使用格式副本

您可以对文档的格式副本进行如下管理：上传新的格式副本或删除现有的格式副本。您还可以下载或重新呈现可视格式副本。格式副本列表显示在“文档信息”页面的字段面板中，格式副本下方。

格式副本类型

格式副本有各种类型，具体取决于您的应用程序和 Vault 配置。所有应用程序中都默认提供可视格式副本类型。Vault 会自动生成可视格式副本。

如何上传格式副本

对于大多数格式副本类型，您都可以通过上传将文件导入 Vault。您还可以上传一个格式副本来替换自动生成的格式副本。每种格式副本类型只能上传一个文件。

要上传新的格式副本：

1. 从格式副本区域，单击添加。
2. 选择格式副本类型。
3. 单击选择文件，然后选择要附加为格式副本的文件。请参阅下方的上传指南。
4. 单击上传。

如何删除格式副本

要删除格式副本，请单击要删除的格式副本的 X 图标，并确认操作。

对于大多数格式副本类型，您都可以重新添加已删除的格式副本。对于可视格式副本，您可以使用重新呈现文档选项在 Vault 中生成新的格式副本，也可以上传新的 PDF 文件作为可视格式副本。

如何下载格式副本

要下载格式副本，请单击格式副本区域中的下载文档图标，或者使用字段面板顶部的下载图标。Vault 会将所有下载内容记录在审计跟踪中。

重新呈现文档

我们会定期更新 Vault 中用于自动生成可视格式副本的呈现技术。有时，这些更新会引入新的支持文件格式。当发布这样的更新时，Vault 不会自动重新呈现文件，因为 Vault 中可能有文档缺少格式副本，而系统现在可以正确呈现这些格式副本。

您可能偶尔需要修改格式副本设置，以生成质量更佳的格式副本。重新呈现就能做到这一点。

如何重新呈现

从文档的操作菜单中，选择重新呈现文档。然后，Vault 会显示格式副本失败的常见问题列表。根据收到的格式副本错误消息选择相关问题，Vault 能更好地理解特定格式副本问题，并将尝试使用不同的设置来呈现更准确的可视格式副本。如果您未选择任何问题，Vault 将尝试使用现有的格式副本设置重新呈现文档。拥有 Vault 所有者操作：重新呈现权限的用户可以重新呈现文档的最新版本和先前版本。

已重新呈现文档中的注释

默认情况下，Vault 会在重新呈现文档时自动保留注释。如果生成的格式副本存在显著差异，您可能需要重新调整注释的位置。例如，格式副本可能因可视格式副本设置的更改而不同。如果添加或移除了合并字段值，格式副本也可能不同。在这种情况下，重新呈现文档可以减少页数或缩小页面大小。如果选择了保留我的注释设置，Vault 将把调整过的页面或区域上的任何注释转换为剩余页面上的页面级注释。在可能导致注释转换的重新呈现之前，对话框中会显示警告。Vault 会将任何此类转换记录在审计跟踪中。

如果想在重新呈现时放弃注释，请在重新呈现文档对话框中，取消选中保留我的注释设置。

可视格式副本设置

Microsoft Word

要更改 Word 文档的格式副本设置，请从该文档的操作菜单中选择 Word 格式副本设置。可以选择显示所有标记或无标记。

Microsoft PowerPoint

您可以更改 PowerPoint 文档的格式副本设置，方法是在文档的操作菜单中选择 PowerPoint 格式副本设置。在出现的对话框中，您可以选择更改为幻灯片布局或发言人备注布局。如果想查看隐藏的 PowerPoint 幻灯片，请选中显示“隐藏”幻灯片复选框。

PDF

您可以更改 PDF 文档的格式副本设置，方法是在文档的操作菜单中选择 PDF 格式副本设置。Vault 会将 PDF 文件以打印内容的方式呈现，这意味着您的文档上会显示“仅打印”水印。如果不想显示这些水印，可以在出现的对话框中，取消选择显示隐藏在 PDF 中但可打印（“仅打印”）的水印。

请注意，此功能仅隐藏仅打印水印。不能隐藏通过显示在页面后的位置设置创建的水印。您可以使用 Adobe® Acrobat® 等应用程序更改 PDF 中的水印位置。

PDF/A-1b

默认情况下，Vault 会以 PDF 的格式呈现文档。管理员可以配置格式副本设置，以 PDF/A-1b 兼容的格式呈现文档。如果已启用 PDF/A-1b 格式副本，Vault 将不再以标准 PDF 格式呈现文档。

受保护的 PDF 格式副本

默认情况下，Vault 生成的 PDF 格式副本不受保护。管理员可以配置格式副本设置，以呈现受保护的文档并应用保护措施来限制对 PDF 格式副本进行修改。如果已启用受保护的格式副本，Vault 将不再以不受保护的 PDF 格式呈现文档。

保留注释

如果您的文档带有注释，则您必须拥有 Vault 所有者安全配置文件，才能使用上述任一选项（Word 格式副本设置等）。作为 Vault 所有者，您可以使用保留我的注释设置来保留新的格式副本中的注释。如果新的格式副本与旧的格式副本之间存在很大差异，您可能需要重新调整注释的位置。

只有通过文档角色安全设置获得删除权限的用户才能看到并关闭此设置，因为这样做将触发一项删除注释的重新呈现操作。

格式副本配置文件

格式副本配置文件能让您选择不同于 Vault 范围内格式副本设置的格式副本设置。例如，如果您为两个区域设置配置了单独的 Microsoft Word 模板，并且分别生成目录书签，那么，选择区域设置特定的格式副本配置文件可以在不更改 Vault 范围内的格式副本设置的情况下呈现这两个文档。

格式副本配置文件优先于 Vault 范围内的格式副本设置。如果通过操作菜单更改文档的格式副本设置，则这些设置将替换 Vault 范围内的设置和所选的格式副本配置文件。

选择格式副本配置文件

在添加文档时，或在呈现或重新呈现 PDF 文档之前，在格式副本配置文件字段中选择配置文件。

将 Vault 范围内的格式副本设置应用于文档的默认格式副本配置文件始终可供选择并已设置为默认字段值。

如有必要，呈现文档后，您可以从操作菜单中重新呈现该文档，然后从一组故障排除选项中进行选择。请注意，如果在手动重新呈现时通过重新呈现文档对话框更改格式副本设置，则在适用设置已更改的情况下，格式副本配置文件可能更改为自定义。

管理员可以配置格式副本配置文件，包括自动选择默认格式副本配置文件，或根据指定条件进行有条件的选择。例如，当文档的国家/地区字段有一个特定值时，Vault 可以配置为自动应用特定格式副本配置文件。

限制

Vault 设置了上传文件的一些限制：

• 文件大小必须小于 4 GB。
• 不能上传零 (0) 字节的文件。
• 作为可视格式副本上传的文件必须为 PDF 文件。

Vault 会阻止对已归档文档的格式副本进行任何更改（添加、移除或重新呈现等）。

相关权限

以下权限决定您使用格式副本的能力：