设置 Approved Email（PromoMats 和 MedComms）

您可通过以下几个简单步骤设置 Approved Email 供 CRM 使用：

  • 创建模板并上传资产格式副本。
  • 可选操作：使用所提供的关系类型在 Vault 中添加电子邮件模板和内容文档之间的关系。
  • 可选操作：创建一个或多个电子邮件片段。使用所提供的关系类型在 Vault 中添加电子邮件片段和其它文档之间的关系。根据需要上传资产格式副本。
  • 可选操作：根据需要更新附加文档的下载设置。
  • 可选操作：创建一个或多个模板片段并上传各个片段的资产格式副本。
  • 将模板、模板片段和电子邮件片段移至内测状态进行公开测试。用户可通过工作流或配置的状态变更用户操作完成该操作。
  • 将模板、模板片段和电子邮件片段移至已批准状态，以便 CRM 用户进行访问。
  • 可选操作：使用 Litmus™ 集成在不同设备和浏览器上生成您电子邮件模板的预览。

注意：Vault 不支持对用于 Approved Email 的任何文档字段的安全覆盖。

如何设置电子邮件模板

若要设置电子邮件模板：

  1. 使用文档类型电子邮件模板创建新的文档。包含 HTML 文件作为源文件。如果您的 Vault 使用 BEE 电子邮件模板编辑器，请创建一个占位符并从文档的操作菜单中选择编辑电子邮件以配置 HTML。
  2. 在文档字段中的资产中上传含有电子邮件模板 HTML 中使用的资产文件（图片等）的 ZIP 文件。注意：文件名不可包含特殊字符（%、/、？）。如果 Vault 使用 content/_commercial/bee-email-template-editor.md 电子邮件模板编辑器，Vault 会自动生成此 ZIP 文件。
  3. 可选操作：使用所提供的关系类型添加主电子邮件片段和关联文档（订阅信息等）之间的关系。
  4. 可选操作：在文档字段中的关联电子邮件片段中搜索并选择电子邮件片段。详细信息请参阅下方。
  5. 设置按产品限制片段字段。请参阅以下详细信息。
  6. 可选操作：选择同意检查设置。
  7. 设置调查字段。

同意检查选项列表为管理员提供另一级别的权限，以确定如何采纳同意书。

  • 选择是，如果存在有效同意书，Vault 将仅向收件人发送电子邮件。
  • 选择否，Vault 将直接发送电子邮件，而不考虑同意书的状态。
  • 选择默认值或不选择。
  • 收件人和双重确认

Vault 仅针对您从您当前配置的特定模板中创建的电子邮件使用同意检查选项列表设置。其它电子邮件的同意检查设置不会受到影响。

如何设置电子邮件片段

若要设置电子邮件片段：

  1. 使用文档类型电子邮件片段创建新的文档。包含 HTML 文件作为源文件，并确保从文档字段中选择一 (1) 个产品。
  2. 可选操作：在文档字段的资产中，上传含有电子邮件片段 HTML 中使用的资产文件（图片等）的 ZIP 文件。
  3. 使用所提供的关系类型添加主电子邮件片段和关联文档（订阅信息等）之间的关系。
  4. 设置调查字段。

如何设置模板片段

若要设置模板片段：

  1. 使用文档类型模板片段创建新的文档。包含 HTML 文件作为源文件。
  2. 在文档字段中的资产中上传含有电子邮件模板 HTML 中使用的资产文件（图片等）的 ZIP 文件。

如何设置关键消息

若要添加关键消息：

  1. 在电子邮件模板和电子邮件片段文档类型中添加共享关键消息对象引用字段。了解更多关于管理文档字段的消息。
  2. 确保 CMR 中存在 Vault 中用于各关键消息的关键消息 (key_message__v) 对象记录。两个对象记录中外部 ID (external_id__v) 字段的值必须相同。
  3. 从文档库中编辑各电子邮件模板或电子邮件片段文档，以在关键消息字段添加所需的对象引用。
  4. 在 CRM 中的 Approved Email 管理员页面上传关键消息映射。
  5. 从 Vault 中实现与 CRM 同步。

