配置门户（PromoMats、MedComms）

使用门户功能，您可以在简化用户界面中与您的品牌团队或医疗通信部门策划和共享特定内容。经过组织的内容可为用户提供最相关的材料，并且内容筛选器可协助用户查找正确的资产。您可通过业务管理员或自定义标签页创建单个门户对象，轻松创建、配置和输入门户。

如何启用门户

若要在您的 Vault 中启用门户功能，导航至管理员 > 设置 > 应用程序设置并选择启用门户勾选框。选择启用打开全部门户勾选框，以让用户直接通过点击所有门户页面上的图片启用门户。

关于门户文档字段

对于您可在您门户中使用的全部文档类型，门户 (portal__v) 和门户小部件 (portal_widget__v) 共享文档字段为必填字段。

如果您的 Vault 中尚未配置此类字段，导航至管理员 > 配置 > 文档字段并将每个字段设置为活跃状态。接下来，将共享字段分配给全部适用文档类型。

创建门户

若要创建您的门户，则创建门户对象记录：

1. 导航至业务管理员 > 门户。
2. 单击创建。
3. 输入门户名称。
4. 可选操作：输入您门户的描述。该信息在您门户主页的关于本门户页面显示。
5. 可选操作：输入主要颜色和突出显示颜色。注意：必须使用六个字母的十六进制颜色模式。如果您将该字段留空，您的门户将默认为标准 Vault 颜色。
6. 可选操作：从您的 Vault 文档库中选择门户标志。该标志将在门户标题中和门户选择器页面上显示。您的标志文件为图片文件（PNG、JPEG 等），与视频文件、音频文件或其它 Vault 文档不同。如果您不选择标志，门户选择器中将不显示图片，且门户主页上将显示标准 Vault 标志。
7. 可选操作：选择标志图片文档的版本。该选项默认为最新稳定状态版本。
8. 单击保存。若要创建其它门户，单击保存 + 创建。

当您保存您的门户时，Vault 将自动创建组成您门户的对象框架和门户主页的门户小部件对象记录。若要查看您的新门户，从门户记录的操作菜单选择查看门户。您的门户将在新的选项卡中打开。

若要配置您新创建的门户对象的对象页面布局，从操作菜单上选择配置页面布局。这仅会影响对象记录详细信息页面的布局，不会影响门户主页的布局。

配置门户主页

您可从您的门户对象记录中配置和输入 Vault 创建的门户小部件，以构建您的门户主页和文档库。

关于门户小部件

当您创建您的门户时，Vault 会自动创建以下门户小部件对象记录。您可以手动填充其中的一些内容，而 Vault 也会自动填充和更新其他内容。

• 轮播：您可以使用轮播部件将内容显示在门户主页顶部可以点击进入的大横幅标语。
• 内容筛选器：您可以在您的门户文档库中创建自定义视图并将它们分配至您的门户。您的门户用户可使用此类内容筛选器轻松找到所筛选的内容。您还可以配置公告内容筛选器以创建公告页面，您可以在公告页面上与您的门户网站用户共享信息。
• 特色内容：您可以在特色内容小部件中显示您希望门户用户看到的最重要内容。
• 最受欢迎：Vault 会根据您的门户中用户下载最频繁的稳定状态文档输入最受欢迎小部件。
• 近期添加：Vault 会自动将您近期添加到您的门户中的静态文档填充至近期添加小部件。
• 即将推出：Vault 会将分配至您的门户中处于审查中或开始状态的文档自动填充到即将推出部件。该小部件使用户可以浏览到即将通过审批的可见内容。
• 最活跃：Vault 会根据与您的 Vault 和全部门户中拥有最多活动的当前门户相关联的文档，通过文档使用对象自动输入最活跃小部件。文档活动包括访问、复制、下载和格式副本下载。参见下文了解更多关于文档使用对象的信息。
• 浏览最多：Vault 会根据与您的 Vault 和全部门户中的当前门户相关联的拥有最多访问量的文档，通过文档使用对象自动输入浏览最多小部件。参见下文了解更多关于文档使用对象的信息。
• 相关门户：您可以关联多个门户。当您在门户中搜索时，Vault 也会搜索相关门户。相关门户的内容被标记为 * 相关门户内容。
• 其他内容 1-4：您可以手动选择您想要在这些小部件中显示的内容。我们建议对小部件重新命名以反映其内容。

如果您意外删除门户小部件对象记录，您可重新创建该记录。但是，您无法创建多种门户小部件类型。例如，您每个门户仅可拥有一个特色内容小部件。

如何配置门户小部件

从业务管理员 > 门户中打开您的门户对象记录。在门户记录详细信息页面，从门户小部件节段打开门户小部件记录，然后单击编辑。您可编辑名称和显示最大值，然后输入小部件。参见下文关于显示最大值和如何输入小部件的详细信息。您也可将状态设置为不活跃，这样门户主页上将不显示门户小部件。完成配置门户小部件记录后，单击保存。使用痕迹导航返回至您的门户对象记录。

