给文档添加注释

Vault 包含强大的注释功能，您可以在浏览器中添加或回复注释。有六种不同类型的注释：图像、文本、粘性评论、线条、链接和锚点注释。每个注释由两个部分组成：文档上的选定内容和备注，备注包括您给出的任何评论。有限注释功能适用于视频文件。有关详细信息，请参阅给视频添加注释。

启用带有操作 UI 的注释更改

启用后，Vault 操作 UI 能为 Vault 中的注释提供几个重要改进。目前，注释和回复基本上是在注释本身中进行编辑，而非在文档内容之上的对话框中。如果用户单击未保存注释之外的区域，且没有用户输入，该注释将被取消。如果有未保存的用户输入，则用户必须确认关闭或取消才能继续编辑该注释。

备注注释使用视觉上更清晰的新颜色。现有注释显示新颜色，系统将每种旧颜色映射到一种新颜色。

其他注释更改包括：

• 独特的注释类型图标（图像、文本、粘性评论、线条）现已被一个备注图标所取代。
• 页面级注释（由提取注释创建）现已有自己的独特图标。
• 自动链接和已批准链接注释现已有独特的图标；已批准链接还会显示勾号。
• 现在，单击信息卡中的勾号图标即可解决注释，单击解决时出现在勾号位置的标记图标即可重新打开注释。
• 线条注释标记样式已移至信息卡，以和其他注释类型保持一致。

光标模式

您可以在光标模式之间切换以创建文本/图像注释、线条注释和链接注释，或在文档内导航。在文本/图像注释、线条注释或链接注释模式下，在文档上单击可创建注释。在导航模式下，单击可在查看器中拖动文档。

如何添加图像、文本和粘性评论注释

文本最多可选择 200 个单词，图像必须控制在一页范围内。不能在文本上创建粘性评论注释。要添加图像、文本或粘性评论注释：

1. 打开“文档信息”页面，在查看器面板中单击查看注释。
2. 单击选择注释工具并选择文本/图像注释光标模式。
3. 如果该区域包含可选择文本，请突出显示文本。Vault 只支持整个词的选择。否则，请单击并拖动以选择用于图像注释的区域。单击无可选择文本的区域，以创建粘性评论注释。
4. 可选：从样式下拉菜单中进行选择，以更改文本或图像注释的样式。对于图像注释，不能在保存注释后更改样式。
5. 在出现的对话框中输入注释。
6. 可选：如果想通知用户有关注释的信息，请添加用户提及，方法是在评论字段中输入“@”以及他们名字、姓氏或 Vault 用户名的开头，然后从用户列表中进行选择。
7. 可选：如果您的 Vault 有标签，请单击标签将它们应用到注释中。管理员用户可以配置标签。
8. 单击保存。

如果单击未保存注释之外的区域，且没有输入，Vault 将取消注释。如果有未保存的用户输入，则必须确认关闭或取消才能继续编辑该注释。

如何添加线条注释

要在文档上画一条线（线条注释）：

1. 打开“文档信息”页面，在查看器面板中单击查看注释。
2. 单击选择注释工具并选择线条光标模式。
3. 在文档上单击并拖动，以创建一条线。
4. 可选：再次单击并拖动，以在线条组中创建额外的线条。您还可以调整和移动单条线或整个线条组。
5. 可选：使用光标模式选择器旁边的选项可修改线条的颜色和宽度。
6. 可选：在出现的对话框中输入注释。
7. 可选：如果您的 Vault 有标签，请单击标签将它们应用到注释中。
8. 可选：如果想通知用户有关注释的信息，请添加用户提及，方法是在输入“@”或“+”以及他们名字、姓氏或 Vault 用户名的开头，然后从用户列表中进行选择。
9. 单击保存。保存后，即可移动注释以调整和移动单条线或线条组。

在文档查看器中旋转页面时，线条注释不会正确显示。添加线条注释时，请确保您查看的页面处于其原始方向。

已知问题

在某些情况下，编辑后线条注释显示被切断。

如何添加链接注释

链接注释由两部分组成：链接和锚点。使用文档链接和锚点讨论了链接和锚点。

通知

Vault 会在用户执行以下操作时通知您：

• 向您的备注注释添加回复
• 添加新注释或回复收藏夹文档上的现有注释
• 在注释中提及您

Vault 仅发送新的用户提及通知。如果用户编辑的注释已有用户提及，则 Vault 不会发送通知。

Vault 限制单个注释事件的通知次数，避免多余的通知。例如，如果您回复另一个用户的备注注释并提及他们，该用户将只收到一个通知和一封电子邮件。管理员可以配置通知和电子邮件文本。

用户提及

在创建或回复注释时，可以在注释中提及其他 Vault 用户，向他们发送有关您注释的通知。虽然 Vault 允许提及一个或多个用户，但不能提及组。如果所有提及的用户都有查看内容和查看文档权限，那么您只能保存注释。用户提及不授予任何权限。

在您保存带有用户提及的注释后，Vault 会向提及的用户发送通知和电子邮件。如果您在一条评论中多次提及一个用户，该用户将只收到一个通知和一封电子邮件。管理员可以配置通知和电子邮件文本。

注释颜色选择器

您可以从编辑注释对话框的调色板中选择颜色。Vault 将存储该颜色并将其用于您的注释、回复和文本突出显示，直到您选择其他颜色。如果您的文档角色有一个必需颜色，那么管理员将为您定义颜色，您不能对此进行编辑。

文本注释样式

注释样式会改变选定文本在页面上的显示方式。要在样式之间进行更改，请单击文本图标。

• 突出显示突出显示选定文本。
• 插入为选定文本添加下划线。
• 加删除线划去选定文本。
• 修订文本在选定文本上显示虚线下划线并突出显示，自动将选定文本插入到注释字段中。
• 外部链接突出显示选定文本，使其成为指向您所输入 URL 的活动超链接。

