创建报告

报告可以帮助您回答关于 Vault 中的文档、工作流和对象记录的重要业务问题。例如，报告可以帮助您确定：

• 哪些用户有过期任务
• Vault 中的 MLR 审查流程通常需要多长时间
• 研究中每个机构的状态

本文介绍如何构建矩阵或表格报告。有关使用有条件字段进行筛选或分组的详细信息，请参阅使用报告筛选器。

如何创建报告

要新建报告：

1. 从报告标签页中，单击创建 > 报告
2. 从创建报告菜单中，选择报告类型，以指示报告应包含的数据类型。请参阅有关报告类型的详细信息。
3. 单击继续。
4. 可选：为报告输入名称和描述。如果跳过此步骤，可以在保存报告时输入这些详细信息。
5. 为各种报告选项做出选择。
6. 单击继续以打开报告构建器。请参阅有关表格或矩阵报告的报告构建器详细信息。
7. 单击运行以查看结果。如有需要，可以返回报告构建器修改报告详细信息。
8. 对报告满意后，请单击保存。

构建完报告后，您可能希望共享或导出它。

基础报告选项

在创建报告的第一个界面中，您选择的选项将决定报告结果和报告格式。

报告类型

报告类型决定新报告的“报告对象”。例如，类型为“文档”，则说明报告只包含文档；而类型为“活动产品”，则说明报告只包含产品和活动记录。了解有关报告类型的更多信息。

文档类型

通过在创建报告页面选择文档类型，您可以：

• 将报告中的文档限制为仅具有指定文档类型、子类型或类别的文档。您也可以通过在报告构建器中创建筛选器来完成此操作。
• 将可供选择的文档字段限制为列、筛选器等。如果没有选择文档类型，则可以使用所有文档字段。如果选择了文档类型，则只能使用为选定类型及其子类型或类别定义的字段。

包括之前的文档版本

默认情况下，报告只包括文档的最新版本，每个文档有一行。选中包括之前的文档版本复选框将包括文档之前的所有版本。

跨版本报告包括：

• 您有权访问的每个主要版本和次要版本分别对应的行，它们适应报告的筛选器
• 可排序和可筛选的版本列，它结合了主要版本号和次要版本号（0.1、0.2、1.0 等）
• 可筛选状态类型字段，它显示每个文档版本的特殊状态类型（稳定、已替换等）
• 可筛选的稳定状态开始和稳定状态结束字段指示文档版本在其生命周期的稳定状态的开始日期和结束日期

此选项可用于文档、格式副本和带有文档的[对象]等报告类型。

请注意，报告仅显示报告查看者可以访问的文档和版本。如有必要，可以使用是最新版本布尔字段来区分报告中文档的最新版本和之前版本。

报告格式

报告格式决定报告是表格式还是矩阵式：

• 在表格报告中，每行显示一条记录，可以包含许多列，例如，按研究显示的机构列表，以及状态和位置等机构详细信息。
• 矩阵报告按列和行中所选字段的值分组，并在单元格中执行汇总计算，例如，协调者和子类型的平均 MLR 审查时间。

文档范围

如果您的 Vault 使用文档归档功能，则您可以选择使用文档范围选项对已归档文档或活动文档进行报告。只有当您的安全配置文件包含“查看归档”权限时，您才能看到此选项。

文档范围可用于文档报告类型。

表格报告

在表格报告中，每行代表一条记录：文档、文档版本、研究、产品等。具有多个报告对象的报告显示按主要对象分组的行。例如，带有文档的产品报告将显示 WonderDrug 产品行，其后是每个 WonderDrug 文档行，然后是 CholeCap 产品行等。

添加列

默认情况下，新报告包含一列，显示每个报告对象的名称字段。您可以添加列来显示其他字段。有些列与特定字段无关，例如，操作列、计数列和各种工作流或任务列。

要添加列：

1. 单击编辑列。
2. 在编辑要显示的列对话框中，根据相关对象（产品、文档等）对字段进行分组和颜色编码。
3. 从可用列中选择字段，然后将它们移动到显示的列中。请注意，此处的还原链接将把显示的列还原为上次保存的值。
4. 单击保存。

行字符限制

没有最大列数限制。Vault 每行最多允许 21,884 个字符。在某些情况下，查看者在运行报告时可能会看到以下错误消息：“报告中某些行的字符总数超过上限。请移除一些列，然后重新运行报告。”某些字段类型（选项列表、对象引用和用户引用，如创建者或工作流所有者）会使用大量字符.创建或编辑报告时，请注意您包含了多少这样的字段：超过 10 个可能会导致错误。