关于显示最大值

显示最大值可以控制门户主页中指定小部件显示项目的最大值。每个门户小部件对象记录均有显示最大值，但是您可在小部件中添加超出显示最大值的文档，这样拥有更少内容访问权限的用户仍可看到全部门户小部件。

文档使用指标

Vault 包含用于收集相关指标的文档使用对象，以实时提供最准确的文档使用视图。用户每次在稳定状态文档上执行特定操作时，如查看、下载、复制和格式副本下载，Vault 将自动创建新的文档使用对象记录。

在门户中，Vault 将使用文档使用数据自动输入最活跃和浏览最多门户小部件。文档使用对象收集您 Vault 中发生的全部活动，而不是单个门户中的活动。例如，文档的访问量包括门户中仅门户用户的访问量，以及 PromoMats Vault 中所有其他用户的访问量。

注意：如果您在您的 Vault 中禁用文档使用指标，门户主页上将不显示最活跃和最受欢迎小部件，即使其设置为活跃状态。

向门户中添加内容

您可向您门户中的特定小部件或整个门户文档库添加内容。

如何填充门户小部件

填充小部件时，您即在各种门户小部件对象和 Vault 文档之间创建了关系。您可将文档添加至多个小部件。

1. 在您的门户记录中，单击门户小部件节段的门户小部件对象记录，以导航至该门户小部件。
2. 在门户小部件对象记录中，单击门户小部件内容节段中的+ 创建。
3. 从选择门户小部件内容类型选项列表中选择文档并单击继续。
4. 将状态保持为活跃。
5. 输入序号。这是用于在门户主页显示内容的编号。参见下文关于序号字段的详细信息。
6. 单击双目镜图标搜索文档。您可使用多个筛选器在您的文档库中进行搜索。
7. 单击绿色加号 (+) 图标选择您的文档。
8. 单击保存。若要输入更多内容，单击保存 + 创建。

当您通过门户小部件内容节段添加文档时，Vault 将自动创建门户小部件内容对象记录、输入文档的门户和门户小部件元数据字段，并将其添加至您的门户小部件对象记录中的文档节段。

注意：Vault 将自动输入和更新近期添加、最受欢迎、即将推出、最活跃和浏览最多对象记录。

如何添加额外门户内容

您也可在您的门户文档库中添加内容，无需将内容添加至门户小部件对象记录。添加至门户而不是门户小部件的内容将在门户的搜索结果中显示。注意：您可将文档关联至多个门户。

1. 在您的 Vault 文档库中搜索并打开文档。
2. 单击编辑字段。
3. 在门户详细信息面板，选择您希望向其中添加文档的门户。
4. 单击保存。

请注意在选择器中分配门户小部件不会将该文档添加到该小部件中。若要向门户小部件中添加内容，您需要创建门户小部件内容对象记录。参见如何输入门户小部件了解详细信息。您也可通过直接从门户小部件内容对象中创建记录，将文档分配至小部件。

关于序号字段

通过序号字段，您可在门户小部件内容对象记录中输入文档的序号，调整您的门户主页上显示的内容。门户主页上内容以从小到大顺序显示。例如，如果您有两个文档，其序号分别是 1 和 10，主页上将先显示序号 1，然后显示序号 10。

关于自定义缩略图和全景缩略图

您可以为您的门户内容上传特定的文档格式副本，以调整门户主页和门户文档库中文档缩略图的外观。如果可用，Vault 会在门户中显示自定义缩略图，而不是默认的内容缩略图。

Vault 也支持仅用于轮播对象记录的其它全景缩略图格式副本。在创建用于全景缩略图的图片时，请注意轮播显示的纵横比例为 32 x 10。如果可用，Vault 将在轮播中首先显示全景缩略图，然后显示任何其它类型的缩略图。如果全景缩略图不可用，Vault 将默认为使用下一个可用的缩略图，例如自定义缩略图。

要添加自定义或全景缩略图：

1. 导航至您的文档。
2. 在文档信息格式副本面板，单击蓝色加号 (+) 图标。
3. 从下拉菜单中选择自定义缩略图或全景缩略图。
4. 选择文件。请注意文件必须为图片文件或具有可视格式副本的文件。
5. 单击上传。

您可以通过启用您的 Vault 中的活页夹缩略图为活页夹设置自定义缩略图。

关于文档状态

在门户主页或门户文档库中，用户点击内容时即会启用快速文档查看器。快速文档查看器显示主要文档详细信息，包括文档的名称、状态、文档类型和描述。文档的状态栏颜色可为用户了解文档生命周期状态的可视化指标。Vault 包含标准生命周期状态颜色，但是您也可定义自定义生命周期状态颜色（当您选择时）。