针对现有注释的操作

在您或其他用户添加注释之后，即可执行以下各种操作：

• 编辑：可以更改注释的任何部分。此选项仅适用于创建注释的用户。如果您的回复是最新的，那么您可以在其他用户的注释上编辑您的回复。
• 删除：删除任何注释或回复。此选项仅适用于创建注释的用户。如有已有回复，那么原始创建者可以删除原始注释，这也会删除所有回复。如果您的回复是最新的，那么您可以删除您的注释回复。注释一经删除，不可恢复。
• 移动：可以移动注释。
• 隐藏：暂时隐藏注释。此操作不同于筛选器菜单中的显示/隐藏选项。要显示通过这种方式隐藏的注释，必须重新加载文档查看器。其他用户将继续看到注释。
• 解决注释（勾号图标）：向注释中添加已解决属性。默认情况下，解决注释保持可见。可以使用筛选器菜单显示它们。不能解决链接和锚点注释。
• 重新打开注释（标记图标）：删除注释的已解决状态。

如何移动注释

注释附加到文档的特定位置。单击所有操作菜单并选择移动可移动注释。可以通过以下方式移动注释：

• 带有选定文本的评论或链接注释：移动注释将更改选定的文本。编辑还可以将选定文本更改为选定图像。
• 带有选定图像的评论或链接注释：移动注释将移动或调整选定区域。编辑还可以将选定图像更改为选定文本。
• 视频上的评论或链接注释：移动注释将调整时间签名和选定区域。
• 粘性评论注释：移动注释将移动粘性注释图标。虽然不能在文本上创建粘性评论，但可以将其移动到文本区域上。请注意，不能调整粘性评论图标。
• 线条注释：移动注释可以将线条组移动到文档上的其他位置。当移动线条组时，您还可以在组中添加、删除或编辑线条。
• 锚点注释：如果您有管理锚点权限，您可以移动没有入站引用的任何锚点注释。

移动注释后，单击勾号图标可保存更改，单击 X 可取消更改。

查看注释

注释位置菜单

在文档视图中，您可以选择在查看器中显示注释的位置。

• 叠加图：注释显示在文档格式副本上方，相关注释的旁边。您可以拖放注释，以便在页面中临时移动它们。
• 侧边栏：Vault 将文档格式副本缩小，以便在查看器中为显示注释的侧边栏留出空间。在空间允许的情况下，注释将与文档中的选定文本或区域对齐。选中注释将使相关文本/区域和注释成为查看器中的焦点。

如何隐藏注释

如果需要向已存在多个注释的区域添加注释，可使用快捷键快速隐藏所有注释。第二次按下快捷键，隐藏的注释重新可见。

• 在 Mac® 上：使用 [Option] 和 [,]
• 在 Windows™：使用右 [Ctrl] 和 [,]

您也可以从筛选器菜单中隐藏所有注释或特定类型的注释。

筛选器菜单

您可以使用筛选器菜单来基于各种条件显示和隐藏注释：

• 注释：仅显示未解决或已解决的注释。
• 放置：显示在文档中有选定文本或图像的注释，或显示没有选定文本或图像的页面级注释。
• 链接：按类型显示链接注释——文档、永久链接或锚点。筛选永久链接注释仅在启用了关联到永久链接的 Vault 中可见。
• 作者：显示由您创建的注释，或显示由其他用户创建的注释。
• 标签：仅显示带有特定标签的注释。

您还可以单击筛选锚点以仅显示具体选定文档使用的锚点。此选项将打开一个对话框，您可以在其中搜索和选择文档。Vault 将隐藏非选定文档之一使用的所有锚点。要查看所有引用文档，请在文档中展开锚点，然后再单击筛选锚点。

Vault 将记住单个 Vault 中的所有文档、浏览器和会话中的大多数筛选器菜单设置，并为每个用户重新应用这些设置。仅有的未保存的筛选器菜单设置为：隐藏/显示注释、筛选锚点、作者和标签。在注释模式下查看文档时，Vault 会显示通过快捷键或筛选器隐藏的注释数量。

提取注释

如果您的配置允许，您可以从先前的文档版本中提取链接、评论、锚点和线条注释，从而显著地减少在整个文档生命周期中维护注释所需的工作。

如何下载带有注释的文档

在 Vault 中，有两个离线下载和查看文档注释的选项。第一个是带有注释的 PDF 下载选项，所有 Vault 上均可用。此选项提供只读版本的注释。第二个选项是导出注释，它要求您的 Vault 使用离线注释功能。

要下载在页边空白处显示注释的 PDF 可视格式副本，请导航到“文档信息”页面或库，然后单击文件图标并选择带有注释的 PDF。要在下载中包含已解决的注释，请在下载时带注释对话框中选中复选框。Vault 将包含已下载 PDF 页边空白处的注释备注。请注意，这不包含锚点注释。

如何以 CSV 文件格式下载备注

您可以下载具有可视格式副本和至少一个注释的任何文档版本的 CSV 备注文件。要下载备注，请导航到“文档信息”页面，打开所有操作菜单，然后选择下载备注。CSV 文件将自动下载。

相关权限

以下权限决定您给文档添加注释的能力：

操作 UI 中的注释颜色映射

Vault 中的每个注释都保留了在创建或上次更新时分配的颜色值的记录，无论是与操作 UI 相关联的旧颜色还是新颜色。对于带有旧颜色值的注释：Vault 将旧颜色映射到一个几乎等同的操作 UI 颜色，并使用新颜色显示注释。

限制

Vault 不允许您在已归档的文档中添加、移除或编辑注释。