启动旧版工作流 | Vault 帮助

注意：本文介绍单文档工作流，现在称为旧版工作流。虽然我们仍然支持现有的工作流，且这类工作流可以继续更新和使用，但旧版工作流在未来版本中将不会获得新功能。从 21R1.2 版本开始，多文档工作流和对象工作流统一位于管理 > 配置 > 工作流下。

如果您的文档生命周期没有任何旧版工作流，则旧版工作流标签页不会显示在文档生命周期配置页面上。如果此版本 Vault 文档生命周期需要旧版工作流功能，请联系支持人员。

在 21R3 版本之后，将无法在任何 Vault 中创建或复制旧版工作流。您可以继续使用现有的旧版工作流刷新或克隆 Vault。

本文介绍如何启动工作流以及有关该流程的各种详细信息。有关一般信息，请参阅关于旧版工作流。

注意：本文介绍的是工作流任务。Vault 还包括用户任务对象类，可跟踪计划外工作。有关用户任务的信息，请参阅处理用户任务。

如何启动旧版工作流

要启动旧版工作流：

启动工作流时，可以向负责工作流任务的角色分配用户和组。如果是可选任务，可以选择将其排除。要分配用户，请执行以下操作：

选择用户或组，方法是输入用户/组名，或单击向下箭头从列表中进行选择。列表中只显示前 100 个用户/组。要查看更多选项，请输入用户名/组名。组以特殊图标显示在列表中，但不会对仅允许单个用户的角色显示。列表顶部会显示您最近为此角色选择的用户/组。默认情况下，您可以向给定工作流任务分配最多 5000 名用户。然而，管理员可配置可分配至工作流参与者控件的用户数量的限制。如果超过此限制，则您在尝试启动工作流时会遇到错误。
可选：如果已选择组，将光标悬停在组名上方可查看该组中的用户列表（最多 30 个）。
可选：要将组展开为单个成员，请单击 + 图标。在此过程中，Vault 将组成员视为单个用户，您可以移除一些成员。仅显示前 60 个成员。
如果显示这些选项，请选择每个用户或任何用户。此选择决定 Vault 如何分配任务。有关详细信息，请参阅下文。
可选：要添加任务说明，请单击角色分配字段下的添加任务说明链接，然后输入说明。任务所有者在查看任务时将看到说明，其他工作流参与者将能够从活动工作流页面看到。此字段有 500 个字符的限制。

Vault 可以通过两种方式将任务分配给多个用户：为每个分配的用户创建一个单独的任务，或者创建一个由分配的用户完成的任务。当系统管理员配置工作流时，他们可以选择其中一种分配方法，也可以让工作流所有者从工作流启动对话框中选择。这些选项不适用于单用户角色。

任何用户：Vault 创建一个任务，并将其添加到已分配用户的可选取任务视图中。一旦某个用户接受了该任务，其他用户就不能接受它或完成它。
每个用户：Vault 为每个已分配用户创建一个单独的任务，并将其添加到这些用户的我的任务视图中。每个用户必须先完成自己的任务，Vault 才会认为该工作流步骤已完成，然后进入下一步。

在启动工作流时，管理员可以为某个角色限制允许的用户，以及/或者向某个角色应用默认用户。角色限制限制了在完成任务时可以选择的用户或组。对于默认用户，Vault 会在启动对话框中自动将这些用户添加到角色中，但您可以删除它们。
管理员可以配置不允许自我分配的任务。对于这些任务，您不能将自己添加到角色中。

不能为工作流中的角色选择许可证类型为“只读用户”的用户。当启动工作流、重新分配任务或添加工作流参与者时，Vault 会隐藏这些用户。如果将任务分配给一个组，Vault 会跳过对这些用户的分配，但通常会将任务分配给组中的其他用户。

注意：在 QualityDocs 和 eTMF Vault 中，可以将“已阅读并了解”工作流分配给许可证类型为“只读用户”的用户。