如何设置主电子邮件片段

若要设置主电子邮件片段：

  1. 使用文档类型主电子邮件片段创建新的文档。包含 HTML 文件作为源文件，并确保至少从文档字段中选择一 (1) 个产品。
  2. 可选操作：在文档字段的资产中，上传含有电子邮件片段 HTML 中使用的资产文件（图片等）的 ZIP 文件。
  3. 使用所提供的关系类型添加主电子邮件片段和关联文档（订阅信息等）之间的关系。

如何使用主电子邮件片段

您可使用主电子邮件片段从 Vault 中的文档中自动创建电子邮件片段。注意：该操作仅可用于符合特定条件的文档。若要从主电子邮件片段中创建电子邮件片段：

  1. 打开您希望转换成电子邮件片段的原始文档。
  2. 从文档的操作（齿轮）菜单上选择创建电子邮件片段。
  3. 在选择主电子邮件片段对话框内选择主电子邮件片段。
  4. 点击创建开始创建新的电子邮件片段文档。这可能需要花费几分钟时间。

如何使用主电子邮件片段创建功能

当您从主电子邮件片段和原始文档创建新的电子邮件片段时，Vault 将：

  • 使用电子邮件片段文档类型创建新的文档并将其状态设置为草稿
  • 将以下字段值从原始文档复制到新的电子邮件片段文档：姓名、职务、国家、详细信息组和产品
  • 将以下关系和字段值从主电子邮件片段文档复制到新的电子邮件片段文档：嵌入查看器、CRM 领域 、生命周期、资产、关联 ISI、关联 PI 和其它关联文档
  • 将源文件从主电子邮件片段文档复制到新的电子邮件片段文件，使用相应的值替代 Vault 令牌，例如使用原始文件的职务值替代令牌 ${title__v}。
  • 在新的电子邮件片段文档上创建指向原始文档的关联片段 (PromoMats) 或关联医疗内容 (MedComms)

关联权限和原始文档条件

若要访问创建电子邮件片段操作：

  • 您必须拥有授予 Approved Email 权限的安全配置文件。默认情况下，该权限仅供系统管理员和 Vault 所有者使用。
  • 您必须拥有创建使用电子邮件片段文档类型的文档的权限。该权限通过文档类型配置分配。
  • 原始文档不可用作活页夹。
  • 原始文档不可用作以下任何文档类型：电子邮件模板、模板片段、电子邮件模板或主电子邮件模板。
  • 原始文档的生命周期状态必须为管理员设置创建电子邮件片段用户操作的状态。

自动创建主电子邮件片段

配置后，Vault 会自动创建 Approved Email 片段。要启用主电子邮件片段自动创建功能：

  1. 导航至管理 > 设置 > 应用程序设置。
  2. 单击编辑。
  3. 在 Approved Email 下方，选中为 Veeva CRM 发布 Approved Email 片段复选框。
  4. 单击保存。
  5. 导航到配置 > 文档字段，并将针对 Veeva CRM 发布（电子邮件）字段添加到适用的文档类型。
  6. 在文档字段页面上，单击主电子邮件片段文档类型。
  7. 单击目标文档类型，然后单击编辑。
  8. 在状态下方，选择活动。
  9. 单击保存。

要自动创建电子邮件片段，请在创建文档时选中针对 Veeva CRM 发布（电子邮件）复选框，并填写以下字段：

  • 目标文档类型
  • CRM 产品
  • 产品
  • 国家/地区
  • 语言

Vault 会将这些字段与最接近的相应稳定状态主电子邮件片段匹配，并从此文档中创建电子邮件片段。如果存在多个匹配项，Vault 会为每个指定的国家创建一个片段。

Vault 将使用一个主电子邮件片段，为目标文档类型字段中所示的文档类型自动生成电子邮件片段。

来自原始文档的文档字段值将传输到此电子邮件片段。

配置入口操作

您也可以将更新电子邮件片段状态入口操作添加到文档生命周期状态，并选择 Approved Email 生命周期的目标状态。这样，Vault 即可使用与给定文档之间的关系来更新电子邮件片段。您无法在 Approved Email 生命周期上配置此入口操作。在配置此入口操作之前，请确认在电子邮件片段文档类型上定义了 Approved Email 生命周期。