设置列别名

您可以通过设置列别名来重命名报告查看器和导出报告结果中的列。只有在创建报告过程中选择了在高级选项下启用筛选器和列别名，才能使用此选项。

要设置、移除或更改列别名：

1. 单击列标题中的铅笔图标：
2. 输入别名。单击清除可移除别名。
3. 单击确定。

请注意，管理员可以使用批量翻译导出和导入来本地化列别名。

添加组

使用组可按特定字段排列文档。您最多可以创建两个级别的分组，例如，您可以先后按产品和市场营销活动对文档报告进行分组。

要添加组：

1. 单击行分组依据下拉菜单并选择一个字段。
2. 添加第二个分组，方法是单击向分组依据添加字段，然后选择另一个分组字段。
3. 单击保存。

定义字段上的函数

要对表格报告中的行进行分组，您可以在文本、数字和日期字段上添加多个汇总函数。您只能为每个字段选择一个函数。Vault 不支持对长文本或富文本字段使用汇总函数。

可用的汇总函数包括：

要添加一个汇总函数，请在报告编辑器中的一个分组上单击函数下拉列表，然后选择一个函数。

数字字段上的其他汇总计算

如果在表格报告中对行进行分组，可以选择对数字、日期、计数和 ID 字段执行汇总计算。例如，可以通过按类型分组并在页面列选择计算平均值，来显示特定文档类型的平均页数。

如果重新排列列，使数字列成为第一列，则报告查看器将无法显示该列上的汇总值。

对结果排序

默认情况下，报告按主要报告对象的名称值排序，例如，在带有文档的产品的报告类型中，按产品名称排序。您可以设置其他排序顺序。

要对主要报告对象的结果排序：

1. 单击列标题以按该列排序。Vault 将按该列的值排序（升序）。
2. 要进行降序排序，请再次单击列标题。列标题将显示一个箭头，指示当前的排序（箭头向上表示升序，箭头向下表示降序）。
3. 单击保存。

如果对报告中的行应用分组，可以设置组的排序顺序：

1. 在组排序依据下拉列表中，选择排序顺序。
2. 单击保存。

还可以对主要报告对象引用的上级对象的任何字段进行排序。例如，在显示带有文档的市场营销活动的报告中，可以按产品批准日期进行排序。此字段属于市场营销活动对象引用的产品对象。

设置列宽

通过在报告构建器中定义列宽，Vault 会保存该设置，并在任何用户查看报告时应用该设置。用户还可以在查看时修改列宽，但这些更改不会保存。

要设置列宽：

1. 将光标移动到两列之间的线上。
2. 拖动该线以调整列的大小。
3. 单击保存。

对报告对象重新排序

对于具有多个上级对象的报告，可以更改对象的排列顺序，以强调最重要的对象。

1. 单击编辑列。
2. 在编辑要显示的列对话框中，单击显示的列中主要对象或上级对象的加粗对象标签。不能选择下级对象。
3. 单击向上和向下箭头按钮移动对象。
4. 单击确定以保存对象排列。

您将在报告构建器、报告查看器和报告导出中看到报告的新顺序。

此选项可用于对象报告类型。

导出选项

您可以在高级选项 > 导出选项下选择是否导出报告的长文本字段和富文本字段的全文。

矩阵报告

构建矩阵报告时，可以为行和列选择分组字段。还可以为 Vault 选择一个计算，以便在每个行和列的并集中执行。例如，可以按子类型对行进行分组，按协调者对列进行分组，然后计算单元格中的 MLR 审查时间字段值的平均值。

选择分组字段

从列分组依据和行分组依据下拉列表中选择字段。

定义汇总计算

默认情况下，矩阵报告会统计匹配列和行字段定义的条件的记录数量。要使用不同的计算，请从单元格的选项列表中选择一个函数。当选择除计数之外的汇总计算时，请选择要执行计算的数值、日期或 ID 字段，例如 MLR 审查时间的平均值。必须向报告中添加分组行，才能添加汇总计算。

特殊列

大多数列只使用文档或对象字段，但有些列是特定于报告的指标。这些列仅出现在表格报告中。

记录计数列

表格报告为每个报告对象提供“计数”列，例如文档计数。您可以将计数值显示为数字或总数的百分比。例如，在按产品对文档进行分组的报告中，可以显示每种产品的文档数占报告中文档总数的百分比。

