使用批量文档操作

您可以使用批量文档操作一次更改多达 1,000 个文档。这些操作包括编辑字段值、启动“已阅读并了解”工作流等。在 PromoMats 中，您还可以使用批量操作生成合规活页夹和 2253 表。

管理员必须在您的 Vault 上启用此功能。启用后，它仅对具有包括文档：批量更新权限的安全配置文件的用户可用。请参阅以下安全详细信息。

从库中选择文档

要选择用于批量操作的库文档，请执行以下操作：

  1. 打开库。
  2. 使用视图、搜索或筛选器缩小文档列表的范围。开始批量编辑流程后，您可以取消选择单个文档，但仅可在此阶段访问筛选器和搜索。
  3. 从库的操作菜单中，选择一组要选择的文档。您只能选择当前页面可见的文档，或符合活动筛选器和搜索条件的所有文档（最多 1000 个）。
  4. 在优化选择页，查看所选文档的列表并取消选择不想包括在批量编辑中的任何文档。
  5. 单击下一步。请参阅下文，获取有关各种批量操作选项的帮助。对于 PromoMats Vault，您还需要生成 2253 表。

您可以使用文档导出批量操作选择和导出整个活页夹。

从活页夹中选择文档

要选择用于批量操作的活页夹文档，请执行以下操作：

  1. 打开活页夹。
  2. 导航到包含要编辑的文档的节段。
  3. 确保活页夹布局设为紧凑视图。
  4. 从文档列表上方的节段操作菜单中，选择一组要选择的文档。您只能选择当前页面可见的文档，或所有文档（最多 100 个）。
  5. 在优化选择页，查看所选文档的列表并取消选择不想包括在批量编辑中的任何文档。
  6. 单击下一步。请参阅下文，获取有关各种批量操作选项的帮助。

从报告中选择文档

如果要编辑超过 1000 个文档的字段，从报告中选择文档将特别有用。在这种情况下，使用指定不需要的值的筛选器创建报告。例如，您想要将所有文档从机构 1001 移动到机构 1002。报告筛选器会指定“机构 = 1001”。运行报告后，使用最大批量操作选择 (1,000) 并完成操作。第一个操作完成后，刷新报告并重复流程。

批量操作选择不适用于使用分组的报告。

  1. 运行返回文档的表格（而非矩阵）报告。这些报告将拥有文档或带有文档的产品等报告类型。
  2. 从文档列表上方的节段操作菜单中，选择一组要选择的文档。您只能选择当前页面可见的文档，或所有文档（最多 100 个）。
  3. 在优化选择页，查看所选文档的列表并取消选择不想包括在批量编辑中的任何文档。
  4. 单击下一步。请参阅下文，获取有关各种批量操作选项的帮助。

从购物车中选择文档

要选择购物车中的文档用于批量操作，请执行以下操作：

  1. 打开购物车。
  2. 从文档列表上方的操作菜单中，选择一组要选择的文档。您只能选择当前页面可见的文档，或所有文档。
  3. 在优化选择页，查看所选文档的列表并取消选择不想包括在批量编辑中的任何文档。
  4. 单击下一步。请参阅下文，获取有关各种批量操作选项的帮助。

更新文档字段

并非所有字段都可用于使用批量文档操作进行编辑：

  • 字段必须是所有选择的文档中的常见字段。
  • 字段不能有依赖关系。
  1. 在选择操作页，选择编辑字段。
  2. 单击下一步。
  3. 在编辑字段页，Vault 会显示可编辑字段。
  4. 通过单击编辑字段（铅笔）图标并输入新值，跨所有文档编辑字段值。如果字段已在某个文档上填充，此新值将替换现有值。如果编辑字段，但将其留空，Vault 将跨所有选择的文档清除字段。
  5. 可选：通过单击恢复（圆形箭头）图标将字段重置为其现有值。
  6. 单击下一步。
  7. 在确认页，查看更改摘要。
  8. 单击完成。更改完成后，在通知页面中将会出现通告，并且 Vault 将向您发送电子邮件。

启动工作流

使用此功能开始“已阅读并了解”工作流。对于每个批量操作，您只能选择 Vault 将为所有选择的有效文档启动的一个工作流。

选择工作流参与者时，Vault 不会限制用户列表。对于因允许的用户设置或动态访问控制而在特定文档上无法担任特定角色的用户，您可能能够选择该用户。发生这种情况时，Vault 会允许您继续执行批量操作，但不会完成无效的用户分配。对于 Vault 无法完成的任何分配，您将收到失败通知。