默认情况下，电子邮件片段的稳定状态需要一组过期日期。如果希望更新电子邮件片段状态入口操作，以便将片段发送给稳定状态，您首先需要导航到配置 > 文档字段并单击过期日期字段。单击编辑并清除在创建副本期间不复制此字段复选框，然后单击保存。这样，Vault 即可自动填充过期日期，并允许入口操作将片段设置为稳定状态。如果不希望 Vault 为使用其他生命周期的文档复制过期日期，您可以将一个事件操作添加到受影响的生命周期状态，以便将过期日期字段设置为 NULL。

配置通知

完成片段创建过程之后，您会收到电子邮件和 Vault 通知。此通知包含所创建的片段的列表以及所有失败的列表。您可以导航到配置 > 通知模板，以编辑这些通知。

HTML 源文件

您作为 Approved Email 源文件上传的 HTML 必须在上传前转换为 UTF-8 格式。

文档下载和适配选项

如果您的 Vault 配置允许该操作，您将在将添加至电子邮件中的文件的文档信息页面的字段面板上看到一个外部查看器节段。从该页面，您将看到：

  • 允许 PDF 下载：该多选对象选项列表会引用网站对象。若要允许从 Approved Email 外部查看器中下载可视格式副本，请选择 Approved Email。
  • 允许源文件下载：该多选对象选项列表会引用网站对象。若要允许从 Approved Email 外部查看器中下载源文件，请选择 Approved Email。
  • 文档适配：该选项列表可让您指定 Approved Email 查看器中文件的默认缩放尺寸：自适应宽度或自适应高度。

如果您允许下载，收件人将在打开关联文档时在查看器中看到下载菜单。注意：不允许下载视频文件，无论文档采用什么设置。

外部查看器跟踪

配置后，您可以跟踪和报告通过外部查看器查看的每个文档的视图数。

限制电子邮件片段

一些组织可能需要限制 Approved Email 中的用户为给定电子模板选择的电子邮件片段。Vault 可让您通过下述两种方式实现该操作。注意：设置此类限制需要在 Veeva CRM 中进行额外配置。

  • 关联电子邮件片段关系类型：您可选择通过使用该关系类型添加电子邮件模板和特定电子邮件片段间的关系，限制电子邮件片段。如果启用该设置，Approved Email 中的用户将仅可从直接关联至该电子邮件模板的电子邮件片段中选择电子邮件片段。启用为 Veeva CRM 发布 Approved Email 片段之后，关系将特定于版本。
  • 通过产品限制片段文档字段：对于每个电子邮件片段，该字段让您能够根据用于电子邮件模板的产品限制用户可插入电子邮件模板中的片段列表。该字段默认为是，将通过产品限制片段。

电子邮件模板类型

电子邮件模板类型是电子邮件模板文档类型上的标准字段。您在该字段选择的值决定 CRM 中提供电子邮件模板以供选择的位置。例如，如果用户预定了 CoBrowse 环节并使用“发送电子邮件邀请”按钮，则该用户仅可从电子邮件模板类型字段中选择 CoBrowse 的位置选择电子邮件模板。如果您选择不使用该字段，全部电子邮件模板将采用标准模板类型。

内容类型对象和文档字段

内容类型 (crm_content_type__v) 对象让您能够将医疗沟通和安全信息等特定内容类型关联至电子邮件模板。您的管理员可定义内容类型。

内容类型是电子邮件模板文档类型上的标准字段。通过该字段，您可指定电子邮件模板的关联内容类型。

电子邮件域字段

电子邮件域 (email_domain_v) 字段让您能够指定发送 Approved Email 的域。该字段可覆盖 CRM 中定义的值。

文件大小限制

该限制适用于格式副本和源文件。

  • 任何文件必须小于 4GB。
  • 不能上传零 (0) 字节的文件。