非重复记录计数

默认情况下，Vault 会显示重复记录，并在总数中包含重复记录。重复记录会显示在具有多个对象和视图的报告中，其中多个对象或记录使用相同的标识符。如果在表格报告中对行进行分组，可以选择查看不同的非重复记录计数。在报告编辑器中，单击 ID 列中的函数下拉菜单，然后选择非重复计数。可以以数字或百分比的形式查看非重复计数。也可以根据非重复计数排序。

操作列

在一些报告中，可以添加操作列。这允许报告查看者从报告内部访问各种操作。

报告查看者没有访问权限的操作不会显示在操作菜单中，但操作菜单会始终显示，除非工作流报告的工作流已完成，或已阅读并了解报告的任务已完成。

工作流操作

在工作流报告中，操作菜单显示与活动工作流页面或活动工作流面板相同的选项，例如工作流中的添加参与者或任务中的重新分配。

报告的该配置决定哪些操作可见：如果报告中的行不包含任务级信息，则操作菜单将只显示工作流选项。

分发操作

分发报告根据显示的分发类型显示不同的操作。例如，对于受控副本，报告查看者可以更新分发状态以反映召回。

公式字段

公式字段支持定义报告中的公式。类似于创建对象公式字段，您可以从报告中的对象或文档的完整列表中进行选择。

您可以将公式字段添加为报表中的列，并使用公式进行分组、排序和筛选。您也可以在报告视图中定义公式字段。

要定义公式：

1. 在公式字段下方，选择创建公式字段。
2. 选择公式类型。
3. 选择对象。
4. 输入一个标签。
5. 选择返回类型。
6. 输入最大长度。
7. 输入公式表达式。有关编写公式表达式的更详细说明，请参阅在 Vault 中创建公式。
8. 单击检查语法。Vault 将告知您的表达式是否有效。
9. 单击保存。

要编辑或删除公式字段，请单击公式标签。

有条件字段

有条件字段能让您根据其他字段值设置标签。例如，状态组有条件字段可以通过文档状态了解处于不同生命周期的文档，并将这些状态进行分组：完成标签适用于已批准、已批准使用、已批准分发，进行中标签适用于待审查、审查中、批准中等。然后，可以使用条件字段进行分组，或将其用作表格报告中的列。不能将有条件字段用作报告上的筛选器。

要定义条件：

1. 在有条件字段下方，选择创建有条件字段。
2. 为有条件字段输入一个标签。
3. 单击创建类别。
4. 选择字段、运算符和值。请注意，运算符 equals 只能在一个字段上匹配，而 In 可以选择多个字段。
5. 使用调色板为标签选择一种颜色。这将为信息板中的柱状图、条形图和饼状图着色。
6. 可选：如有需要，可以单击添加条件来定义多个条件。每个类别最多可以有五 (5) 个条件。
7. 可选：如有需要，可以单击创建类别来定义多个类别。
8. 填写默认类别。如果其他条件都不满足，将使用默认的类别标签和颜色。
9. 单击保存。

报告将按顺序评估类别。如果记录满足第一个类别的条件，Vault 将应用第一个类别的标签。如果记录不满足条件，Vault 将评估下一个类别。默认类别适用于不满足任何条件的记录。

启用筛选器和列别名

选中在高级选项下启用筛选器和列别名复选框，可以为报告查看器和导出报告中的列（仅限表格报告）和筛选器设置别名。通过此选项还能移除每个报告对象的名称列。别名对于发送给监管机构的报告特别有用，因为监管机构希望列和筛选器遵循特定的命名约定。有关别名的更多信息，请参阅使用报告筛选器。

在后台运行报告

创建或编辑报告时，可以选择在后台运行报告。当可以查看报告结果时，Vault 会通知您，以便您在报告执行过程中继续工作。单击通知中的链接可访问结果。

您可以通过报告页面或报告编辑页面在后台运行报告。在报告页面，单击报告名称旁边的操作菜单，然后选择后台运行。在报告编辑页面，单击运行，然后选择后台运行。

限制

后台运行的报告存在以下局限性：

• 最多同时在后台运行五 (5) 个报告。
• 报告将在两 (2) 小时后超时。
• 结果将缓存 35 天。缓存结果是特定于用户的。