内容筛选器

通过内容筛选器，您可创建向您的用户显示特定内容的已保存和筛选的视图。门户用户也可在位于文档库左侧的面板上查看内容筛选器。当门户用户选择内容筛选器时，内容筛选器将返回关联文档和活页夹的已筛选列表。

注意：公告内容筛选器要求采用其它配置方法。参见下文关于公告的详细信息。

如何创建内容筛选器

1. 导航至您的门户文档库并点击所有门户文档库。
2. 可选操作：使用搜索栏或高级搜索对话框设置搜索。
3. 可选操作：从筛选器面板上设置额外筛选条件。
4. 从标题区域单击将视图保存为。
5. 输入视图的名称、描述（可选操作）和图标（可选操作）。视图打开后，当用户单击标题旁的问题标记 (? ) 时，将显示视图描述。xx
6. 单击保存。这将创建自定义视图。
7. 从您的门户文档库中选择新的自定义视图。
8. 单击将视图保存为按钮，然后从下拉菜单中选择添加至门户。

Vault 将把视图保存为内容筛选器，并在门户主页和门户文档库中的内容筛选器中显示。如果您 Vault 中的内容筛选器数量超出显示最大值允许的值，您可编辑内容筛选器门户小部件内容对象记录中的序号字段，以选择在您的门户中显示哪个内容筛选器。参见上文关于显示最大值和序号字段的更多详细内容。

公告

您可在您的门户对象记录的公告节段创建公告，以与单个或多个门户中的门户用户共享信息。公告页面上的内容按时间顺序从最新到最旧显示。

创建公告时，您可通过将发布日期设置为未来某个日期和时间，指定在随后时间发布公告。在指定日期和时间之前，公告不会在门户的公告页面上显示。

配置公告内容筛选器

若要使用公告，您必须先通过创建公告内容筛选器创建公告页面：

1. 导航至门户：门户小部件：内容筛选器。
2. 在内容筛选器对象记录的门户小部件内容节段，单击 + 创建。
3. 从选择门户小部件内容类型选项列表中选择公告并单击继续。
4. 将状态保持为活跃。
5. 选择序号。参见上文关于序号字段的详细信息。
6. 可选操作：输入名称。
7. 单击保存。

注意：您第一次设置您的门户之后，必须仅创建公告内容筛选器。如果您希望在随后时间禁用您门户中的公告，您可将公告门户小部件内容对象记录设置为不活跃状态。

创建新的公告

创建公告内容筛选器之后，您可从您门户对象记录中的公告节段创建公告。若要创建新的公告：

1. 单击 +添加。
2. 在搜索：公告对话框中单击创建按钮。
3. 输入标题。最多输入 128 个字符。
4. 选择发布日期。然后点击进入字段以编辑发布时间。注意：发布时间可为未来的日期和时间。
5. 可选操作：输入作者。最多输入 100 个字符。如果留空，该字段将显示对象记录创建者的名称。
6. 可选操作：输入公告的正文文本。最多输入 1,500 个字符。我们建议先在 Vault 外部起草公告的正文文本，然后在您准备好后将正文发布到该字段。
7. 单击保存。若要创建额外门户，单击保存 + 创建。

重复使用公告

您可在多个门户内使用同一个公告。若要使用已有公告，勾选搜索：公告对话框中公告标题旁的勾选框。您也可通过搜索栏或添加筛选条件查找已有公告。如果公告的勾选框已勾选，则说明公告已关联至门户。

您也可直接从业务管理员中的公告对象创建公告。当您希望在多个门户内共享公告时，该功能非常有用。单击进入公告对象记录并在门户节段单击添加，以与不同门户共享公告。

门户维护

您可通过向您的门户小部件对象记录添加新的内容来维护和更新您的门户。您也可更新门户小部件内容对象记录的序号字段，更改文档显示的顺序。参见上文关于序号字段的详细信息。

Vault 会每日更新最受欢迎、近期添加、即将推出、最活跃和浏览最多对象记录。若要手动更新，从门户记录操作菜单选择同步资产。

分配用户权限

您可通过两种方式授予用户访问门户的权限：

门户用户

您可将用户设置为仅门户用户，这时用户仅需要门户的访问权限，不需要额外的 Vault 访问权限或深入的 Vault 培训权限。此类用户仅可查看门户，没有其它 Vault 访问权限或权限。若要将用户设置为仅门户用户：

1. 打开管理员 > 业务管理员、导航至该用户的用户对象记录并单击编辑。
2. 设置门户体验用户复选框。
3. 单击保存。

PromoMats 和 MedComms 用户

若要授予 PromoMats 和 MedComms 用户门户的访问权限，您必须向用户分配具有以下权限的安全配置文件：

• 对象：门户：读取
• 对象：门户小部件：读取
• 选项卡：门户：读取

门户权限控制

如果您创建了多个门户，您可以使用动态权限控制或自定义共享规则来允许或拒绝用户对特定门户的访问。xx

用于创建门户的关联权限

以下权限控制您创建和编辑门户的权限：