  1. 在选择操作页，选择启动工作流。
  2. 单击下一步以打开选择工作流页。
  3. 选择“已阅读并了解”工作流。您只能在共享同一生命周期且处于同一生命周期状态的文档上启动工作流，因此，Vault 按生命周期和状态显示可用工作流。
  4. 单击下一步以打开编辑工作流详细信息页。
  5. 就像您为单独的文档启动工作流时所做的那样，填写工作流详细信息（角色分配对象、到期日期等）。
  6. 单击下一步。
  7. 在“确认”页，查看更改摘要。
  8. 单击完成。更改完成后，在通知页面中将会出现通告，并且 Vault 将向您发送电子邮件。启动工作流后，您可以分别管理每个文档的工作流，例如，取消一个文档的工作流的任务，而不影响其他文档。

更改文档状态

在您完成操作前，批量状态更改操作不会验证条件用户操作的条件。因此，Vault 可能会显示并允许您选择对批量操作中包括的所有文档无效的操作。不满足指定条件的文档将保持原始状态。已签出的文档无法更改状态。

  1. 在选择操作页，选择更改状态。
  2. 单击下一步。
  3. 在选择状态更改页，为文档选择新的状态。您只能更改处于相同生命周期和生命周期状态的文档的状态，因此，Vault 按生命周期和状态显示可用状态。
  4. 单击下一步以打开确认页。在继续前，查看更改摘要。
  5. 单击完成。更改完成后，在通知页面中将会出现通告，并且 Vault 将向您发送电子邮件。

拥有适当法律权限的用户可以执行批量操作以应用或删除已批准的法律保留。

  1. 在选择操作页，选择应用法律保留或删除法律保留。
  2. 单击下一步以打开编辑详细信息页。
  3. 选择想要应用的已批准的法律保留，或取消选择想要删除的法律保留。
  4. 单击下一步以打开确认页并查看文档摘要。
  5. 单击完成。更改完成后，在通知页面中将会出现通告，并且 Vault 将向您发送电子邮件。

删除文档

除非管理员覆盖默认配置，否则您只能删除计划的文档，其中包括活页夹中的文档。

  1. 在选择操作页，选择删除文档。
  2. 要检查您是否拥有所选文档的删除文档权限，请单击计算权限。此操作将告知您有权删除的文档数量。
  3. 单击下一步以打开确认页并查看选择删除的文档的摘要。此操作不能撤消。
  4. 单击完成。更改完成后，在通知页面中将会出现通告，并且 Vault 将向您发送电子邮件。

创建文档关系

您可以使用批量操作创建入站或出站文档关系。借助此操作，您可以选择某个关系类型，然后选择是从所选文档创建入站关系，还是创建到所选文档的出站关系。搜索要链接的文档时，Vault 会排除您选择用于批量操作的文档。

当您选择链接到选择的文档选项时，您会从所选文档创建入站文档关系。

  1. 在选择操作页，选择创建文档关系。
  2. 选择链接到选择的文档。
  3. 从选项列表中选择关系类型。您不能选择系统托管的关系类型，例如基于和原始源。某些关系类型并非对于所有文档类型有效。如果选择无效的关系类型，Vault 会在之后向您发送错误通知。
  4. 从选项列表中选择文档。
  5. 如果关系类型源为版本特定，请选择版本。这意味着创建的关系将与您从中进行链接的文档关联。如果关系类型目标为版本特定，则关系将始终链接到特定目标版本。
  6. 单击下一步以打开确认页。此页面提供要更新的文档数量的摘要、创建的关系类型，并列出受影响的文档。
  7. 单击完成。当 Vault 完成操作时，您将通过电子邮件以及在 Vault 中的通知页收到通知。

