当创建内容时,Vault 要求用户选择一个文档类型,以便对所有内容(文档和活页夹)进行分类。文档类型是文档上的类型、子类型和类别字段的组合。使用重新分类选项,您可以更改现有项的文档类型。当重新分类时,Vault 可能为项添加或移除某些字段。
如何重新分类
重新分类链接出现在“文档信息”页面字段面板中的文档类型字段附近。要更改文档类型
- 单击重新分类。
- 在更改文档类型对话框中,使用文档类型选择器选择另一种类型、子类型和类别。启用之后,您可以搜索文档类型和描述。请注意,Vault 不会在对话框中预先填充文档的当前类型、子类型和类别。
- 单击确定。
- 此时会打开确认对话框。此对话框会显示当您进行重新分类时,Vault 将对文档进行哪些更改。单击确定以继续。
- 屏幕上会打开一个页面,从中可以为新的必填字段做出选择。Vault 会自动填充之前填充的任何字段。完成之后,单击保存。如果在保存之前取消,Vault 将不会对文档重新分类。
在重新分类期间更改
文档上的很多信息与文档类型绑定在一起。当更改这一绑定时,Vault 会对文档进行多项其他更改:
- 如果新的文档类型具有不同的字段,Vault 将删除对新文档类型不可用的字段值。这些值将在审计跟踪中列出,以使您能够在必要时恢复。
- Vault 会将重新分类操作和任何相关操作添加到审计跟踪中。
- 根据您的设置,Vault 可能会基于新文档类型上的编号格式更新文档编号。如果启用了保留文档状态和编号设置,而且编号格式与新文档类型相同,Vault 将保留现有的文档编号。如果禁用了此设置,Vault 始终会重置文档编号。
- 根据您的设置,Vault 可能会将文档状态重置为草稿。如果启用了保留文档状态和编号设置,而且新文档类型使用同一个生命周期,Vault 将保留文档状态。如果禁用了此设置,Vault 始终会重置文档状态。
- 如果没有在新文档类型上启用附件,Vault 将删除现有的任何附件。
- 如果文档具有格式副本,但它们的类型对新文档类型不可用,Vault 将删除这些格式副本。
请注意,在重新分类期间,Vault 不会将用户从角色中移除或将新的默认用户添加到共享设置中。