关于公共内容发布（PromoMats 和 MedComms）

公共内容发布让您能够使用嵌入式外部查看器将您的 Vault 内容整合至您的品牌机构中。该功能使用同一个外部查看器作为获准电子邮件和一些相同的支持功能。如果贵组织通过品牌网站及电子邮件发布内容，您可轻松组合使用公共内容发布和获准电子邮件集成。

请注意，公共内容发布的许多设置是通过 Vault API 完成的。

集成如何运作

公共内容发布提供独立的嵌入式查看器，用于在您的 Vault 中显示文件的可查看格式副本。组织可将查看器嵌入其网站内的 iFrame 上。Veeva 提供 JavaScript 编码片段，以便网站开发者将其插入 iFrame 中。该编码可通过特定 Vault 用户的凭证自动联系您的 Vault 以获取匿名查看令牌。我们在 Vault 帮助页面将该用户称为“集成用户”。

如何设置公共内容发布

若要使用带嵌入式查看器的公共内容发布，您必须完成以下步骤：

  1. 购买附加程序后，Veeva 客户主管将与 Veeva 支持团队展开合作，在指定 Vault 中启用公共内容发布。
  2. 创建新用户作为集成用户。该用户应具有基于查看用户的许可证类型和安全配置文件。
  3. 对于您嵌入内容的每个网站，在网站对象中创建记录。如果未指定网站记录，Vault 将假设该要求用于获准电子邮件
  4. 设置文档访问权限，以确保集成用户被添加至查看者角色，并且至少对您嵌入的任何文件拥有查看文档权限。您如何开展该操作取决于贵组织的安全配置模式。一些 Vault 使用 DAC，而另一些则依赖用户手动将集成用户分配至各个文档的角色。
  5. 通过添加 JavaScript 片段将您的文档查看器嵌入网站。
  6. 通过 API 生成匿名查看令牌。为实现该操作，您应验证集成用户的凭证。在 API 帮助页面查看该步骤的详细信息。
  7. 使用查看令牌和您的 Vault DNS 构建公共页面的 URL。

如何创建 URL

在嵌入式查看器中共享您的文档时，用户必须导航至包含匿名查看令牌和您的 Vault DNS 的 URL：

https://{PAGE_WITH_EMBED_SCRIPT}?token={VIEWING_TOKEN}&dns={CUSTOMER}.veevavault.com

例如，VeePharm CholeCap 产品信息的 URL 可为：

https://cholecap.com/about.html?token=1234-567-890&dns=vee.veevavault.com

如何生成实时外部访问 URL

大多数通过公共内容发布的文档访问将直接通过您的外部网站进行，但是您有时也需要授予他人通过外部查看器实时访问文档的权限。在此情况下，Vault 将提供外部访问 URL 操作。该操作仅可用于公共内容字段设置为是。文档仅在符合发布条件时才可查看。

若要生成实时外部访问 URL：

  1. 导航至文档并从操作菜单选择外部访问 URL。
  2. 选择网站。您仅可选择其发布渠道类型字段设置为公共内容发布的对象记录。
  3. 从链接有效日期截至选项列表中选择到期日期。链接过期后，要使用该链接的查看者将看到文档已不可用的通知。
  4. 点击生成。
  5. 根据需要复制并分享 URL。

注意：外部访问 URL 提供与嵌入式查看器相同的功能。查看者下载允许的对象并选择文档适配尺寸。

有效的发布文档

尽管您自己的集成设置可控制在外部机构显示哪些文档，但是 Vault 仍采用相应控制，以防止显示错误的文件。为了在外部查看器中显示，文档必须符合以下条件：

  • 格式副本：文档必须具有可视格式副本（用于大多数文档类型）或视频格式副本（用于视频文件）。注意：最大视频共时观看设置不适用于通过外部查看器查看的视频。
  • 稳定状态：文档必须使用稳定状态（已批准等）的版本。如果文档在最近一次稳定状态版本之后更改过版本，查看器中将仅显示最新的稳定状态。例如，文档目前是 2.3 版本的草稿状态，但是外部查看器将显示 2.0 版本，因为这是最新的已批准状态版本。

审计日志跟踪

当个体通过外部机构或实时访问 URL 查看公共内容发布文档时，我们将追踪各个文档的查看（如适用）和下载。因为此类查看者为非 Vault 用户，审计日志会将操作关联至生成匿名查看令牌或实时访问 URL 的用户。

外部查看器跟踪

配置后，您可以跟踪和报告通过外部查看器查看的每个文档的视图数。

关于网站对象

所有使用公共内容发布的 Vault 均包含一个网站对象。单个网站记录表示通过其发布 Vault 内容的渠道。管理员需要创建各个组织渠道的记录。

文档字段

启用公共内容发布后，您将看到适用于全部文档的新标准字段。该字段将在外部查看器面板上显示。

  • 公共内容：该是/否字段让您能够表明文档是否为可通过公共内容发布在外部查看器中显示的有效内容。
  • 文档适配：该字段决定文档在外部查看器中的默认缩放尺寸：自适应宽度或自适应高度。
  • 允许下载 PDF：这是您可从其中选择网站对象记录的对象引用字段。若要使用该字段，请选择查看者能够从其中下载文档的 PDF 可视格式副本的任何网站。
  • 允许下载源文件：这是您可从其中选择网站对象记录的对象引用字段。若要使用该字段，请选择查看者能够从其中下载文档的源文件的任何网站。

注意：若要允许下载操作，编辑文档的 Vault 用户必须拥有授予适当权限的安全配置文件：用于允许下载源文件的下载文档和用于允许下载 PDF的下载格式副本。您的 Vault 也可使用网站对象的自定义共享规则来控制各个用户可选择的记录。