当您选择从选择的文档链接选项时，您会从所选文档创建出站文档关系。我们建议使用此选项作为最佳实践。

  1. 在选择操作页，选择创建文档关系。
  2. 选择从选择的文档链接。
  3. 从选项列表中选择关系类型。Vault 仅列出支持的关系类型；您无法选择系统托管的关系类型，例如基于、原始源或附件。某些关系类型并非对于所有文档类型有效。如果选择无效的关系类型，Vault 会在之后向您发送错误通知。
  4. 从选项列表中选择文档。
  5. 如果关系类型目标为版本特定，请选择版本。这意味着关系将始终链接到特定目标版本。如果关系类型源为版本特定，则创建的关系与您从中进行链接的文档关联。
  6. 单击下一步以打开确认页。此页面提供要更新的文档数量的摘要、创建的关系类型，并列出受影响的文档。
  7. 单击完成。当 Vault 完成操作时，您将通过电子邮件以及在 Vault 中的通知页收到通知。

支持的关系类型

此操作支持以下自定义关系类型：

  • 声明
  • 组件
  • 许可证文件
  • 患者标签
  • 产品标签
  • 相关文档
  • 相关材料
  • 相关内容
  • 相关声明
  • 支持文档

贵组织可能已与 Veeva 服务团队合作为您的 Vault 创建其他自定义关系类型。

未能批量创建文档关系

用于创建文档关系的批量操作将在以下情况下失败：如果发生这种情况，Vault 将在操作完成后发送错误通知。

  • 您为源或目标文档类型选择了无效关系类型。您可以从“文档信息”页的字段面板中查看哪些关系类型适用于特定文档。
  • 您选择了不允许将所有文档类型设为目标文档的关系类型。您选择作为目标的文档没有允许的文档类型。

如果 Vault 使用自动声明链接，您可以从定义的一组文档上的现有链接注释中提取数据，以下载包含用于声明、链接目标和声明目标的 CSV 的 ZIP 文件。随后，您可以将这些文件加载到 Vault 加载程序中，以填充声明库。此操作的注释必须满足以下条件：

  • 是手动创建的文档链接
  • 应用于文本选择
  • 直接链接到文档或锚点

此操作不可从购物车使用，并且仅在表格视图下可用。表格视图下的可见列确定批量操作检索的数据集。

  1. 在选择操作页，选择获取链接注释数据。
  2. 单击下一步以打开确认页并查看所选文档的摘要。
  3. 单击完成。当导出完成后，您的通知页面中会显示一条通知，Vault 会向您发送一封电子邮件。通知包括用于下载包含三个 CSV 文件的 ZIP 文件的链接。
  4. 使用 Vault 加载程序导入 CSV 文件。

您必须具有批量更新文档权限，才能执行获取链接注释数据批量操作。

创建批次

此操作支持批量批准功能。该功能会新建批次对象记录并通过批次编号字段将所选文档与记录关联。

  1. 在选择操作页，选择创建批次。
  2. 要检查您是否拥有所选文档的编辑字段权限，请单击计算权限。此操作将告知您有权添加到新批次的文档数量。
  3. 单击下一步以打开确认页并查看选择用于批次的文档的摘要。
  4. 单击完成。当批次记录创建完成后，您的通知页中会显示一条通知，Vault 会向您发送一封电子邮件。

将文档添加到活页夹

您可以执行批量操作，以将文档添加到新的活页夹或现有活页夹。Vault 始终将文档添加到活页夹的顶层（“根”）节段。如果活页夹的根节段已经包括其中一个选择的文档，Vault 不会再次添加该文档。

要将文档添加到新的活页夹，请执行以下操作：

  1. 在选择操作页，选择添加到活页夹。
  2. 选择新建。
  3. 从选择文档类型字段为活页夹选择文档类型。
  4. 单击下一步以打开编辑详细信息页，并为所有必填活页夹字段输入信息。
  5. 单击下一步以打开确认页，并查看您要添加到活页夹的活页夹字段值和文档的摘要。
  6. 单击完成。当操作完成后，您的通知页中会显示一条通知，Vault 会向您发送一封电子邮件。这些通知包括已成功或未成功添加到活页夹的文档数量以及每个文档的链接。未成功添加到活页夹的文档不会阻止批量操作完成。

要将文档添加到现有活页夹，请执行以下操作：

  1. 在选择操作页，选择添加到活页夹。
  2. 选择添加到现有。
  3. 从选择要向其添加文档的活页夹字段选择一个活页夹。您可以看到自己有权编辑的所有活页夹。
  4. 单击下一步以打开确认页，并查看您要添加到活页夹的文档的摘要。
  5. 单击完成。当操作完成后，您的通知页中会显示一条通知，Vault 会向您发送一封电子邮件。这些通知包括已成功或未成功添加到活页夹的文档数量以及每个文档的链接。未成功添加到活页夹的文档不会阻止批量操作完成。

