単一ドキュメントのマルチチャネルパブリッシングを使用する (PromoMats および MedComms)

単一ドキュメントのマルチチャネルパブリッシングを使うと、元のドキュメントから直接マルチチャネルコンテンツの配布、作成、バージョニング、回収を行うことができます。CRM レンディション設定と動作を設定して、CRM で使用できるドキュメントタイプの他、使用できるファイルタイプ (PowerPoint™、PDF、Word™、動画) を指定することができます。単一ドキュメントのマルチチャネルパブリッシングを使用すると、マルチチャネルコンテンツフィールド (CLM または Engage) をはいに設定した場合に、Vault はマルチチャネルコンテンツを自動生成します。

CRM レンディション設定の作成

CRM レンディション設定を使用すると、CRM 内で使用可能なドキュメントタイプを指定することができます。

CRM レンディション設定を作成するには:

1. 管理者 > 設定 > CRM レンディション設定に進みます。
2. 作成ボタンをクリックします。
3. 選択リストから CLM または Engage を選択して継続をクリックします。
4. レンディション設定の詳細を入力します。
5. 任意の作業: 各マルチチャネルスライドのタイトルまたは説明に PowerPoint™ スライドタイトルを使用するには、PPTX ページタイトルを使用するをはいに設定します。
6. 保存をクリックします。他の CRM レンディション設定を作成するには、保存 + 作成をクリックします。既存の CRM レンディション設定と同じドキュメントタイプとオブジェクトタイプを持つ CRM レンディション設定は新規作成できません。

タイトルおよび説明フィールド

PowerPoint™ ドキュメントから複数のスライドを作成する場合に PPTX ページタイトルを使用するフィールドを選択すると、Vault は個別の PowerPoint™ タイトルを使用して新しいマルチチャネルスライドドキュメントのタイトルフィールド (MedComms Vault) または説明フィールド (PromoMats Vault) を自動入力します。このオプションを選択せずに統合を実行すると、タイトルまたは説明フィールドにはスライド番号のみが入ります。

このオプションを使用するには、元のドキュメントのソースファイルが cholecap_safety_hcp_presentation.pptx のように PPTX 形式を使用している必要があります。そうすることで管理者が CRM 内の CLM 管理ページからマップの比較を使用できるようになります。Vault と CRM 間の製品カタログの管理をご覧ください。

CRM レンディション動作の作成

CRM レンディション動作を設定して、該当するファイルタイプを選択することで CRM 内にドキュメントをどのように表示するかを決定することができます。

CRM レンディション動作を作成するには:

1. CRM レンディション設定レコードで作成をクリックします。
2. ファイルタイプを選択します。
3. CRM レンディションを選択します。使用可能なオプションは選択したファイルタイプによって異なります。
4. 任意の作業: ステータスを更新します。
5. 保存をクリックします。他の CRM レンディション動作を作成するには、保存 + 作成をクリックします。

既存の CRM レンディション動作と同じドキュメントタイプとオブジェクトタイプを持つ CRM レンディション動作は新規作成できません。

CRM レンディション

以下の CRM レンディションは CRM でドキュメントがどのように表示されるかを決定します:

有効な CRM レンディション設定と動作のみが適用されます。CRM レンディション設定を作成、変更、削除しても、ドキュメントに使用可能な現在のマルチチャネルレンディションに影響はありません。ドキュメントが続いて作成または更新された場合、変更は現在の CRM レンディション設定に適用されます。マルチチャネルプレゼンテーションおよびスライドドキュメントタイプに CRM レンディション設定を作成しないでください。これらのドキュメントタイプのレンディション設定は自動生成されます。

CRM レンディション上書き

CRM レンディション設定動作の設定中、Vault が特定のドキュメントの CLM コンテンツにデフォルト設定を上書きできる CRM レンディション上書きも作成できます。

レンディション上書きを作成するには、必要なドキュメントタイプに CRM レンディション上書きフィールドを追加します。

追加すると、ユーザは必要に応じてレンディション上書きを選択できます。Vault は、レンディション上書きフィールド値が存在する場合に使用します。

マルチチャネルコンテンツの生成および配布

ドキュメントでマルチチャネル (CLM または Engage) コンテンツフィールドをはいに設定すると、Vault は、現在の有効な CRM レンディション設定に基づいて該当する CRM レンディションがあるかどうか確認します。設定が使用可能な場合、Vault はバックグラウンドでマルチチャネルコンテンツを生成します。

マルチチャネルコンテンツを生成するには、Vault はマルチチャネルプレゼンテーションと配布レコードの他、CRM に配布される適切なスライドレベルのレンディションを作成します。作成されるレコードはシステム管理レコードです。これらのオブジェクトレコードに関してレポート作成が行えますが、管理者はそれを変更できません。

Vault は、マルチチャネルプレゼンテーションと配布レコードを自動管理し、適切な場合は関連付けられたコンテンツの配布も管理します。ユーザがドキュメントをバージョニングし、ライフサイクル経由で移動するため、これはドキュメントの状態に基づくものです。Vault は、CRM に送信するドキュメントのステージング済みバージョンと承認済みバージョンの両方を管理します。ステージング済みバージョンはドキュメントのもっとも最近のバージョンを反映し、承認済みバージョンはドキュメントの固定状態バージョンを反映します。新規下書きバージョンを作成すると、CRM のステージング済みプレゼンテーションが更新され、バージョンが固定状態に進むと、CRM のプレゼンテーションの承認済みバージョンが更新されます。

CLM コンテンツまたは Engage コンテンツオプションをいいえに設定し、ドキュメントを廃版状態に設定するか、ドキュメントを削除すると、CRM で対応するプレゼンテーションの期限が切れます。すでに別のシングルドキュメントパブリッシングジョブがドキュメントにスケジュールされているときは、シングルドキュメントパブリッシングを実行できません。

中国へのマルチチャネルコンテンツの配布

マルチチャネルコンテンツを中国へ配布するには、Vault はコンテンツを中国がホストする CDN に複製する必要があります。管理者は、共有ドキュメントフィールド中国 CDN の使用を有効化しなければなりません。次に、ドキュメント情報ページのマルチチャネルプロパティセクションでフィールドをはいに設定して、コンテンツを複製する必要があることを示すことができます。

ドキュメントの管理

単一ドキュメントパブリッシングを引き起こすドキュメントに対する変更をユーザが行うと、パブリッシングが完了した際にシステムメッセージが送信されます。処理時間は、ファイルサイズと生成される CRM レンディションによって異なります。例えば、マルチスライドプレゼンテーションとしてスライドが 200 枚ある PPTX ファイルを処理するには、シングルスライド PDF として処理するよりも時間がかかります。

動的リンクコンテンツの保持

シングルドキュメントマルチチャネルパブリッシングは PowerPoint™ プレゼンテーションの動的リンクコンテンツを保持し、ソースドキュメントを HTML に変換して、内部ドキュメントリンクと外部リンクを保持します。マルチスライドプレゼンテーションを生成する際、シングルドキュメントマルチチャネルパブリッシングはその他のファイルタイプの動的リンクコンテンツを保持しません。Word™ および PDF ファイルの動的リンクコンテンツを保持するには、これらのファイルタイプに CRM レンディション動作を設定して、シングルスライド PDF プレゼンテーションを生成します。