时使用的文本资产记录，请在来源字段中单击其名称。打开选择锚点对话框后，如果您选择的目标或文档类型已被管理员禁用，您会收到一条错误消息。

当您接受建议链接时，Vault 会创建一个已批准链接注释。您不能移动、添加或删除生成的已批准链接注释中的参考，且这些操作选项不会出现在注释工具栏中。

Vault 会在文档字段面板的文本资产节段显示处于待处理和已批准状态的所有建议和已批准链接的相关文本资产记录。将光标悬停在文本资产的名称上方以获取详细信息，或单击该名称以转至文本资产的记录详细信息页面。如您拒绝某个文本资产的所有建议的链接，则该关键字将不会再出现在此节段中。

关于自动链接

如果存在完全匹配的文本，Vault 会通过执行建议链接操作创建由创建用户发起的自动链接注释。自动链接与建议链接类似，但 Vault 会添加生成的注释，无需您查看和接受链接。您不能移动自动链接或编辑其参考；但自动链接的发起者可编辑其评论和标签并删除注释。Vault 在文档字段面板的文本资产节段显示所有自动链接的相关文本资产记录。

使用通配符创建的匹配项仍会生成一些您必须查看并接受的建议链接。如果您的管理员禁用了自动链接，Vault 会为所有匹配项生成建议链接。

手动链接至文本资产

Vault 不会为非文本内容生成建议链接或自动链接。如果您的 Vault 中启用了“手动链接至声明”功能，文档包含可视或视频格式副本，且针对该文档类型启用了建议链接操作，则您可手动添加指向文档的声明链接。如要手动添加指向声明的链接：

1. 单击查看注释按钮，以进入注释模式。
2. 单击选择注释工具并选择链接光标模式。
3. 单击光标模式图标右侧的链接类型下拉列表，然后选择文本资产。如果您的管理员更改了您的 Vault 中的 annotation_keywords__sys 对象相关标签，您将在下拉列表中看到此标签。
4. 突出显示放置链接的区域或文本以打开包含您有权限查看的所有已批准声明的记录选择器对话框。Vault 会根据匹配字段自动筛选这些声明。
5. 选择所需的文本资产，然后单击关闭以创建注释。如果您在没有进行选择的情况下关闭记录选择器对话框，则 Vault 不会创建链接注释。

选择声明时，您可以将鼠标悬停在文本资产名称上，以在悬停卡片中显示其记录。您也可以单击查看文本资产记录详细信息页面。

Vault 会显示与在“文档信息”页面的文本资产节段手动添加的声明链接相关的文本资产记录，包含声明链接的文档出现在文本资产记录详细信息页面的使用位置面板中。您必须是具有注释和编辑关系权限的文档角色，才能手动链接至文本资产。

关于自我引用链接

添加指向一个文档的链接时，可创建指向同一文档和版本内部其他位置的锚点的链接。但是，Vault 会阻止您创建指向同一文档版本的整个文档链接。因此，某些情况可能会导致建议链接或自动链接在生成的注释中不包含该参考的链接组件。例如，文档 A 是声明 001 的唯一引用。如果 Jane 对文档 A 执行建议链接操作，则生成的注释仅包含指向声明 001 的链接，不包含指向文档 A 的链接。

此外，如果用户通过选择在文档级别引用相同文档版本的声明来创建一个声明链接，则 Vault 不会在生成的注释中纳入该引用的链接组件。例如，如果文档 A 包含一个 PDF 文件，而 Jane 创建了一个声明链接并在记录选择器对话框中选择了声明 001，则生成的注释仅包含指向声明 001 的链接，而不包含指向文档 A 的链接。

删除建议链接

要撤消建议链接操作并从文档中删除所有建议的链接和自动链接注释，请执行以下操作：

1. 单击查看注释按钮，以进入注释模式。
2. 单击移除建议的链接按钮。
3. 在弹出的对话框中，单击继续。

此操作会删除文档的所有建议链接和自动链接，但不会阻止具有适当权限的其他用户未来基于该文档使用建议链接操作。

按链接类型筛选

在筛选器菜单中，您可选择 Vault 显示的注释类型。

• 选择自动链接，可仅查看 Vault 自动生成的链接。这包括已批准链接和自动链接。
• 选择建议链接，可仅查看处于待处理状态的建议链接。
• 选择手动链接，将仅显示手动创建的链接。这包括文档链接和声明链接。

查看与文本资产记录有关的使用位置组件

文本资产记录详细信息页面的使用位置节段列出了涉及 Vault 已为该文本资产生成建议链接或自动链接或者用户已手动添加声明链接的所有文档版本。Vault 会将每个文档版本列出一次。如果同一文档的多个版本包含某个文本资产相关链接，则 Vault 会在其对应行中列出每个版本。

使用位置组件包括以下列：

• 名称：使用文本资产的文档的名称和版本。将鼠标悬停在名称上以获取更多信息，或单击以导航至该文档版本。
• 编号：使用文本资产的文档的文档编号。
• 状态：使用文本资产的文档的生命周期状态。
• 建议：建议链接的总数，包括待处理、已接受和已拒绝链接。此列不包括使用删除建议链接操作删除的链接。
• 待处理：处于待处理状态下的建议链接总数。
• 已接受：处于已接受状态下的建议链接总数。
• 已拒绝：处于已拒绝状态下的建议链接总数。
• 手动：手动添加的声明链接总数。
• 自动：自动链接的总数。
• 最后使用：最近基于文档创建或接受链接的时间戳。这包括已批准链接和自动链接。

在默认情况下，Vault 按最近使用情况对文档进行排序。您可通过单击任何列标题来设置不同的排序顺序。在操作菜单中选择编辑列以添加、删除列或对列进行重新排序。

限制

自动声明链接存在以下限制：

• Vault 无法在非文本内容上创建建议的链接。
• 处于待定状态的建议链接找不到跨越多个页面的匹配文本。
• 处于待定状态的建议链接不会显示在包含注释的 PDF 或导出注释下载中。
• 处于待定状态的建议链接在备注视图中不可用。
• 用户无法使用下载备注操作下载处于待定状态的建议链接。
• 用户无法运行建议链接操作或接受存档文档上的待处理链接，但可以删除待处理链接。
• Vault 不会前移处于待定或已批准状态的建议链接或自动链接。
• 对文档使用进行复制操作时，Vault 会在未保存的新文档中临时显示处于待定状态的建议的链接、已批准的链接和自动链接。保存后这些注释类型不会备份到新文档中。使用制作备份操作时，手动链接和声明链接将备份到新文档中。
• 基于带有已批准链接或自动链接注释的文档使用制作备份操作时，除非您的 Vault 启用了包括自动链接相关链接文档关系，否则 Vault 不会备份相关联的链接文档关系。联系 Veeva 支持团队以启用此功能。

相关权限

以下自动声明链接相关权限控制功能：