导出文档

借助文档导出批量操作，您可以一次性下载多个文档的源文件、格式副本、字段值和审计跟踪，其中包括整个活页夹及其内容。

  1. 在选择操作页，选择文档导出。
  2. 单击下一步。
  3. 使用选择项目选项选择要导出的内容类型。
  4. 选择版本选择选项以应用于所选活页夹中的文档。
  5. 在定义文档命名规则下，选择要用于命名导出文件的文档字段。
  6. 单击下一步。
  7. 单击下一步以打开确认页并查看选择用于导出操作的文档的摘要。
  8. 单击完成。当导出完成后，您的通知页面中会显示一条通知，Vault 会向您发送一封电子邮件。通知包括用于下载包含您的文档的 ZIP 文件的链接。

导出项目选项

对于要导出的组件文档，您可以选择包含：

格式副本
使用下拉菜单选择要包括的格式副本类型。最常见的是可视格式副本，将导出（通常自动生成的）文档的 PDF 格式副本。如果源文件为 PDF，则没有单独的可视格式副本。下拉列表包括所有可用的格式副本类型。某些类型可能不适用于您所选的文档。
源文档
此选项导出文档的源文件。源文档可以是任何类型的文件（ZIP、DOCX、CSV 等）。
文档字段
此选项会创建一个 CSV 文件（如果启用了本地化，则为 TXT 文件），其中列出每个下载的文件和关联的文档字段。如果同时下载可视格式副本和源文件，CSV 文件会为其各自包含一条单独的记录。
文档附件
此选项导出所选文档中存在的附件。使用下拉菜单选择附件的最新版本或所有版本。
文档审计跟踪
选中此复选框以导出文档审计跟踪。审计跟踪中包含所有文档版本。选择要将这些日志导出为 PDF 还是 CSV 文件。当在您的 Vault 中启用了本地化时，可以执行 TXT 导出。

文档版本和活页夹选择

对于所选文档，Vault 会下载与最新文档版本关联的内容。如果您没有文档最新版本的访问权限，则您无法下载该文档的项目。

如果您选择了活页夹，则 Vault 会遵循版本选择设置。这可能是主要版本，主要版本和次要版本，或者与该活页夹绑定的版本。ZIP 文件的内容反映活页夹的层次结构，其显示每个活页夹、活页夹节段和嵌套式活页夹的文件夹和子文件夹。

叠加图和签名页

可视格式副本可以与叠加图和签名页一起导出，也可以不与它们一起导出。这取决于 Vault 的设置。

文件和文件夹命名

Vault 在导出期间使用以下标准命名文件：

  • 文档文件名称：所选文档字段加文件类型扩展名，例如，REF-0023.docx。如果所选的文档字段为空，则 Vault 默认使用文档编号。
  • 活页夹文件夹名称：文档名称，例如，Compliance Pack CC-39。
  • 活页夹节段文件夹名称：节段名称，例如，References。
  • 文档字段文件：“export_summary”加日期和时间，例如，export_summary_2013_05_14_14_09_00_EDT.csv。
  • 附件文件夹名称：文档名称加 _attach 后缀，例如，Compliance Pack CC-39_attach。如果截断会导致两个附件文件夹名称相同，Vault 会将其中一个截断名称的最后一个字符替换为数字标识符，例如，Compli_attach 和 Compl2_attach。

如果管理员启用了在导出中应用用户定义的值作为文件夹和文件名称选项，则导出文件名称文档字段在“文档信息”页对于每个字段可编辑，且活页夹节段文件夹名称在编辑活页夹时可编辑。

文件夹路径长度限制

对于文件名和文件夹名称超出管理员在活页夹导出设置中指定的最大字符数的文档，Vault 将截断文件名和文件夹名称。默认情况下，此最大值为 230 个字符。字符计数包括从顶层（Windows™ 中的驱动器号）到文件扩展名的所有字符。例如，文件夹路径“C:/Docs/CC123.pdf”有 17 个字符。

