在创建、分类和重新分类文档时，您可能会注意到，有些文档字段无需您输入任何内容就已有了值。Vault 通过几种方式自动填充字段：
- 系统管理的值：这些字段不能由用户编辑，始终是自动填充。它们可以根据管理员配置（文档编号）或其他不可配置的因素，例如上传的源文件（格式、大小、创建者、上次修改者）自动填充。
- 系统默认的值：文档名称之类的字段由 Vault 自动填充，无需管理员配置，但仍然可编辑。例如，文档名称从源文件的文件名生成。
- 基于活页夹的默认值：当您从活页夹内执行某些文档操作时，Vault 根据为活页夹提供的值自动填充文档中的字段。这些字段的值可编辑。
- 管理员定义的默认值：管理员可以在文档字段配置内定义自动填充的默认值。这些字段可编辑，但已预填充以便简化数据输入。
重要提示：每次用户与文档交互时，Vault 都会更新上次修改者字段中的时间戳。但是，此更新并非始终产生新字段值。在这种情况下，虽然 Vault 更新了字段，但 Vault 不会将任何内容记录到审计跟踪，因为未更改任何元数据字段值。出于合规性原因，建议用户始终按照审计跟踪日志而非上次修改者字段来确定文档元数据变化。