导出大小限制

默认情况下，您导出的项目不能超过 50,000 个，导出的 ZIP 文件大小不能超过 5GB。如果请求的导出超出任一限制，您将看到错误通知。

关于计算权限

您可以单击计算权限链接以显示自己有权执行批量操作的文档数量。

批量操作处理时间

批量更改（包括角色分配）异步进行，这就意味着在您看到更改之前可能会出现延迟，特别是在具有大量活动的 Vault 中。一旦您确认批量操作，Vault 即会将更改与其他异步任务一起放入队列中。当更改完成后，您的通知页中会显示一条通知，且 Vault 会发送一封通知电子邮件。

旧版本中的“已阅读并了解”工作流

当您使用批量文档操作启动“已阅读并了解”工作流时，您可能需要路由最新版本以外的文档版本。因此，在执行这些操作时，即使所选版本不是最新版本，我们也会使用所选的版本。所有其他批量操作在您可以看到的最新版本上执行。

相关安全和权限

Vault 的综合安全设置可以控制哪些用户拥有批量文档更新访问权限。

安全配置文件

文档：批量更新
您必须拥有授予此权限或“文档：批量删除”权限的安全配置文件才能查看库、活页夹或报告中的操作菜单，这让您能够访问批量操作选项。此权限与正确的文档角色权限结合可以允许访问任何启用的批量操作。
对象：批次：创建
您必须拥有授予此权限的安全配置文件才能使用创建批次操作。这是对允许您在单个文档上编辑“批次编号”字段的文档角色权限的补充。
文档：批量删除
您必须拥有授予此权限或“文档：批量更新”权限的安全配置文件才能查看库、活页夹或报告中的操作菜单，这让您能够访问批量操作选项。此权限与正确的文档角色权限结合可以允许授予删除文档访问权限。
文档：下载文档
需要此权限才能通过文档导出操作下载文档源文件。
文档：下载格式副本
需要此权限才能通过文档导出操作下载文档格式副本。
对象：受控副本用户输入：读取，创建
如果 Vault 使用可扩展受控副本，则需要此权限才能在下载受控副本时创建受控副本用户输入记录。
对象：受控副本跟踪：读取
如果 Vault 使用可扩展受控副本，则需要此权限才能查看 Vault 通过受控副本用户输入对话框和记录中输入的数据创建的受控副本跟踪记录。

文档类型

创建活页夹
仅当您拥有至少一个文档类型的创建活页夹权限时，您才能创建活页夹。此权限还控制您可以选择用于新活页夹的文档类型。

文档角色

查看文档
仅您拥有查看文档权限的文档可用于选择。但是，能够选择文档并不意味着您能够对其执行所有批量操作。需要此权限才能通过文档导出操作下载文档字段值。
查看内容
需要此权限才能通过文档导出操作下载格式副本。
编辑字段
您只能编辑您拥有其编辑字段权限的文档的字段值。如果想要使用批量文档编辑操作、创建批次操作或创建关系操作，则需要此权限。
编辑关系（PromoMats 和 MedComms）
您只能将创建文档关系操作用于您拥有其编辑关系权限的文档。此权限仅适用于 PromoMats 和 MedComms。编辑字段权限控制所有其他 Vault 应用程序中的编辑关系。
编辑文档
您只能编辑您拥有其编辑文档权限的活页夹（结构，而非文档字段）。需要此权限才能使用添加到现有活页夹批量操作。
编辑共享设置
您只能对您拥有此权限的文档执行将用户添加到某个角色或从某个角色删除用户的操作。
更改所有者
您只能将更改所有者操作用于您拥有其更改所有者权限的文档。
更改协调者
您只能将更改协调者操作用于您拥有其更改协调者权限的文档。
启动工作流
您只能为您拥有此权限的文档启动工作流。如果您的 Vault 使用原子安全：文档生命周期操作，则您需要拥有执行每个特定工作流的权限。
更改状态
您只能更改您拥有此权限的文档的状态。如果想要使用批量状态更改操作，则需要此权限。如果您的 Vault 使用原子安全：文档生命周期操作，则您需要拥有执行每个特定状态更改操作的权限。
删除文档
您只能将批量文档删除操作用于您拥有此权限的文档。
分发受控副本
您只能分发您拥有此权限的文档的受控副本。如果想要使用批量生成受控副本操作，则需要此权限。